Alle Dokumente nach deren Ausführung im Fall gruppiert werden.Der Begriff "Business" in Übereinstimmung mit GOST 51141-98 ist es, ein einzelnes Dokument zu verstehen oder eine Reihe von Dokumenten, die auf eine bestimmte Ausrichtung der Organisation beziehen, und in einem Ordner gesondert gestellt werden.Für die korrekte Bildung, Speicherung und Bilanzierungsangelegenheiten in jeder Organisation muss jährlich (unter Berücksichtigung der Veränderungen in der internen und externen Umwelt) Nomenklaturen gezogen Angelegenheiten, durch die gewährleistet eine schnelle Suche von Dokumenten.
Bei der Bildung der Geschäfte einer Teilung sollten von den Anforderungen des einheitlichen staatlichen System der Aufzeichnungen geführt werden.Die wichtigsten Bestimmungen sind in GOST 51141-98 gesetzt, die wichtigsten Dokumente des Archivabteilung unter der Regierung der Russischen Föderation, Richtlinien Archivkörpern, die Listen der Dokumentationen.Sie sollten immer durch die Bedingungen der Aufbewahrung von Dokumenten und Dateien zu halten.Wenn eine Organisation mit einer komplexen Struktur und viele Funktionen in jeder Abteilung und in der gesamten Organisation gilt einheitlichen Grundsätzen zu organisieren Dokumente, Bildung und Indizierung Fällen.Daher Nomenklatur Affairs-Abteilung Personal, Service-Qualität, eine andere Struktureinheit oder der Organisation sollte gebildet werden, um die Anforderungen der vorgeschriebenen Dokumente zu erfüllen.
Der erste Schritt ist, um die Probleme und Kategorien von Dokumenten, die Nomenklatur Affairs Abteilung oder Organisation gehören müssen zu identifizieren.Wir sollten uns von der Notwendigkeit, die gesamte Menge an Dokumentation, wie das Erstellen und erhielt decken fortzufahren.Wenn die neuen Fragen, die nicht durch die Nomenklatur, ist es notwendig, Ergänzungen vorzunehmen.Die Form der Nomenklatur der Dinge sollte rechtzeitige Aktualisierung zulassen.Deshalb wird, wenn die Indizierung Angelegenheiten sollte die Möglichkeit der neuen Indizes bieten und verstehen sich inklusive ersetzen zuvor zugewiesenen Indizes bereits Fällen gebildet.Rollover unerledigten auf den Bereich übertragen werden nächstes Jahr, unter Beibehaltung der ursprünglichen Zahl.
Gegenstand jeweils sollte klar sein, und die Zusammensetzung der Materie und den Inhalt der Dokumente, die in diesem Ordner abgelegt werden vollständig offenbart.In dem Ordner, müssen Sie den Index und die Haltbarkeit des Falles anzugeben.Konsolidierung von Fällen erfolgt auf nominaler Basis durchgeführt, beispielsweise Bestellungen, Protokolle, Aufträge und so weiter.Cases im Detail beispielsweise so konfiguriert werden, entsprechend einem bestimmten Reporter, Korrespondenz für die Versorgung mit Rohstoffen, Korrespondenz mit Reportern, kombiniert auf territorialer Grundlage, und so weiter.
Beim Gruppieren von Dokumenten sollten ihr Augenmerk auf die Bedingungen ihrer Lagerung zu bezahlen.Sie können nicht in einem Fall Dokumenten von temporären und permanenten Speicherung oder unterschiedlichen Lagerzeiten zu kombinieren.Es ist nicht erlaubt, in den Fall Entwürfe sind, irrelevant Dokumente oder Kopien von Optionen multipliziert.Bei der Bildung der Fälle ist nötig, um das Dokument für alle Signaturen und richtigen Abstand zu überprüfen.
Indexing Angelegenheiten und die Rangfolge sollte in der Reihenfolge ihrer Bedeutung vorgenommen werden.Der erste Überblick über die wichtigsten Dokumente (Bestellungen, Verordnungen oder andere Verwaltungsunterlagen).Die Palette der Fälle sollten Codes und Überschriften der Dinge, Daten und Lagerbedingungen, um die Evakuierung enthalten.Die Palette der Fälle durch die bestehende Ordnung und die Organisation zugelassen vereinbart mit dem Offizier der Staatsarchiv der Region.Am Ende des Jahres in der Nomenklatur betreffen endgültige Datensatz, der die Anzahl der Fälle, die im Laufe des Jahres in jeder Kategorie geöffnet wurden.Filing Fälle von dauerhaften Archivierung oder Beseitigung der Fälle von vorübergehenden Lagerung (nach Ablauf) wird in der Instruktion über die Büroarbeit die Organisation rechts durchgeführt.
