Businesses Personaldokumente eine besondere Auswirkung auf die Qualität der Funktionsweise des Verwaltungsapparates, sowie die Bildung und die Arbeitskultur der Mitarbeiter.Je professioneller Arbeit im Gange ist, der Erfolg des Unternehmens als Ganzes.
internen Arbeitsabläufe eines jeden Unternehmens beinhaltet eine Vielzahl von Aktivitäten für die Herstellung, Wartung, Befüllung, Vervielfältigung, Übertragung von Geschäftsinformationen.Die Praxis zeigt, dass etwa siebzig Prozent der Zeit verbringen Mitarbeiter für diese Aktivitäten.Es sei darauf hingewiesen, dass die Organisation der Arbeit mit den Dokumenten gewinnt zunehmend an Bedeutung gewinnen.Heute wird diese Aktivität als einer der wichtigsten Faktoren für die Wettbewerbsfähigkeit der modernen Unternehmen zu sein.
Organisation der Arbeit mit Dokumenten erfordert eine besondere Herangehensweise an und Prozessunternehmensdaten zu erhalten, die Koordination der Prozesse der Entstehung und Veränderung der Informationen.Kompetente Organisation Papierkram reduziert die Zeit für die Suche und erhöht die Genauigkeit, Aktualität der Daten, wodurch Redundanz.Gemischt, dezentrale und zentrale:
Angesichts der langjährigen Praxis wurde drei Haupttypen von der Dokumentation tätig.
letztere Form bietet eine Vielzahl von bestehenden Aktivitäten mit Schwerpunkt auf der Strukturierung der Zuständigkeit einer einzelnen Einheit in der Gesellschaft.Das Gerät kann allgemein oder Personalabteilung, das Büro und so weiter.Pflegen Dokumentation und kann eine Person zu tragen, ist die Sekretärin.In jedem Fall wird die Verantwortung der eine Abteilung oder ein Mitarbeiter zählen die Implementierung eines vollständigen Zyklus von Aktivitäten der Dokumentation des Eingangs vor der Übertragung in die Archivabteilung.Diese Aktivitäten beinhalten die Annahme, Bearbeitung Geschäftsinformationen, Registrierung, Speicherung, Kontrolle über die Ausführung, das Senden, Referenz- und Informationsoperationen, Systematisierung vor der Übertragung in das Archiv.
zentralisierte Organisation der Arbeit mit Dokumenten als das rational zu sein, und in dieser Hinsicht, und je mehr bevorzugt.Dies gilt vor allem in kleinen Unternehmen.Bei dieser Methode, Systematisierung Dokumentation reduziert signifikant die Kosten der Maßnahmen für die Verarbeitung von Informationen.Außerdem wesentlichen Arbeitsorganisation Mitarbeiter verbessert.In dieser Form ist der effizienteste Workflow arbeitet Büro, erreicht die Einheit in der methodischen und Management-Aktivitäten mit der Bearbeitung der Dokumentation beziehen.
Gegen zentralisiertes System ist ein dezentrales System.In diesem Fall wird für jede Abteilung gebildet sein eigenes Büro, um mit der Dokumentation arbeiten.In diesen Geräten werden alle Vorgänge unabhängig voneinander durchgeführt.Ein dezentrales System ist typisch für jene Institutionen und Organisationen, die in verschiedenen Gebiets Sinne Gerät kompartimentiert werden.Darüber hinaus (beispielsweise gibt es einen Bedarf, um den Schutz von Informationen zu gewährleisten) arbeitet das System und ist für die Unternehmen, die in einer anderen Spezifität dokumentiert sind.
häufigsten unterdessen ist eine Form des gemischten Systems.In diesem Fall wird ein bestimmter Teil aller Operationen (normalerweise auf Empfang und die Verarbeitung der Dokumente gesendet und empfangen werden, zu speichern, zu replizieren) in der Zentraleinheit durchgeführt.Die strukturellen Teile des Unternehmens, während die Aktivitäten der Druck (Erstellen), Bestellung, Lagerung und Vorbereitung für die Lieferung an das Archiv.
Wahl der einen oder anderen Mitarbeiter und die Dokumentation in Übereinstimmung mit der Struktur des Unternehmens durchgeführt wird.
