Para mantener correctamente los archivos, usted debe saber lo que la nomenclatura.Por definición, la nomenclatura se llama la lista compilada de un cierto sistema de transferencia de esos detalles, materiales, estructuras que se utilizaron producción.En la elaboración de una lista de este tipo, cada uno de dichos materiales se asigna al código condicional de números, letras o combinaciones alfanuméricas - Número de valores.
nomenclatura de los asuntos en trámites - una lista sistemática de los contenidos de los documentos oficiales (o casos) que se realizan durante el funcionamiento de cualquier organización.Nomenclatura se determina, ¿cuánto tiempo se debe almacenar el papel, y en qué orden a tomar forma.Por ejemplo, a mediados de nivel de escuelas revistas (gimnasio) escolares se mantienen por el director de estudios por otros 5 años después de la liberación de los estudiantes.Principales funciones
principal objetivo en la elaboración de casos de nomenclatura - para hacer el trabajo del aparato administrativo más perfecto, productivo, deshacerse de los toffees burocráticos.Solución Operativo y cualitativa de muchos problemas, las actividades de toda la organización a menudo en función del orden en el que se guardan los documentos, la facilidad con que se pueden encontrar el la carta, lo bien que se clasifican y sistematizada.Clasificación correcta no funciona solamente expedita con los documentos y facilita el trabajo de los archivos y registros.
Considere el ejemplo de lo que la nomenclatura de los asuntos y las direcciones en las que es más eficaz.
- organización de documentos - cuando los documentos se han utilizado en todo caso (redacción de contratos, transacciones, la finalización de la causa penal, la tarjeta de informe previsto, etc.), y luego se fue fuera de servicio activo, de acuerdo con la nomenclatura, se almacenan en las organizacionesen un cierto orden.Esto se aplica tanto papel y electrónicos, se almacenan en la base de datos informática.
- contenido de información acerca de qué términos el documento se guarda, el tiempo que puede ser ratificado.En todos los casos incluidos en la gama, tiene su tiempo especificado para guardar documentos contenidos en el mismo.Los documentos más valiosos e importantes, más tiempo persistirán.Es decir, cuando se trabaja con documentos en su evaluación se lleva a cabo de inmediato - una especie de examen de valores.Ayuda con la propia empresa.
- Asegurar la indexación de Asuntos.La gama de negocios a menudo se utiliza en el proceso de los documentos de registro y el índice de la nomenclatura del caso se convierte en una parte integral del número de registro del documento.Se puede observar en la preparación del inventario, cuando en el trabajo o en el establecimiento de la inventario se va.
- Actúa como una referencia en el estudio de la estructura organizacional de la institución, etc.
- El papeleo se considera la base para el estado del inventario del periodo permanente o temporal de los documentos de almacenamiento y de contabilidad.
- utilizado como un esquema de ejemplo para crear y ayuda para la presentación de documentos.
Por lo tanto, un buen conocimiento de lo que es el rango y habilidades en el trabajo con que son necesarios en cualquier organización o institución en la empresa.El rango debe abarcar todas las actividades de la institución documental.
clasificación Nomenclatura
Nos nomenclatura tiene sus propias normas y requisitos en el diseño, no pueden ser rotos.Ellos se expresan en manuales especiales y las instrucciones para el mantenimiento de registros.
aceptó asignar tres tipos de nomenclatura de negocios: tipos
- ;
- ejemplar;
- diseñado individualmente para una organización específica.
¿Cuál es la gama de tipos, es evidente a partir del nombre - es documentos normativos, establecieron la composición de los casos utilizados en las organizaciones del mismo tipo.
rango estimado está diseñado para determinar la composición aproximada de casos que de llegar a convertirse en la organización de mantenimiento de registros, donde se distribuye la gama.Estas muestras no son procedimientos regulatorios y recomendaciones.Una característica distintiva - los documentos de este tipo se especifican índice.
nomenclatura de oficina típico y ejemplar desarrollado por los padres para sus organizaciones subordinadas.Gama
individual - diseñado específicamente para una organización en particular, y teniendo en cuenta las características específicas de sus actividades.Para una muestra típica generalmente se toma o acerca de ellos y hacer los cambios necesarios.
