Всички документи след тяхното изпълнение трябва да бъдат групирани в случая.Терминът "бизнес" в съответствие с ГОСТ 51141-98 да се разбира един документ или набор от документи, които са свързани с определена посока на организацията и се поставят в папка отделен плик.За правилните въпроси за учредяване, складови и счетоводни във всяка организация трябва ежегодно (като се вземат предвид промените в вътрешна и външна среда) Номенклатура изготвени въпроси, чрез които осигуряват бърз документи Вас.
При образуването на делата на разпределението трябва да се ръководи от изискванията на единна държавна система за архивиране.Основните разпоредби са изложени в ГОСТ 51141-98, основните документи на Архивен отдел при правителството на Руската федерация, насоки архивни органи, списъците на документални филми.Винаги трябва да се спазват условията на съхранение на документи и файлове.Ако една организация със сложна структура и много функции във всеки отдел и в цялата организация прилага единни принципи за организиране на документи, образуване и индексиране случаи.Затова отдел персонал номенклатура въпроси, качествено обслужване, всяка друга структурна единица или организацията трябва да бъде създадена, за да отговори на изискванията на нормативните документи.
Първата стъпка е да се идентифицират проблемите и категориите на документите, които трябва да включват номенклатура работи отдел или организация.Ние трябва да се придвижат от необходимостта да се покрие цялата сума на документацията как да създадете и получи.Когато новите емисии не са включени в номенклатурата, че е необходимо да се внесат допълнения.Формата на номенклатурата на нещата би трябвало да позволи да го навременна актуализация.Ето защо, когато индексирането въпроси следва да предоставят възможност на нови индекси и изключват замени по-рано, възложени индекси вече образувани дела.Преобръщания недовършена работа прехвърля в обхвата на следващата година, като запазва оригиналния номер.
подлежи на всеки отделен случай трябва да бъде ясна и напълно разкрит състава на вещества и съдържание на документите, които са поставени в тази папка.В папката, трябва да зададете на индекса, както и срока на годност на случая.Консолидация на делата се извършва на база номинална, например, заповеди, протоколи, заповеди и така нататък.Случаи може да бъде конфигуриран в подробности, например, кореспонденция с определен репортер, кореспонденция за доставка на суровини, кореспонденцията с репортери, комбиниран на териториална основа, и така нататък.
Когато групиране документи трябва да обърнат внимание на условията на съхранението им.Вие не можете да се съчетаят в един от случаите документи на временно и постоянно съхранение или различни периоди на съхранение.Не е позволено да се включат в случай на проекти, без значение документи или копия от опции умножават.В образуването на случаи е необходимо да се провери документа за всички подписи и правилното оформяне.
индексиране въпроси и редът на предимство трябва да се правят по реда на важност.Първият очертава най-важните документи (заповеди, наредби и други административни документи).Гамата от случаите трябва да съдържа кодове и позиции по въпросите, дати и условия на съхранение, за да евакуация.Диапазонът на случаи, одобрени по установения ред и организацията се съгласи със служителя на Държавен Архив на региона.В края на годината в номенклатура, издадена крайния запис, посочващ броя на случаите, които са били открити през годината във всяка категория.Подаване случаи на постоянно архивиране или третирането на случаите на временно съхранение (при изтичане на срока) се провежда в Инструкцията за офис-работа на организацията полето.
