Kaikki asiakirjat jälkeen niiden toteutuksen on ryhmitellään tapauksessa.Termi "yritys" mukaisesti GOST 51141-98 on ymmärrettävä yksi asiakirja tai joukko asiakirjoja, jotka liittyvät tietyn suunnan organisaation ja sijoittuvat kansioon erillisessä kirjekuoressa.Oikea muodostumista, varastointi ja kirjanpito asiat kunkin organisaation on vuosittain (ottaen huomioon muutokset sisäinen ja ulkoinen ympäristö) nimikkeistön vedetään asioiden, jonka kautta varmistetaan nopea haku asiakirjoja.
Muodostettaessa asioihin jakautuminen olisi noudatettava vaatimuksia yhtenäisenä valtiona tietojärjestelmä.Tärkeimmät säännökset ovat GOST 51141-98, tärkeimmät asiakirjat Arkisto osaston nojalla hallituksen, Venäjän federaation, suuntaviivat arkistointia elimet, luettelot dokumentteja.Sinun tulisi aina noudattaa ehtoja varastointi asiakirjoja ja tiedostoja.Jos organisaatio monimutkainen rakenne ja monia toimintoja kussakin yksikössä ja koko organisaatio hakee yhtenäisten periaatteiden järjestää asiakirjoja, muodostumista ja indeksointi tapauksissa.Siksi nimikkeistön asioiden osasto henkilökunta, palvelun laatu, muita rakenteellisia yksikön tai organisaation pitäisi muodostaa täyttämään sääntelyn asiakirjoja.
Ensimmäinen askel on tunnistaa ongelmat ja asiakirjaluokkia että on oltava nimikkeistön asioiden osasto tai organisaatio.Meidän pitäisi edetä tarve kattaa koko määrän asiakirjoja, miten luoda ja sai.Kun uudet kysymykset eivät kuulu nimikkeistön, on tarpeen tehdä lisäyksiä.Muodossa nimikkeistön asioiden pitäisi mahdollistaa ajoissa päivittää sitä.Siksi, kun indeksointi asioiden pitäisi tarjota mahdollisuus uusien indeksien ja jättää korvaa aiemmin osoitettu indeksit jo muodostunut tapauksissa.Päälleosoituksilla keskeneräisiä asioita siirretään alue ensi vuonna, säilyttäen alkuperäisen numero.
kohteena kulloinkin tulisi olla selkeitä ja täysin paljastaa ainekoostumus ja sisällöstä asiakirjoja, jotka on sijoitettu tähän kansioon.Kansiossa on määritettävä indeksi, ja säilyvyyttä asiassa.Konsolidointi tapauksissa suoritetaan nimellinen perusteella, esimerkiksi tilauksia, protokollia, tilaukset ja niin edelleen.Tapauksissa voidaan konfiguroida yksityiskohtaisesti, esimerkiksi kirjeenvaihto tietty toimittaja, kirjeenvaihto raaka-aineiden, kirjeenvaihto toimittajille, yhdistetty alueellisin perustein, ja niin edelleen.
ryhmittelyyn asiakirjojen tulisi kiinnittää huomiota niihin liittyvät varastointi.Et voi yhdistää yhdeksi tapaus asiakirjat väliaikaista ja lopullista varastointia tai eri säilytysajat.Se ei saa sisällyttää tapauksessa luonnokset, merkityksettömiä asiakirjoja tai kopioita vaihtoehtoja kerrottuna.Muodostumista tapauksissa on tarpeen tarkistaa asiakirja kaikille allekirjoitukset ja oikea välys.
Indeksointi asioiden tärkeysjärjestys olisi tärkeysjärjestyksessä.Ensimmäinen hahmotellaan tärkeimmistä asiakirjoista (tilaukset, asetukset ja muut hallinnolliset asiakirjat).Valikoima tapauksissa pitäisi koodeja ja otsikot asioiden, päivämäärät ja säilytysolosuhteet, jotta evakuointi.Valikoima tapausten hyväksymä järjestystä ja järjestö sovittu virkamiehelle arkisto alueen.Lopussa vuoden nimikkeistöön antamia lopullinen ennätys osoittaa useita tapauksia, jotka avattiin vuoden aikana kussakin luokassa.Arkistointi tapauksissa pysyvä arkistointi tai hävittäminen tapauksista väliaikaista varastointia (at päättyminen) suoritetaan opastus toimisto-työn organisaation oikea.
