A menudo, especialmente en las organizaciones pequeñas, el director de la oficina se suele llamar el Secretario.Suena mucho más sólida posición, pero el hecho de que un administrador de tareas de oficina diferir de secretariado (aunque sin duda tienen mucho en común), que rara vez se preocupan en este caso.
¿Cuál es la responsabilidad del empleado?En primer lugar la responsabilidad del director de la oficina es trabajar con documentos.El empleado recibe la correspondencia recibida, lo registra, envía al destinatario, si es necesario, enviar al archivo.También acepta solicitudes de otros empleados, los informes a la firma del Director General les aseguró el sello y, a continuación, le da la espalda.Las funciones del director de la oficina es trabajar con documentos internos: las órdenes de impresión y despacho, almacenamiento, envío y archivos contables, trabajando con la correspondencia saliente.Si es necesario, debe ser capaz de trabajar con cualquier equipo de oficina: fax, escáner, copiadora, y los documentos tipo e imprimir.El entrenamiento de las instalaciones para presentaciones, teniendo actas de reuniones, salas de reuniones y huéspedes de acogida y los clientes de la compañía también se incluye en las funciones de director de la oficina.Empleado
menudo tienen que lidiar con tareas de secretaría tradicionales: Distribución de los socios o administradores de invitados en hoteles, habitaciones, boletos de avión y billetes de tren de reserva.Dependiendo de las características específicas de la empresa, y él director de la oficina puede ser representante de su empresa en las negociaciones comerciales, y llevar a cabo las funciones del jefe de personal: la búsqueda de nuevos empleados, la creación de programas de promoción y capacitación, basándose en el trabajo.A veces se trata de cuestiones de tecnología de la información, el desarrollo de nuevos programas.Responsabilidades
Operations Manager asumen conocimiento: las leyes y reglamentos que rigen las, la información, las empresas comerciales legales
- .Fundamentos
- de la gestión, el marketing, el espíritu empresarial y de negocios.
- Fundamentos de la sociología, la psicología, la ética de la comunicación empresarial, no han trabajado con el personal y el público.Procedimiento
- para la elaboración de propuestas de negocio, informes, planos, contratos y acuerdos.
- Fundamentos de la gestión, los fundamentos de la ergonomía y seguridad.
Además de estas tareas, funciones gerente de oficina incluye inventario y software de oficina necesario para los suministros de operación (equipos de oficina, papel y otros accesorios), que son necesarios para el trabajo de los empleados.También está obligado a llevar un registro de estos materiales para asegurar su emisión, determinar el orden de recepción, para organizar y realizar un seguimiento de los pagos por suministros.Las funciones del director de la oficina es para monitorear el estado de los equipos de oficina, que incluye: un desafío operacional para dominar para reparaciones, reemplazo oportuno de los consumibles (tales como cartuchos), si no se puede reparar - la sustitución de equipo de oficina.
Dependiendo de las normas adoptadas en la empresa, y su gerente de oficina tamaño o que recibe llamadas y faxes, transmita a la persona adecuada, envía faxes y llamar a los clientes y socios, o supervisa el trabajo de los secretarios, incluyendo la cultura monitoressu discurso.También deberes del director de la oficina es para controlar el estado sanitario de la oficina, las reparaciones organización planificada, llame a personal técnico para la solución de problemas (por ejemplo, la sustitución de las lámparas o interruptores fregadero).
En general, esta lista puede incrementarse o reducirse, en función del trabajo.Por eso es necesario en una etapa de la entrevista para preguntar lo que el director de la oficina (funciones del empleado en la empresa).
