Често, особено в малките организации, офис мениджъра обикновено се нарича секретар.Това звучи толкова по-твърда позиция, но фактът, че офис мениджър задължения един различават от секретарска (въпреки че те със сигурност имат много общо), които рядко се интересува в този случай.
Каква е отговорността на работника или служителя?Първо и преди всичко отговорност на управителя на офиса е да се работи с документи.Служителят получава Получени кореспонденция, той записва, изпраща на адресата, ако е необходимо, да изпращате към архива.Той също така приема заявки от други служители, да ги отчита пред подписа на генералния директор ги увери, печата и след това дава назад.Задълженията на офис мениджъра е да се работи с вътрешни документи: печатни поръчки и оформяне, складиране, доставка и счетоводните архиви, работа с изходяща кореспонденция.Ако е необходимо, той трябва да може да работи с всеки офис техника: факс, скенер, копирна машина, както и документите, тип и печат.Обучение съоръжения за презентации, като протоколи от заседания, срещи и приемни гости и клиенти на компанията също са включени в задълженията на офис мениджър.
служител често трябва да се справят с традиционните секретарски задължения: Разпределение на поканените партньори или управителите в хотели, резервация стаи, самолетни билети и билети за влак.В зависимост от спецификата на дружеството, както и той офис мениджър може да бъде представител на компанията в бизнес преговори, и изпълнява функциите на управителя на персонала: търсенето на нови служители, създаване на рекламни и обучителни програми, въз основа на работата.Понякога той се занимава с въпроси, свързани с информационните технологии, разработване на нови програми.
Отговорности Оперативен директор обвързва знания:
- закони и подзаконови актове, които уреждат правните, информация, бизнес компании.
- основи на мениджмънта, маркетинга, предприемачеството и бизнеса.
- Основи на социологията, психологията, етиката на бизнес комуникация, не са работили с персонала и обществеността.
- процедура за изготвяне на бизнес предложения, доклади, планове, договори и споразумения.
- Основи на управлението, основи на ергономичност и безопасност.
В допълнение към тези задачи, мениджър офис задължения включват инвентаризация и офис софтуер, необходим за експлоатация консумативи (офис консумативи, хартия и други аксесоари), които са необходими за работата на служителите.Той също така е длъжен да води отчетност на тези материали, за да се гарантира тяхното издаване, определя реда за получаване, да организира и да следите на плащания за доставки.Задълженията на офис мениджъра е да се следи състоянието на офис техниката, която включва: оперативна намеса за овладяване за ремонти, навременна подмяна на консумативи (като патрони), ако не можете да поправите - подмяна на офис оборудване.
В зависимост от правилата, приети в компанията, както и неговия размер офис мениджър или той получава обаждания и факсове, ги изпраща на правилния човек, изпраща факсове и позвъни клиенти и партньори, или контролира работата на секретарите, включително монитори културатяхната реч.Също така задълженията на офис мениджър е да контролира санитарното състояние на офиса, ремонт на организацията е планирано, обадете технически персонал за отстраняване на проблеми (например, подмяна на лампи или мивка ключове).
Като цяло, този списък може да се увеличава или намалява, в зависимост от работата.Поради това е необходимо в етап на интервюто, за да попитам какво офис мениджър (задълженията на служителя в компанията).
