Pour maintenir correctement les fichiers, vous devez savoir ce que la nomenclature.Par définition, la nomenclature appelé compilée par un certain système de transfert de la liste des pièces, des matériaux et des conceptions qui ont été utilisés production.Dans l'élaboration d'une telle liste, chaque matériau est affecté au code conditionnel de chiffres, des lettres ou des combinaisons alphanumériques - numéro de stock.
nomenclature des affaires dans la paperasse - une liste systématique du contenu des documents officiels (ou des cas) qui sont faites pendant le fonctionnement de toute organisation.Nomenclature est déterminé, combien de temps le papier doit être stocké, et dans quel ordre à prendre forme.Par exemple, dans les écoles de niveau intermédiaire magazines (gymnase) de l'école sont tenus par le directeur des études pour un autre 5 ans après la libération des étudiants.
principales fonctions
objectif principal lors de la compilation du nombre de cas - pour faire le travail de l'appareil administratif plus parfaite, productive, se débarrasser des caramels bureaucratiques.Solution opérationnelle et qualitative de nombreux problèmes, les activités tout au long de l'organisation sont souvent en fonction de l'ordre dans lequel les documents sont conservés, la façon dont ils peuvent facilement trouver le sur-demande, la façon dont ils sont classés et systématisée.Classement correct non seulement travailler rapidement avec des documents et facilite le travail des archives et des dossiers.
Prenons l'exemple de ce que la nomenclature des cas, et dans quel sens il est plus efficace.
- organisation des documents - lorsque les documents ont été utilisés dans tous les cas (rédaction de contrats, les transactions, l'achèvement de la procédure pénale, la carte de rapport prévu, etc.), et ensuite sur l'utilisation active, selon la nomenclature, ils sont stockés dans les organisationsdans un certain ordre.Cela vaut tant pour le papier et électroniques, sont stockés dans la base de données informatique.Contenu
- des données à propos de quels termes le document est sauvegardé, combien de temps il peut être ratifié.Dans chaque cas inclus dans la gamme, dispose de son propre temps spécifié pour enregistrer des documents qu'il contient.Les documents les plus précieux et les plus importants, plus il persistera.Autrement dit, lorsque l'on travaille avec des documents dans leur évaluation a lieu immédiatement - une sorte d'examen de valeurs.Il contribue à l'entreprise elle-même.
- Sécurisation indexation affaires.La gamme de l'entreprise est souvent utilisé dans le processus des documents d'enregistrement et de l'indice de la nomenclature de l'affaire devient une partie intégrante du numéro d'enregistrement du document.Il peut être observé dans la préparation de l'inventaire, quand au travail ou à l'institution vient inventaire.
- Actes comme une référence dans l'étude de la structure organisationnelle de l'institution, etc.
- La paperasse est considéré comme la base de l'état des stocks de la période permanente ou temporaire des documents de stockage et de comptabilité.
- utilisé comme un exemple de schéma pour créer une carte-index et des informations sur les documents utilisés.
Ainsi, une bonne connaissance de ce qui est la gamme et les compétences à travailler avec lui sont nécessaires dans toute organisation ou institution dans l'entreprise.La gamme devrait couvrir toutes les activités de l'institution documentaire.La classification de la nomenclature
Nous nomenclature a ses propres normes et exigences dans la conception, ils ne peuvent pas être rompu.Ils sont comptabilisés dans les manuels spéciaux et des instructions pour la tenue de dossiers.
accepté d'allouer trois types de nomenclature de l'entreprise: types
- ;
- exemplaire;
- conçu individuellement pour une organisation spécifique.
Quelle est la gamme de types, il est clair à partir du nom - est des documents normatifs, ils ont établi la composition des cas utilisés dans les organisations du même type.
gamme estimée est conçu pour déterminer la composition approximative de cas qui se mettent en marche dans le dossier maintien organisation, où la gamme est distribuée.Ces échantillons ne sont pas bureau de réglementation, et des recommandations.Un trait distinctif - les documents de ce type sont spécifiés index.
nomenclature de bureau typique et exemplaire développé par la société mère pour ses organisations subordonnées.Gamme
individuelle - conçu spécifiquement pour une organisation particulière, et en tenant compte des spécificités de ses activités.Pour un échantillon typique est habituellement pris ou à leur sujet et faire les changements nécessaires.
