Was ist die Registrierung von Dokumenten und was es war für die Organisation?Lassen Sie uns diese Frage zu beantworten, um: zuerst - das "Was", und dann - ", warum."
So, sagte der Prozess ist die Fixierung der Tatsache des Empfangs oder der Erstellung eines Dokuments.Im Zuge ihrer geschieht gestanzt direkt auf der speziellen Index erstellt oder die Organisation des Papiers erhalten.Aber das ist nur die Hälfte der Prozess.Der zweite Teil - so dass die relevanten Informationen über die "Neuen" in der besonderen Anmeldeformular.Der Index ist in der Regel aus mehreren Teilen zusammengesetzt ist.Erstens die Sequenznummer.Es kann ergänzt werden Indizes Performer Nomenklatur der Fälle Klassifikator Empfänger, und so weiter.Komponenten können in unterschiedlicher Reihenfolge angeordnet sein.Der Index der Nomenklatur und den Klassifizierer verwendet wird, kann am Ende gegeben werden - erstens kann beispielsweise eine Nummer, und dann werden.Aber die Möglichkeit, eine umgekehrte Reihenfolge.Übrigens ist die Zuordnung von Sonderrufnummern, die auch enthalten eine Kombination aus Buchstaben und wird von Gründungsunterlagen und Registrierung aus.
muss sagen, dass das Unternehmen oder das Unternehmen sollte eine globale Registrierungsunterlagen sein.Das heißt, sollten ohne Ausnahme, Geschäftspapiere, ein- und ausgehende fixiert werden.
ist ferner zu beachten, dass die Registrierungsunterlagen der Organisation muss folgende Anforderungen erfüllen:
• einmal - entweder erhalten oder zu schaffen Dokumentation wird nur einmal aufgezeichnet.Wenn wir über den Innenaufträgen sprechen, dann von Abteilung zu Abteilung, reisen sie mit am Anfang der Nummer (Index) der zugeordnet.Diese Regel gilt gleichermaßen für die amtliche Korrespondenz und Bestellungen für raue Führung.
• Aktualität - hier bedeutet, dass die Registrierung von Wertpapieren von außen empfangen wird, wird auf dem Tag der Ankunft durchgeführt.(- Am nächsten Tag maximal) Wenn wir über inländische Aufträge, Weisungen oder Aufträge zu sprechen, können sie für die Unterzeichnung des zuständigen Beamten festgelegt werden.
• Trennung - für jede Vielzahl von Geschäftspapieren hat persönliche Fixierung (eingehende, ausgehende Aufträge, Protokolle, Sitzungsprotokolle, Bestellungen usw.).
• Uniformity - Anmeldung erfolgt immer nach den gleichen Regeln.Das Anmeldeformular ist egal.
• Vollständigkeit der Tat - bei der Eingabe von Daten in das Anmeldeformular Sie, so viele Informationen in es angezeigt werden soll.Insbesondere in Bezug auf den Inhalt eines Dokuments.
Neben Festsetzung alle Wertpapiere im Unternehmen müssen innerhalb eines Jahres (Kalender) durchgeführt werden.
Und jetzt ist es Zeit, um die Frage zu beantworten: "Warum?"In der Organisation Anmeldeunterlagen verwendet werden können, eine Vielzahl von Aufgaben zu lösen.Stellen Sie sich das beste Beispiel.Wenn am Ende des Kalenderjahres zu übernehmen und zu analysieren, die Seriennummern, können Sie den Überblick über das Wachstum der Informationsfluss zu halten.Diese Informationen können auf die berechtigten Forderungen des Generalsekretärs zu führen, seine Gehaltserhöhung (als Option -, die Anzahl der Mitarbeiter des Sekretariats zu erhöhen).
