Как трябва да водят регистър на документите в предприятието?

Какво е регистрация на документи и това, което беше за организацията?Нека да отговорим на този въпрос, за: първата - "какво", а след това - "защо".

Така че, каза процесът е фиксирането на факта на получаване или създаване на документ.В хода на своята случва подпечатан директно на специален индекс, създадена или получена от организацията на хартията.Но това е само половината от процеса.Втората част - вземане на съответната информация за "новодошлите" в специален формуляр за регистрация.Индексът обикновено се състои от няколко части.Първо, номера на последователност.То може да бъде допълнена индекси изпълнители номенклатура на делата класификатор получатели, и така нататък.Компоненти могат да бъдат разположени в различни последователности.Първо, например, може да бъде число, а след това - на индекса на номенклатурата и използва класификатор може да се даде в края.Но възможността за обратна последователност.Между другото, назначаването на специални номера, които също съдържат комбинация от букви и се хар

актеризират с учредителни документи и регистрация.

трябва да кажа, че дружеството или фирмата трябва да бъде глобален регистрационни документи.Това означава, че трябва да се фиксира, без изключение, търговски книжа, както входящи и изходящи.

следва допълнително да се отбележи, че документите за регистрация на организацията трябва да отговарят на следните изисквания:

• веднъж - или се получава или да създават документация се записва само веднъж.Ако ние говорим за вътрешните поръчки, след това от отдел в отдел, те пътуват с прехвърленото в началото на номера (индекс).Това правило е валидно и за официалната кореспонденция и поръчките за суровата лидерство.
• Актуалност - тук означава, че регистрацията на ценни книжа, получени от външната страна, се извършва в деня на пристигане.Ако говорим за вътрешни заповеди, инструкции или заповеди, те могат да бъдат фиксирани за подписването на отговорни длъжностни лица (максимум - на следващия ден).
• Отделяне - за всеки сорт на търговски книжа има лична фиксация (входящи, изходящи, заповеди, докладни записки, протоколи от заседания, поръчки и т.н.).
• Единство - регистрация винаги се извършва в съответствие със същите правила.Този формуляр за регистрация не е от значение.
• пълнота на истината - при въвеждане на данни в регистрационната форма, която искате да покажете най-много информация в него.Особено по отношение на съдържанието на документа.

Освен определяне всички ценни книжа в компанията трябва да се извърши в рамките на една година (календарна).

И сега е време да се отговори на въпроса: "Защо?"Използва се в регистрационните документи на организацията може да реши най-различни задачи.Помислете за най-ярък пример.Ако в края на календарната година, за да се вземат и анализират серийните номера, можете да следите развитието на информационния поток.Тази информация може да доведе до законните искания на секретаря да увеличи заплатата му (като опция - да се увеличи броят на секретариата на персонала).