«Plankton", "managery" - alle disse lidet flatterende definitioner gælder for kontoransatte.Men er sådan en ubrugelig arbejde?Office Manager - hvem er det?Hvad er hans ansvar?
Office Manager - hvem er det?
erhverv office manager er ofte forveksles med erhvervet en sekretær.Men forskellen mellem disse to professioner der stadig.Så office manager - hvem er det?
leder af kontorarealer er en leder eller administrator.Den regulerer kontorarbejde, som en vigtig informativ forbindelse mellem medarbejdere og chefer, kunder og medarbejdere mv
mere aktive aktiviteter i en organisation, jo større hendes problemer med daglige gøremål og smålige organisatorisk dokumentation.Deres gennemførelse og giver kontor manager.
Han sørger for, at alle nuværende dokumenter, samt ordrer af myndighederne var ordentligt udsmykket af.Denne disposition ledelsesteam skal rettidigt meddeles virksomhedens medarbejdere skal alle klager fra de besøgende blive noteret, og tilbyde medarbejderne rapporteres til overordnede.
Således journalføring, samt kommunikation kommunikation selskab delvis betales af kontor ledere.
Arbejdssted og lønninger
Office Manager er nødvendig for enhver virksomhed, der har et kontor, instruktør og endda et par medarbejdere.I små organisationer, en liste over de opgaver denne specialist er meget mindre end for eksempel i et stort firma.I en stor virksomhed kontor ledere kan være flere, og hver af dem tilknyttet deres afdeling.
viser sig, at efterspørgslen efter sådanne specialister temmelig høje og vil sandsynligvis fortsætte med at vokse.Men her er udsigterne for karriereudvikling stort set ingen.Især hvis, i embedet af forvaltningen, personen ikke længere ejer ethvert erhverv.
Da afgifterne ikke er for komplekse, konkurrencen om et job, på den røde som i Rusland, er høj nok - 6 personer pr stillingsopslag.Lønnen formue lav - 27 tusind rubler.
Den kulturelle hovedstad - St. Petersburg - lønnen af sådanne medarbejdere lavere med omkring 5-7000, og konkurrencen er flere gange højere.Jo længere til periferien af landet, jo mindre løn og flere ansøgere til stillingen.
nødvendige personlige egenskaber
Ordrer, modtager office manager er normalt behov for presserende og hurtig gennemførelse.Derfor fra ansøgeren til den holdning, det kræver først og fremmest, flid, hurtighed og punktlighed.Også vigtigt er en god hukommelse og evnen til at koncentrere sig.
Man, det etablerede skal være venlig og omgængelig, som i nogle tilfælde klienternes han fungerer som en repræsentant for virksomheden.
Office Manager skal have kompetent og logisk opbygget tale, samt egen forretningsetik, fordi det ofte er tiltrukket af afholdelse af møder og corporate møder.
nyttig viden, som telefonnummeret på god elektriker eller tjeneste levering af måltider, heller ikke blande sig.For mange virksomheder rækkefølgen på kontoret, og medarbejderne er kontrolleret mæthed også en manager.
Krævede færdigheder kontor manager
- første krav for en sådan medarbejder - flydende i en PC og internettet.Hvis der ud over Word og Excel, vil budgiveren ejer en Photoshop eller "pikcher Office Manager" - er endnu en grund til at tage jobbet blev hans, ikke en anden.
- High-speed print.Evnen til hurtigt at skrive tekst - en af de vigtigste for et kontor manager.
- færdigheder i administrationen, der er opnået i tidligere undersøgelser er påkrævet, hvis personen er arrangeret i en stor virksomhed.
- Skills kontor.Records Management - en af de vigtigste opgaver af denne type af eksperter, uden en grundlæggende viden er nødvendig.
- Confident brug af kontorudstyr.Faxer, printere, scannere - alt dette bør være ansvarlig for office manager.
- færdigheder og diplomatisk kommunikation.Office Manager skal ikke kun kompetent kommunikere, han bør være i stand til at løse konfliktsituationer, hvis det kræves.
- sprogkundskaber.Den store internationale virksomheder office manager bør have mindst grundlæggende engelsk.
Generel jobbeskrivelse
TOR office manager instruktion er godkendt af den administrerende direktør.Forskellige virksomheder kan variere på nogle punkter, men generelt de vigtigste bestemmelser ikke ændrer sig.Driftsvejledningen skal bekendt, inden kontrakten underskrives beskæftigelse, så du ikke klage over, at udføre visse afgifter er ikke inkluderet i dine planer.
generelt kan specificeres:
- som er ansvarlig for modtagelse office manager til at arbejde;
- hvem der har ret til at løslade ham fra embedet;
- er underordnede medarbejdere;
- som afgiver kontor manager;
- der udfører hvervet som office manager i hans fravær, etc.
Typisk kontorchefer sender til generaldirektøren.De underordnede kontor administratorer er kurerer, chauffører, rengøringsassistenter osv
også i de generelle bestemmelser kan angives, en medarbejder med en hvilken som helst sværhedsgrad kan tages i den beskrevne position.
Direct Acting
næste punkt i vejledningen foreskrevne pligter kontor manager.
soiskatelstvo at genoptage på jobansøgere ofte ordineret i separat kolonne, hvilke opgaver, de udføres på tidligere arbejde på kontoret.Så arbejdsgiveren modtager mere information om de færdigheder af ansøgeren.
Hvilke elementer kan indgå i de direkte pligter office manager?
- Tilsyn telefonopkald.Medarbejderen skal besvare indgående opkald, så vidt muligt at besvare spørgsmålene modstandere, samt til at informere myndighederne om de ønskede at formidle information.
- Supervising dokumentation.Opbevaring af dokumenter, overvågning af korrespondance, registrering af ordrer mv- En direkte pligt kontor manager.
- reproduktion af dokumenter.På en særlig mission overstyrmand udfører dobbeltarbejde.
- forarbejdning breve, forespørgsler - dvs.korrespondance med samarbejdspartnere, kunder eller leverandører på anmodning af den nærmeste leder.
pligter kontor manager kan indtaste i mindst seks typer af arbejde.Men i hvert af belastningen på specialister i denne kategori fastsættes individuelt.
Rights kontor manager
Enhver bruger Operations management omfatter ikke kun opgaver, men også rettigheder.
- om at give oplysninger.For at udføre visse job kontor manager har ret til at anmode om mængden af oplysninger, herunder fortrolige hvad han har brug for.
- Formulering rationaliseringer forslag.Hvis tilrettelæggelsen af kontorarbejde behov innovationer eller yderligere kendelse afsagt af direktør, er manager berettiget til at tilbyde dem at komme ind.
- Kræv ordentlige arbejdsforhold.Hvis du ikke kan udføre de opgaver på grund af manglende de nødvendige betingelser, kan office manager kræve dem til at skabe.
- handle inden kompetence.Efter at have gennemgået jobbeskrivelsen, har medarbejderen ret til at træffe deres egne beslutninger og give ordrer, men kun inden for rammerne af sin kompetence.
Dette er en omtrentlig regelsæt, der har et kontor manager.De kan suppleres eller afkortes afhængigt af den konkrete institution.
Ansvar
Office Manager - en handel, der også involverer et vist ansvar.Anvendelsesområdet og straffen for krænkelse af retten til at bestemme hver arbejdsgiver individuelt.De mest populære emner, som er ansvarlig, i jobbeskrivelser se sådan ud.
- for uagtsom holdning til sit hverv.Forsinkelser i udførelsen af ordrer, og enhver anden forsømmelse - Vin medarbejder, som du skal besvare.
- for videregivelse af fortrolige oplysninger.Ansættelseskontrakter og jobbeskrivelser nødt til omhyggeligt at læse afsnittene om oplysningernes fortrolighed.For sin offentliggørelse oftest mister deres job.
- for overtrædelse af kompetence.Handlinger der falder uden for kompetence medarbejder er ikke tilladt.
- for overtrædelse af arbejdsretlige regler mvOvertrædelse af arbejdsretlige regler, brand forordninger og sikkerhed - det er også et ansvar for medarbejderen.
Fordele og ulemper ved erhvervet
Dette erhverv har, som så mange andre, en række fordele og ulemper.Så hvad er de professionelle arbejde føles office manager?
Gæstearbejdere, der arbejder på denne front, vedrører primært stor efterspørgsel for erhvervet: at få nogle erfaringer på dette område, for at finde en højere betalende sted er nemt.Disse færdigheder administrativ aktivitet, som er erhvervet i processen, er relevante i hverdagen.Udover at arbejde som office manager giver dig mulighed for at udvikle dine kommunikationsevner.
Blandt ulemperne - øget psykologisk stress opleves af medarbejderne, fordi inden for én arbejdsdag har at løse en masse forskellige emner.Hertil kommer, at lederne, foruden regelmæssige opgaver, ofte fyldt med kontor ledere personlige anmodninger og yderligere instruktioner.
Hvor lærergerningen?
Office Manager, der er - fremgår af ovenstående.Men hvor du kan lære dette erhverv?
særlige fakulteter, som parat til kontor ledere, er ikke på nogen universitet.Men ofte lederen ønsker at denne holdning blev besat folk med en videregående uddannelse.Hvilken slags uddannelse vil det ikke altid vigtigt - det vigtigste, at en ansøger var en ph.d.-studerende.I de provinsielle byer i dette indlæg kan tage selv efter 9 års uddannelse.Hver virksomhed beslutter individuelt hvad kontor manager hun havde brug for.
fleste arbejdsgivere vil være interesseret i andre egenskaber kandidaten:
- han primært arbejdet i marken;
- hvor godt ejer en computer;
- vide, om papirarbejdet;
- ejer alle sprog, etc.
kan ikke ignorere de menneskelige og kommunikationsevner.Hvis disse indikatorer alle rigtige - øge chancerne for at få et job.
