Работа с документи на персонала има особено въздействие върху качеството на функциониране на административния апарат, както и учредяването и работата културата на работниците и служителите.Колкото по-професионално работата е в ход, за успеха на предприятието като цяло.
вътрешния поток на всяко предприятие включва разнообразни дейности за подготовка, поддържане, пълнене, копиране, предаване на бизнес информация.Практиката показва, че около седемдесет процента от служителите време се харчат за тези дейности.Следва да се отбележи, че организацията на работа с документи, става все по-важно.Днес, тази дейност се счита за един от основните фактори за конкурентоспособността на модерно предприятие.
организация работи с документи изисква специален подход за получаване и процес на бизнес данни, координиране на процесите на формиране и промяна на информацията.Компетентен организация бумащина намалява времето за търсене и увеличава точността, своевременността на данните, премахване на съкращения.
Предвид дългогодишна практика е работил три основни типа на документацията: смесени, децентрализирани и централизирани.
последната форма предлага разнообразие от съществуващи операции с акцент върху структурирането на юрисдикцията на една единица в компанията.Тази единица може да бъде отдел общи или човешки ресурси, офиса и така нататък.Поддържайте документация и да извърши един човек, е секретарят.Във всеки случай, отговорността на един отдел или служител ще включва изпълнението на пълен цикъл от дейности на документация за получаване преди прехвърлянето на отдел архив.Тези дейности включват приемане, обработка на бизнес информация, регистрация, съхранение, контрол върху изпълнението, изпращане, модели и информационни операции, систематизиране, преди прехвърляне на архива.
централизирана организация на работата с документи, считани за най-рационалното и в това отношение, и още по-предпочитани.Това е особено вярно в малки предприятия.При използване на този метод, систематизиране на документацията значително намалява разходите за мерките за обработка на информация.В допълнение, значително подобрена организация на труда на служителите.В тази форма най-ефективния работен поток работи офис, постигнато единство в методически и управление на дейности, свързани с обработката на документацията.
Срещу централизирана система е децентрализирана схема.В този случай, за всяко разделение формира своя собствена офис за работа с документацията.В тези единици, всички операции се извършват самостоятелно.Една децентрализирана система е по-характерно за тези институции и организации, които са compartmentalized в различна апаратура териториално смисъл.В допълнение, системата работи и е подходящ за тези предприятия, които са документирани в различна специфичност (например, не е необходимо да се осигури защита на информацията).
най-често срещаните, междувременно, е форма на смесена система.В този случай, определена част от всички операции (обикновено за приемане и обработка на документи, изпратени и получени, съхраняване, репликиране) се извършва в централния блок.Структурните части от дружеството, докато дейността на печат (създаване), подредбата, съхранението и подготовката за доставка до архива.
Изборът на един или на другите служители и документацията се извършва в съответствие със структурата на предприятието.
