Kõik dokumendid pärast nende täitmist tuleb rühmitada nii.Mõiste "äri" vastavalt GOST 51141-98 tuleb mõista ühte dokumenti või dokumentide kogum, mis on seotud konkreetse suuna organisatsiooni ja paigutatakse kausta eraldi kaas.Sest õige teket, ladustamise ja raamatupidamise küsimustes iga organisatsioon peab igal aastal (arvestades muutusi sise- ja väliskeskkonna) nomenklatuuri tõmmatud asjade kaudu, mis tagab kiire otsing dokumente.
moodustamisel asjade võimaliku jaotuse puhul tuleb lähtuda nõuetest ühtse riikliku süsteemi arvestuse pidamiseks.Peamised sätted on esitatud GOST 51141-98, peamine dokumendid arhiiviseaduse osakonna alla valitsuse, Vene Föderatsiooni, suunised arhiivinduse organid, nimekirjad dokumentaalfilme.Sa peaksid alati järgima tingimusi ladustamine dokumente ja faile.Kui organisatsioon keeruline struktuur ja palju funktsioone igas osakonnas ja kogu organisatsioonis kehtib ühtsete põhimõtete korraldamine dokumente, tekke ja indekseerimine juhtudel.Seetõttu nomenklatuuri asjade osakonna töötajad, teenuse kvaliteet, muu struktuuriüksus või organisatsioon peaks moodustatud nõuete reguleerivate dokumentidega.
Esimene samm on teha kindlaks probleemid ja kategooriate dokumendid, mis peavad sisaldama nomenklatuuri suhete osakonna või organisatsiooni.Peaksime lähtuma vajadusest katta kogu summa dokumentatsiooni, kuidas luua ja vastu võtta.Kui uusi küsimusi, mis ei kuulu nomenklatuuri, on vaja teha täiendusi.Vorm nomenklatuuri asjade peaks võimaldama õigeaegselt ajakohastada.Seega, kui indekseerimine asjade peaks andma võimaluse uute indeksid ja sisaldavad asendada varem määratud indeksid juba moodustunud juhtudel.Rollovers lõpetamata äri üle hulga järgmisel aastal, säilitades algse number.
teema Igal juhul peab olema selge ja täielikult avalikustatud koosseisu küsimust ja dokumentide sisu, mis paigutatakse see kausta.Kaustas, peate täpsustama indeks, ja säilivusaeg puhul.Konsolideerimine juhtudel toimub nominaalse alusel, näiteks tellimusi, protokollid, korraldused jne.Juhtudel saab seadistada detail, näiteks kirjavahetus teatud reporter, kirjavahetus tarnimise tooraine, kirjavahetus ajakirjanikele, kombineeritud territoriaalsel alusel, ja nii edasi.
Kui rühmituse dokumendid peaksid pöörama tähelepanu nii oma ladustamiseks.Sa ei saa kombineerida üheks toimikust ajutise ja püsiva ladustamise või erinevate andmete säilitamise aja.Ei ole lubatud lisada puhul eelnõud, ebaoluline dokumentide või nende koopiate võimalusi korrutada.Moodustub juhtudel on vaja kontrollida dokumendi kõik allkirjad ja korralik kliirens.
indekseerimine asjade ja järjekorras tuleks tähtsuse järjekorras.Esimene kirjeldab tähtsamaid dokumente (korraldused, määrused ja muud haldusaktid).Vahemikus juhtudel peaks sisaldama koode ja rubriike asjade, kuupäev ja hoiutingimused, et evakueerimine.Vahemikus juhtudel heaks kiidetud kehtestatud korra ja organisatsiooni kokku lepitud ametiisikule arhiiv piirkonnas.Lõpus aasta nomenklatuuris välja lõplik rekord näitab juhtumite arv, mis avati aastal igas kategoorias.Taotluse juhtudel püsiva arhiveerimise või kõrvaldamise juhtudel ajutise ladustamise (at lõppemist) on läbi viidud juhend office-töö organisatsioon õigus.
