For at kunne opretholde filer, du skal vide, hvad den nomenklatur.Definition kaldet nomenklatur udarbejdet af en bestemt ordning for overførsel af listen over dele, materialer og design, der har været anvendt produktion.Ved udarbejdelsen af en sådan liste er hvert nævnte materiale er tildelt den betingede kode af tal, bogstaver eller alfanumeriske kombinationer - stock nummer.
nomenklatur situation i papirarbejde - en systematisk liste over indholdet af officielle papirer (eller sager), der er foretaget under driften af enhver organisation.Nomenklatur er bestemt, hvor længe skal papiret opbevares, og i hvilken rækkefølge at tage form.For eksempel i midten af niveau skoler (gymnasium) skole magasiner holdes af direktøren for undersøgelser i yderligere 5 år efter udgivelsen af de studerende.
hovedfunktioner
hovedformål ved udarbejdelsen rækken af sager - at gøre arbejdet i den administrative apparat mere perfekt, produktiv, slippe af med de bureaukratiske karameller.Operative og kvalitativ løsning af mange problemer, de aktiviteter i hele organisationen er ofte afhængig af den rækkefølge, hvori dokumenter holdes, hvor let de kan finde on-demand, hvor godt de er klassificeret og systematiseret.Korrekt klassificering ikke kun hurtigt arbejde med dokumenter og letter arbejdet for arkiver og journaler.
Overvej eksempel på, hvad den nomenklatur af sager, og i hvilken retning det er mest effektivt.
- organisere dokumenter - når dokumenterne er blevet brugt i alle tilfælde (udarbejdelse af kontrakter, transaktioner, færdiggørelse af straffesagen, den planlagte rapport kortet, etc.), og derefter gik ud af aktiv brug, i henhold til nomenklaturen, bliver de gemt i organisationeri en bestemt rækkefølge.Dette gælder både papir og elektronisk, lagres i den elektroniske database.
- Indhold af data om, hvad vilkår dokumentet gemmes, hvor længe det kan ratificeres.I hvert tilfælde indgår i området, har sin egen angivne tid til at gemme dokumenter, der er indeholdt i den.De mere værdifulde og vigtige dokumenter, jo længere vil det vare ved.Det vil sige, når du arbejder med dokumenter i deres vurdering finder sted umiddelbart - en slags undersøgelse af værdier.Det hjælper med erhvervslivet selv.
- Sikring af indeksering Anliggender.Rækken af virksomhed anvendes ofte i processen med registreringsdokumenterne og indekset af nomenklaturen i sagen bliver en integreret del af nummeret på dokumentet registrering.Det kan observeres i udarbejdelsen af opgørelsen, når de er på arbejde eller til institutionen kommer beholdning.
- retsakter som reference i studiet af den organisatoriske struktur i institutionen, etc.
- Papirarbejdet betragtes som grundlaget for opgørelsen status som permanent eller midlertidig periode med opbevaring og regnskabsbilag.
- bruges som en prøve skema for at skabe et kort-indeks og information om de anvendte dokumenter.
Således er det nødvendigt et godt kendskab til, hvad der er det område og færdigheder i at arbejde med det på nogen organisation eller institution i virksomheden.Sortimentet bør omfatte alle aktiviteter i institutionen dokumentar.
nomenklatur klassifikation
Vi nomenklatur sine egne standarder og krav i design, kan de ikke blive brudt.De er angivet i særlige manualer og instruktioner til registrering.
accepteret at afsætte tre typer af virksomheder nomenklatur:
- typer;
- eksemplarisk;
- individuelt udviklet til en bestemt organisation.
Hvad er den række af typer, fremgår det navnet - er normative dokumenter, de etablerede sammensætning af sager, der anvendes i organisationerne af samme type.
Estimeret serien er designet til at bestemme den omtrentlige sammensætning af sager, der får vendt i journalføring organisation, hvor intervallet er fordelt.Disse prøver er ikke lovgivningsmæssige kontor, og anbefalinger.Et karakteristisk træk - dokumenterne af denne type er specificeret indeks.
Typisk og eksemplarisk gejstlig nomenklatur udviklet af moderselskabet for sine underordnede organisationer.
Individual serie - designet specielt til en bestemt organisation, og under hensyntagen til detaljerne i sine aktiviteter.For en typisk prøve er normalt tages, eller om dem og foretage de nødvendige ændringer.
