Alle dokumenter efter deres henrettelse skal grupperes i sagen.Udtrykket "business" i overensstemmelse med GOST 51141-98 skal forstås et enkelt dokument eller et sæt af dokumenter, der vedrører en bestemt retning af organisationen og placeret i en mappe særskilt.For de korrekte dannelse, opbevaring og regnskabsmæssige anliggender i hver organisation skal årligt (under hensyntagen til ændringer i interne og eksterne miljø) nomenklatur trukket Anliggender, hvorigennem sikres en hurtig søgning dokumenter.
Ved dannelse anliggender eventuelle fordeling bør være styret af kravene i den forenet stat system journalføring.De vigtigste bestemmelser er anført i GOST 51141-98, er de vigtigste dokumenter fra arkiver afdeling under regeringen for Den Russiske Føderation, retningslinjer arkivers organer, listerne over dokumentarfilm.Du bør altid overholde betingelserne for opbevaring af dokumenter og filer.Hvis en organisation med en kompleks struktur og mange funktioner i hver afdeling og på tværs af organisationen anvender ensartede principper i organisere dokumenter, dannelse og indeksering sager.Derfor nomenklatur Affairs afdeling personale, servicekvalitet, bør enhver anden strukturel enhed eller den organisation, der dannes for at opfylde kravene i lovgivningsmæssige dokumenter.
Det første skridt er at identificere de spørgsmål og kategorier af dokumenter, der skal omfatte nomenklatur Affairs afdeling eller organisation.Vi bør gå videre fra behovet for at dække hele mængden af dokumentation, hvordan du opretter og modtaget.Når de nye spørgsmål, der ikke er dækket af nomenklaturen, er det nødvendigt at foretage tilføjelser.Den form for nomenklatur tingenes bør give mulighed for rettidigt opdatere den.Derfor, når indekserer anliggender bør give mulighed for nye indekser og eksklusive erstatte tidligere tildelte indeks allerede dannede tilfælde.Overgange uafsluttede sager overført til området næste år, bevarer det oprindelige antal.
genstand for hver enkelt sag skal være klar og fuldt oplyst sammensætningen af stof og indholdet af de dokumenter, der er placeret i denne mappe.I mappen, skal du angive indekset, og holdbarheden af sagen.Konsolidering af sager sker på et nominelt grundlag, for eksempel, ordrer, protokoller, ordrer og så videre.Sager kan konfigureres i detaljer, for eksempel, korrespondance med en vis journalist, korrespondance om levering af råvarer, korrespondance med journalister, kombineret på et territorialt grundlag, og så videre.
Når gruppering dokumenter bør være opmærksomme på vilkårene for deres opbevaring.Du kan ikke kombinere i én case dokumenter af midlertidig og permanent lagring eller forskellige storage perioder.Det er ikke tilladt at medtage i case udkast, irrelevante dokumenter eller kopier af optioner mangedoblet.I dannelsen af sager er nødvendigt at kontrollere dokumentet for alle underskrifter og ordentlig clearance.
indeksering Anliggender og prioriteret rækkefølge bør foretages i prioriteret rækkefølge.Den første skitserer de vigtigste dokumenter (ordrer, forskrifter eller andre administrative dokumenter).Rækken af sager bør indeholde koder og positioner i anliggender, datoer og betingelser for oplagring, evakuering orden.Rækken af sager, der er godkendt af den etablerede orden og organisation aftalt med officer i den stat Arkiv i regionen.Ved udgangen af året i nomenklaturen udstedte endelige rekord angiver antallet af sager, der blev åbnet i løbet af året i hver kategori.Arkivering tilfælde af permanent arkivering eller bortskaffelse af tilfælde af midlertidig oplagring (ved udløb) udføres i Instruktion på kontoret-arbejde organisationen højre.
