С цел да се определят ясно задълженията на секретаря, което трябва да знаете за някой говори.В крайна сметка, положението може да се разглежда по няколко начина.Известно е, например, административен сътрудник като работник на длъжност, на генералния секретар, както главата (главата на) определена организация, държавен секретар като държавен служител, като дипломатически секретар на лицето, служещ като секретарката на шефа на другите варианти.В повечето случаи се споменава този пост, те означават служител, който изпълнява задачи (поръчки) като директор на компанията и отделните глави на своите дивизии.Оказва се, че задълженията на секретаря в този случай намалени с изпълнението на единични поръчки за организационни и технически въпроси.
трябва да знае какво да прави и секретар
Daily секретар изпълнява следните функции:
- получават информация от подчинените си да прехвърли главата му.
- организира телефон главата.В негово отсъствие, за да получи информация, и след това го свежда до знанието на директора.
- получава и съхранява данни за телефонни съобщения.
- създаде условия за нормална работа на главата: да наблюдава търсенето на канцеларски материали и офис оборудване.
- съдейства при организирането на производствените конференции и срещи.Довежда се до участниците датата, мястото и времето на събитието.Съберете необходимите материали, за да се осигури присъствието на участниците и да поддържа протокола от заседанието.
- водят регистри на предприятието.За тази цел, секретарят извършва на рецепцията, класификацията на входящата поща и да го изпратите на управлението.След това, въз основа на наложени визови предавателни документи на ръка изпълнители.Задълженията на генералния секретар също е контрол върху напредъка, времето на изпълнение и резултатите от тяхното изпълнение.
- свършат работата на отпечатване и размножаване на документи.
- организират приемането на посетителите на ръководството на дружеството и относно възможността за създаване на условия за ранно решение на проблемите.
За да изпълни тези привидно прости задължения на главния секретар, работникът трябва да знае:
- цялото ръководството на компанията и нейните структурни подразделения;
- харта, набирането на персонал и структура на компанията, нейната профил, перспективите за развитие и специализация;
- наредби за правилното развитие на производството;
- правила за използването на офис техника и средства за комуникация;
- Правила за BTP, OT, пожарна безопасност и промишлена хигиена;
- правила за организацията на работното място;
- регулаторни и правни актове, заповеди, постановления, заповеди за планиране, отчитане и контрол на качеството на извършената работа.
Специфика Клерк
Когато става дума за по-конкретна специализация, ситуацията е малко по-различно.Вземете, например, задълженията на секретар-рецепционист.Самото заглавие на поста е ясно определена аспект от работата.Обикновено всяка компания вече има длъжностна характеристика, която идентифицира дейността на специалист по работа в офис.Ако такава инструкция не е, най-добре е да си създадете.За да направите това, вие трябва да използвате квалификационния директорията, в която пробите са приблизителни.След това, стандартната версия е необходимо да финализира зачитането на вашата организация, специфични и вътрешни функции.Като цяло, отговорностите на секретар-писар трябва да бъдат ясно проследени три основни области:
- работят с кореспонденцията.Рецепция, тя обработка с модерни методи и навременна доставка.
- Правилната поддръжка на вътрешна документация.
- Регистрирайте се, строг отчет и трансфер на документи в архива за съхранение.
Характеристики на референта
В някои предприятия, въведени в персонала на тази служба, която включва широк кръг от отговорности: от "помощ бюрото" да "асистент-режисьор."Такова лице трябва да има цялостен познания и добро владеене на атмосфера.Задължения sekretaryareferenta леко разширени поради повишената мощност.Като цяло, това е - обичайната работа на главния секретар, но думата "асистент" прави някои допълнения към стандартния списък.По-специално, административен сътрудник може самостоятелно да извършва приемане на гости по определени въпроси.Притежаването на определена информация, той е в състояние да вземат собствени решения.В допълнение, помощник-ръководител на комисията, отговарящ изпълнява относителни дейности на организацията (предприятието).Понякога секретари са длъжни да администрация HR.Това се прави само когато общата сума на работа ви позволява да изпълнява допълнителните задачи.
