Ofte, især i små organisationer, office manager er normalt kaldes sekretæren.Det lyder så meget mere solid position, men det faktum, at en office manager opgaver adskiller sig fra sekretærhjælp (selv om de sikkert har meget til fælles), der sjældent bekymrer i dette tilfælde.
Hvad er ansvaret for medarbejderen?Først og fremmest ansvaret for office manager er at arbejde med dokumenter.Medarbejderen modtager modtaget korrespondance, registrerer det, sender adressaten om nødvendigt sende til arkivet.Det accepterer også ansøgninger fra andre medarbejdere, rapporterer dem til undertegnelsen af generaldirektøren forsikrede dem stemplet, og derefter giver tilbage.Hvervet som office manager er at arbejde med interne dokumenter: trykning ordrer og clearance, opbevaring, forsendelse og regnskabsmæssige arkiver, der arbejder med udgående korrespondance.Hvis det er nødvendigt, bør han være i stand til at arbejde med alle kontorudstyr: fax, scanner, kopimaskine, og typen og udskrive dokumenter.Træningsfaciliteter til præsentationer, tage mødereferater, møde og modtagelse gæster og kunder i selskabet er også inkluderet i de pligter, kontor manager.
medarbejder ofte har at gøre med traditionelle sekretæropgaver: Fordeling af de inviterede partnere eller ledere i hoteller, booking værelser, flybilletter og togbilletter.Afhængigt af detaljerne i det selskab, og han office manager kan være repræsentative for din virksomhed i erhvervslivet forhandlinger, og udfører hvervet som personalechef: søgning efter nye medarbejdere, etablering af salgsfremmende og uddannelsesprogrammer, tegning på arbejdet.Sommetider han beskæftiger sig med spørgsmål om informationsteknologi, udvikling af nye programmer.
Ansvar Operations Manager antager viden:
- love og regler, der styrer de juridiske, information, erhvervsvirksomheder.
- grundlæggende elementer i ledelse, markedsføring, iværksætteri og erhvervslivet.
- Fundamentals af sociologi, psykologi, etik erhvervskommunikation, har ikke arbejdet med personalet og offentligheden.
- procedure for udarbejdelse af business forslag, rapporter, planer, kontrakter og aftaler.
- Fundamentals for ledelse, fundamentals af ergonomi og sikkerhed.
Ud over disse opgaver, kontor manager opgaver omfatter opgørelse og kontorsoftware kræves til drift forsyninger (kontorartikler, papir og andet tilbehør), som er nødvendige for arbejdet i medarbejderne.Det er også forpligtet til at føre optegnelser over disse materialer for at sikre deres udstedelse, bestemme rækkefølgen for modtagelsen, til at organisere og holde styr på betalinger for forsyninger.Hvervet som office manager er at overvåge tilstanden af kontorudstyr, som omfatter: en operationel udfordring at mestre for reparationer, rettidig udskiftning af forbrugsvarer (såsom patroner), hvis du ikke kan reparere - udskiftning af kontorudstyr.
Afhængig af regler, der vedtages i virksomheden, og dens størrelse kontor manager eller han modtager opkald og faxer, videresende dem til den rette person, sender faxer og ring op kunder og partnere, eller fører tilsyn med arbejdet i sekretærer, herunder skærme kulturderes tale.Også pligter office manager er at kontrollere sanitære tilstand af kontoret, de planlagte organisation reparationer, så ring teknisk personale til fejlfinding (f.eks udskiftning af lamper eller sink switche).
Generelt kan denne liste øges eller reduceres, afhængigt af jobbet.Derfor er det nødvendigt på et tidspunkt i interviewet at spørge, hvad office manager (opgaver den ansatte i virksomheden).
