For klart at definere hvervet som sekretær, du behøver at vide om en person taler om.Efter alt, kan positionen ses på flere måder.Det er kendt, for eksempel, administrativ assistent som kontormedarbejder, generalsekretæren som leder (lederen af) en vis organisation, statssekretær som tjenestemand, som en diplomatisk sekretær person, sekretær leder som medarbejder, og andre muligheder.I de fleste tilfælde med angivelse af stillingen, de betyder en medarbejder, der udfører opgaver (ordrer) som en direktør i selskabet og de enkelte ledere af sine divisioner.Det viser sig, at hvervet som sekretær i dette tilfælde reduceret til opfyldelsen af enkelte ordrer til organisatoriske og tekniske spørgsmål.
skal vide, hvad de skal gøre og sekretær
Daily sekretær varetager følgende funktioner:
- modtage oplysninger fra sine underordnede til at overføre sit hoved.
- organisere telefon manager.I hans fravær, til at modtage information, og derefter bringe det til opmærksomhed direktøren.
- modtage og opretholde registreringer af telefonbeskeder.
- skabe betingelser for normal drift af hovedet: at følge efterspørgslen efter papirvarer og kontorudstyr.
- medvirke i tilrettelæggelsen af produktionen konferencer og møder.Bring til deltagerne dato, tid og sted for begivenheden.Saml de nødvendige materialer til at sikre deltagelse af deltagere og vedligeholde mødereferat.
- føre optegnelser over virksomheden.Med henblik herpå skal sekretæren udføre modtagelse, klassificering af indgående post og sende den til ledelsen.Derefter, baseret på pålagt visum overføre dokumenter optrædende under maleriet.Hvervet som sekretær omfatter kontrol over de fremskridt, timing og resultaterne af deres udførelse.
- gøre arbejdet for trykning og reproduktion af dokumenter.
- organisere modtagelsen af de besøgende til lederen af virksomheden og evnen til at skabe betingelserne for en hurtig løsning spørgsmål.
For at opnå disse tilsyneladende enkle opgaver sekretæren, arbejderen har brug for at vide:
- hele ledelsen af virksomheden og dens strukturelle inddelinger;
- charter, bemanding og struktur i virksomheden, dens profil, udsigterne for udvikling og specialisering;
- regler for korrekt registrering;
- regler for brug af kontorudstyr og kommunikationsmidler;
- rules BTP, OT, brandsikkerhed og industriel hygiejne;
- organisationens regler på arbejdspladsen;
- lovgivningsmæssige og retsakter, ordrer, anordninger, bekendtgørelser til planlægning, regnskab og kvalitetskontrol af udført arbejde.
Specificitet Clerk
Når det kommer til mere specifik specialisering, er situationen noget anderledes.Tag for eksempel hvervet som sekretær-receptionist.Selve titlen på stillingen er klart defineret aspekt af arbejdet.Typisk hver virksomhed allerede har en jobbeskrivelse, der skitserer aktiviteter specialist på kontorarbejde.Hvis en sådan instruktion er ikke, er det bedre at oprette den.For at gøre dette, skal du bruge den kvalificerende bibliotek, hvor prøverne er omtrentlige.Efter dette, er standardversionen kræves for at færdiggøre respekt for din organisation specifikke og interne funktioner.Generelt skal ansvarsområder sekretæren-Clerk tydeligt spores tre hovedområder:
- Beskæftiger sig med korrespondance.Modtagelse, behandling, det med moderne teknikker og rettidig forsendelse.
- Korrekt vedligeholdelse af intern dokumentation.
- Register, strenge bogføring og overførsel af dokumenter til arkivet til opbevaring.
Funktioner af referent
På nogle virksomheder introduceret til personalet til dette hverv, som omfatter en bred vifte af opgaver: fra "help desk" til "assisterende direktør."En sådan person skal have et omfattende kendskab til og en god beherskelse af atmosfæren.Pligter sekretaryareferenta lidt udvidet grund af den øgede magt.Generelt er det - den sædvanlige arbejde sekretær, men ordet "assistent" gør nogle tilføjelser til standard listen.Især kan den administrative assistent selvstændigt foretage modtagelse af besøgende på visse spørgsmål.At eje visse oplysninger, han er i stand til at træffe deres egne beslutninger.Hertil kommer, at assisterende leder af kommissionen ansvarlig udfører relative aktiviteter i organisationen (virksomheden).Sommetider sekretærer er forpligtet til HR administration.Dette gøres kun, når den samlede mængde arbejde giver dig mulighed for at udføre yderligere opgaver.
