Документ всяко предприятие е колекция от документи от различен характер, систематизирани по определен начин.Един от документите е бележка.
Общи характеристики и цели на документа
За начало трябва да се отбележи, че меморандумът - бизнес хартия, която е едновременно информативен и консултативен характер.Тя е предназначена да осигури на ръководителя на дружеството или надзора.Този документ може да бъде направено от всеки служител на компанията, по две причини:
- По инициатива на работника или служителя.
- На ръководството с инструкции.
Във всеки случай, хартията съдържа подробна информация за конкретните, индивидуални въпроси.В действителност, това е - мнението на служителите, изразено в писмена форма.Има случаи, когато решението на ръководителя на съображенията, които трябва да знаете своите подчинени за обстоятелствата по случая.Тогава служителят трябва да се направи обоснован отговор, и накрая добавете вашето лично мнение под формата на конкретни предложения и препоръки.Следователно такава бележка се превръща в лично мнение на индивида.
Не бъркайте
бъде приета за получаването на документ, трябва да се знае точно какво се изисква, за да се осигури.Някои видове бизнес кореспонденция са много сходни помежду си и могат лесно да бъдат объркани.Например, бизнес нотки са три вида: офис, меморандуми и обяснителен.В същото време, между тях има три съществени разлики, които не позволяват на знаещ човек да изпълнява тази грешка.Тези документи са различни:
1. Според адресата, т.е. лицето, за което са предназначени.За разлика от длъжностното лице, обяснителен меморандум е писано да прекия ръководител и доклада за персонала, в допълнение, може да се направи директно до директора на компанията.
2. Тема и семантично натоварване на обявения информация.Относно обяснителна ясно от самото наименование.Услугата е част от бизнес кореспонденцията между отделите на компанията.Относно бележка може да бъде различна:
- периодична отчетност;
- разпоредба еднократно на информация по съответните въпроси.
3. Ако официалната разяснителна и са предназначени за използване в рамките на предприятието, бележката може да бъде вътрешно, така и външно.В първия случай това е за директор на компанията, а вторият - до по-висша инстанция.
Когато документът е изготвен
меморандум - е необходима мярка.Това се прави, когато ситуацията излиза от контрол и заплаши компанията в сериозни неприятности.С други думи, ситуацията трябва да бъде от решаващо значение.В този момент, служителят предлага на вниманието на ръководството и в детайли фактите са му известни.Това може да бъде заплаха за изпълнението на плана или генерират очакваните печалби.Документът има за цел да привлече вниманието към лидерите на този проблем и да се опита да коригира ситуацията.Всеки специалист по свой собствен начин представлява разрешаването на ситуацията.В бележката той описва подробно своята версия и представя собствените си виждания по този въпрос.За удобство, информацията в този документ е изцяло свободна форма.Този стил ви позволява да абсолютно всеки служител да изразят своите становища по специфичен, една емисия, без страх да не бъдат разбрани от другите.
Предизвиква на
на документ Има няколко причини, поради които може да се състои бележка.Проба или уникален модел за всички възможни случаи, за да се направи, разбира се, е възможно.Но взети никакви конкретни основания да изискват индивидуален начин на представяне.Причините могат да бъдат много различни:
- закъснели за работа;
- отсъствия;
- неизпълнение на задълженията;
- конфликт между работниците и служителите;
- представяне на резултатите от одита;
- комуникация за информация за грешката си;
- заплаха за извършване на рутинни задачи;
- информация от неприемливото поведение на служителя.
Причините са много и всеки от тях изисква индивидуален подход и специфичните производство.След получаване на информация от първа ръка, шефът трябва да го разследва щателно и да вземат информирано решение.Тя често е необходимо да се получи допълнителна информация от други участници в проблема.Те ще трябва да представят на ръководството на изясняване си по повдигнатите въпроси.
Ако някой нещо проби
нарушения по отношение на производството - не е необичайно.Без тях, работата и комуникацията между хората е невъзможно.Най-честата бележка за нарушение на трудовата дисциплина.Поведението на персонала на работното място винаги е неясна.Всяко отклонение от приетите норми обикновено се възприема като нарушение и да се обвързва с подходящи санкции.За да наложи санкция е само озаглавено мениджъра, така че останалата част от персонала, включително прекия ръководител може само да го информира за случилото се и да предложи своя собствена версия на въздействието върху небрежно колега.Алгоритъмът на изготвяне на такава бележка е, както следва.
- името на услугата или единица.Посочете горния ляв ъгъл на листа.
- Destination (CEO).Указва в горния десен ъгъл.
- Наименование на документа.Написано долу с големи букви с червена линия.
- номер.
- място компилация.
- тема.
- текст на документа: Имеи положението на нарушителя, датата на нарушението, по вид нарушение, причината за инцидента, предложението за възстановяване.
- заглавие, имеи подписа на служителя, който е изготвил документа.
Ако виновен колега
бележка на работника или служителя може да се направи пряка надзорник или колега.Най-честите причини за които е направено са отрицателни: нарушение, наказуемо нарушение на.В този случай, бележка има за цел да установи факта на това, което се е случило и да се предотврати повторение в бъдеще.Като такъв документ, мениджърът трябва да разберат ситуацията и да вземе решение.В този случай, тя зависи от това дали наложено на служителя наказание или не.Ако отрицателно Инцидентът е станал първи път, ние можем да се ограничи предотвратяване и назидание разговора.Ако бъде приет в нарушение на системата, тя ще се наказва в съответствие с трудовото законодателство.Мениджърът трябва да наложи на виза, която ще бъде записана от решението.Докладите за персонал са съставени на работниците и по други поводи.Така например, ръководителят на катедрата има право да направи бележка, адресирана до генералния директор относно насърчаването на подчинените за усърден труд или за добре свършената работа.Принципът на рисуване - същото, само текста е положителен.
е трудно да се напише бележка?
Създаване на бележка не е трудно.Sample писане, ако е необходимо, винаги можете да вземете на секретаря.Чрез ръцете му премина много подобни документи.Основното нещо е да се обясни ясно същността на това, което се е случило.След четене на документа, мениджърът трябва да има ясна представа за това, което той искаше да каже на компилатора, че "съобщение".Факти трябва да бъдат описани в хронологичен ред, стъпка по стъпка, за цялостната извисяваше ярка и ясна картина.Също така трябва да се забравя, че докладът на службите за вътрешна употреба обикновено се прави на стандартен лист A4 (или A5).Ако информацията е представена в организацията-майка, текстът трябва да бъде отпечатан на бланка на компанията.Подобен документ е абсолютно необходимо да се предвиди подписването на главата.В резултат на това тя ще бъде подписан от двама представители на предприятието: първата - на композитора, а вторият - на директора.Информация може да бъде потвърдено повече информация.Те обикновено са снабдени с основния документ под формата на номерирани анекси.
да оправи нещата информация
за да бъдат изслушани, което трябва да знаете как да напиша бележка.Този документ обикновено се състои от три основни части.
- причина е причина за написването на тази бележка.Необходимо е ясно да опишат ситуацията и списък на всички известни факти.
- съставителите за случващото се.Необходимо е да се направи задълбочен анализ на ситуацията и да предложи своето решение да създаде проблеми.
- общи заключения и конкретни стъпки.
информация следва да е възможно да се посочи кратко и ясно, че при четене на адресата не е загубил идеята.В противен случай, фактите могат да бъдат изтълкувани неправилно и решението няма да доведе до желаните резултати.В текста не е необходимо да изразят своите фантазии, или да наруши реалност.Този метод е против правилата.Ако възникне необходимост, на самия адресат се интересуват да съставителите, за да разбере какво се е случило и взема окончателно решение.
Процедура
Например, помислете за конкретен случай на неизпълнение на задълженията им.A бележка на служителите е за надзора на ръководството на компанията.За стартиране на работника или служителя се дава време да се коригират грешките си.В противен случай, на ръководителя на съответната служба в присъствието на трима свидетели на деянието, че работникът или служителят не е изпълнил задачата предложените дати.Извършителят трябва след това да напишете обяснение в надлежна форма се посочват причините.
служител не може да направи това.В този случай, той губи последната възможност да се защитават сами.Обяснителна бележка премина надзорник за преглед.Окончателното си решение, тя изразява под формата на резолюция.Информация, предоставена на отдел персонал за получаване на заповед за възстановяване.Степента на наказанието се определя в съответствие със закона.Ако престъплението е доста сериозно и повтарящо Освен това, резултатът може да бъде уволнение на съответния член.
