La eficacia de la contabilidad está muy condicionado por la Entidad Gestora de almacenamiento de documentos que se acumulan en la empresa.Por lo tanto, para evitar problemas, cualquier contador siempre debe familiarizarse con los requisitos para el calendario y el orden de almacenamiento de documentos de conformidad con la legislación de la Federación Rusa.
Cuál es el procedimiento para almacenar documentos?
la legislación federal de 2013 exige que cualquier empresa para almacenar todos los documentos originales, estados financieros, registros contables y normas de funcionamiento, así como cualesquiera otros documentos relacionados con las actividades de la entidad económica.Se aplica esta regla y por un período de almacenamiento de documentos en formato electrónico, que se utilizan cada vez más en la actividad económica de las empresas de diversas formas organizativas y legales.
Cuánto tiempo debo mantener registros?
almacenamiento a largo plazo de los documentos - por lo menos cinco años, o más (de acuerdo a las reglas establecidas en la organización).Curiosamente, el Código Tributario prevé otros períodos de almacenamiento (cuatro años).Esto se aplica a todos los estados financieros, y el período se calcula desde su último uso.Lo ideal sería, por supuesto, mantener registros durante cinco años, lo que le ahorrará mucho tiempo y los nervios si pasa algo!También hay que considerar los documentos sobre operaciones de comercio exterior.Si en un país extranjero contraparte ofrece un período de conservación más largo que en Rusia, es mejor elegir, en lugar de a la esperanza de que con el reparto en el futuro no habrá problemas.Y está obligado a proporcionar en el reglamento interno de la empresa que va a alertar a los empleados un montón de errores.
Quién es responsable de mantener los documentos?
De acuerdo con la "letra" de la ley, el jefe de la organización, es decir,su director general, personalmente responsable de guardar documentos en los archivos de la empresa.Si el período de almacenamiento de documentos y organización de los documentos no se cumple, entonces la empresa deberá pagar una multa de diez mil rublos, y por violación repetida - treinta mil.En el caso, si tal irresponsabilidad condujo a una subestimación de la cantidad del impuesto, usted tendrá que pagar el veinte por ciento de los impuestos no pagados, pero la multa no podrá ser inferior a cuarenta mil rublos.Legislación rusa también establece sanciones por separado con funcionarios de las pérdidas, lo que resultó en la organización ineficiente de almacenamiento de documentos en la empresa.
Cómo es la destrucción de los documentos, que la ley de prescripción ya ha expirado?
Para empezar, hay que señalar que algunos documentos no se destruyen, pero transfiere al archivo municipal, por lo que es importante tener en cuenta no sólo de su vida útil, sino también para cuidar de la inscripción "Comisión de Verificación de Expertos" (EPA).Si no hay necesidad de transferir los documentos al archivo, el jefe de la organización deberá emitir un certificado de destrucción de documentos.Si dicho acto no ha sido elaborado, los documentos se consideran desaparecidos, y necesitaban una orden que se nombra una comisión para investigar la desaparición.
