официален нормативен акт да се определи и да установят политики и изготвяне на документи (както и работата с тях) във всяка организация е собственик на водене на записи.Тя трябва да бъде на разположение през всяко предприятие, всяка компания и институция.Разработване на насоки за управление на записите, без да се провалят, въз основа на националните правила и методи.Но в същото време, тя трябва да отразява индивидуалните характеристики на дадена организация офис, в състава на позиции и документира структурата на услугата, наличието на архиви, както и степента на компютъризация на всички офис операции.От това следва, че инструкциите за съхранение на документацията на някои организации са винаги оригинални и ще вземат предвид всички нюанси и особености на състава и обработката на документи, уникални за тази структура.
При съставянето на настоящия регулаторен документ за вашата фирма, можете да използвате стандартните видове документи в рамките на производство, за да вземе измежду нейните акценти, задължителни за всички, както и да добавяте елементи, които трябва да се предписват само за вашата организация.
Обикновено, инструкции за Records Management включва общи разпоредби, различни тематични секции, както и всички видове приложения.Общи разпоредби конкретизира обхвата на инструкциите, регулаторната рамка и отговорността за неизпълнението.Тематични раздели съдържат информация за вида на документите и реда за тяхната регистрация, на зрението, размножаване, сертифицирането и съхранение.В съответствие със спецификата на предприятието, в този раздел може да бъде значително разширена.В зависимост от променящата се работна среда и въвеждането на нови технологии тематични секции могат да бъдат променени и допълнени.Приложения към инструкциите съдържат илюстрована съпровождащ материал: образци, впечатления от печати и щемпели, информация верига поток, както и проби от попълване на формуляри.
инструкции в някои случаи могат да бъдат временно (инструкция в производство пред окръжния съд или на въоръжените сили).Временна инструкция за управление на записите е одобрена за определен период от време, например, преди да влезе в сила постоянна.Той решава индивидуално!
добре написана инструкция за офис отразява на целия процес на работа с документи и логическа последователност на всички етапи на процеса.Той регулира не само в офиса на услуги, но и на целия административния апарат.Инструкция е одобрен и влязъл в действие, само със заповед на ръководителя на организацията и впоследствие служи като нормативния акт, въз основа на които е съставен и всички документи на предприятието.
правилното формулиране на офис - важно условие за правилното функциониране на организацията.Офис изпълнители на услуги са длъжни да попълнят всички на качеството на документацията, за да се запознаят на нови служители с политики и процедури на зареждане с форми, да представят доклади за време и без грешки, компетентно и навременно изпълнение на възложените задачи, да започне работа незабавно (веднага след входящ документ или поръчка).Ако самата глава приоритет спешността на извършване на поръчки или документи, работата, извършена въз основа на това.В други случаи, когато получите голям брой документи, ще бъдат обработвани в съответствие с датата на възникване.
