Mémo - constituent selon les exigences

document toute entreprise est une collection de documents de caractère différent, systématisée d'une certaine manière.L'un des documents est une note.Caractéristiques

générales et objectif du document

Pour commencer, il convient de noter que le mémorandum - papier d'affaires, qui est à la fois la nature informatif et consultatif.Il est conçu pour fournir la tête de la société ou le superviseur.Ce document peut être faite par tout employé de la société, pour deux raisons:

1. A l'initiative de l'employé.
2. Sur le manuel d'instructions.

Dans tous les cas, le document contient des informations détaillées sur les questions individuelles, spécifiques.En fait, il est - l'opinion des employés exprimé par écrit.Il ya des cas où la décision de la tête des considérations que vous devez savoir à leurs subordonnés sur les circonstances d'une affaire.Ensuite, l'employé doit faire une réponse motivée, et enfin ajouter votre opinion personnelle sous la forme de propositions et de recommandations concrètes.En conséquence, une telle note est de plus en plus une opinion personnelle de l'individu.

Ne confondez pas

acceptées pour la préparation d'un document, vous devez savoir exactement ce qui est nécessaire pour fournir.Certains types de correspondance d'affaires sont très semblables les uns aux autres et peuvent être facilement confondus.Par exemple, des notes d'affaires sont de trois types: bureau, mémorandums et explicative.Dans le même temps, entre les deux il ya trois différences significatives qui ne permettent pas la personne compétente pour effectuer cette erreur.Ces documents sont différents:

1. Selon le destinataire, soit la personne à qui ils sont destinés.Contrairement à l'officiel, une note explicative est écrit à son superviseur immédiat et le rapport du personnel, en plus, peut être faite directement à l'administrateur de la société.

2. Thème et la charge sémantique de l'information contraire.Objet exposé clair du nom lui-même.Le service fait partie de la correspondance d'affaires entre les départements de l'entreprise.Mémo objet peut être différent: rapports périodiques

• ;
• disposition ponctuelle d'informations sur les questions pertinentes.

3. Si l'exposé officiel et sont pour une utilisation au sein de l'entreprise, la note peut être à la fois interne et externe.Dans le premier cas, il est pour le directeur de la société, et le second - à un tribunal supérieur.

Lorsque le document est établi

protocole - est une mesure nécessaire.Il est fait quand la situation devient hors de contrôle et a menacé l'entreprise en grave difficulté.En d'autres termes, la situation doit être critique.À ce stade, l'employé apporte à l'attention de la direction et détaille les circonstances connues de lui.Cela peut être une menace pour la mise en œuvre du plan ou de générer les bénéfices attendus.Le document vise à attirer l'attention sur les dirigeants de ce problème et essayer de corriger la situation.Chaque spécialiste dans son propre chemin représente la résolution de la situation.Dans la note, il décrit en détail sa version et la présente ses propres points de vue sur cette question.Pour plus de commodité, l'information contenue dans ce document est fait sous forme totalement gratuit.Ce style vous permet absolument tout employé d'exprimer leurs points de vue sur une question spécifique unique sans crainte d'être incompris par les autres.

Causes du document

Il ya plusieurs raisons à cause de mémo qui peut être composé.Un échantillon ou un motif unique pour tous les cas possibles à faire, bien sûr, possible.Mais pris aucune raison concrète d'exiger d'une manière individuelle de présentation.Les raisons peuvent être très différentes:

• en retard au travail;L'absentéisme
• ;
• manquement;
• conflit entre les employés;Présentation
• des résultats de l'audit;Communication
• des informations sur son erreur;
• une menace pour effectuer des tâches de routine;Informations
• sur le comportement inacceptable de l'employé.

Les raisons sont nombreuses et chacun d'entre eux nécessite une approche individuelle et les procédures spécifiques.Après avoir reçu des informations de première main, le chef devrait l'étudier à fond et prendre une décision éclairée.Il est souvent nécessaire pour obtenir des informations supplémentaires auprès d'autres participants dans le problème.Ils devront soumettre à la direction de son éclaircissements sur les questions soulevées.

Si quelqu'un quelque chose de cassé

en termes de production - est pas rare.Sans eux, le workflow et la communication entre les gens est impossible.La note la plus commune au sujet de la violation de la discipline du travail.Le comportement du personnel en milieu de travail est toujours ambiguë.Tout écart par rapport à la norme acceptée est généralement perçu comme une violation et entraîne des sanctions appropriées.Pour imposer une sanction est seulement gestionnaire intitulé, de sorte que le reste du personnel, y compris le superviseur immédiat ne peut l'informer de ce qui était arrivé et à offrir sa propre version de l'impact sur le collègue de négligence.L'algorithme d'élaborer une telle note est comme suit.

1. service ou de l'unité nom.Spécifiez le coin supérieur gauche de la feuille.
2. Destinations (CEO).Indique le coin supérieur droit.
3. Nom du document.Rédigé ci-dessous en grosses lettres avec une ligne rouge.Le document
4. nombre.
5. lieu compilation.Objet
6. .Texte
7. du document: Nomet la position de l'auteur, la date de la violation, le type d'infraction, la cause de l'incident, la proposition de la reprise.
8. titre, le nomet la signature de l'employé qui a préparé le document.

Si collègue coupable

mémo à l'employé peut être faite superviseur direct ou un collègue.Les raisons les plus communes pour lesquelles elle est faite sont négatifs: la violation, délit d'inconduite.Dans ce cas, une note vise à établir le fait de ce qui est arrivé et de prévenir une récidive à l'avenir.Avoir un tel document, le gestionnaire doit comprendre la situation et prendre une décision.Dans ce cas, cela dépend si imposée à l'employé une pénalité ou pas.Si un accident survenu négative la première fois, nous pouvons restreindre la prévention et la conversation édifiante.Si elle est adoptée en violation du système, il sera puni conformément à la législation du travail.Le gestionnaire doit imposer un visa, qui sera enregistré par la décision.Les rapports de notation sont établis sur les travailleurs et à d'autres occasions.Par exemple, le chef du département a le droit de faire une note adressée au Directeur général sur la promotion de ses subordonnés pour le travail diligent ou d'un travail bien fait.Le principe du dessin - la même, seul le texte est positif.

difficile d'écrire un mémo?

Créer un mémo est pas difficile.Échantillon d'écriture, si nécessaire, vous pouvez toujours prendre le secrétaire.Grâce à ses mains passé de nombreux documents similaires.La chose principale est d'expliquer clairement l'essence de ce qui est arrivé.Après la lecture du document, le gestionnaire doit avoir une idée claire de ce qu'il voulait dire que le compilateur "message".Les faits doivent être décrits dans l'ordre chronologique, étape par étape, à l'ensemble surgit image lumineuse et claire.Il convient également de rappeler que le rapport de notation pour usage interne est habituellement fait sur une feuille standard A4 (ou A5).Si l'information est fournie dans l'organisation mère, le texte doit être imprimé tête de l'entreprise.Un tel document est absolument nécessaire de prévoir la signature de la tête.En conséquence, il sera signé par deux représentants de l'entreprise: la première - du compositeur, le second - le directeur.L'information peut être confirmée plus d'informations.Ils sont généralement fournis avec le document principal sous la forme d'annexes numérotées.

de faire les choses informations d'ordre

d'être entendu, vous avez besoin de savoir comment écrire un mémo.Un tel document est habituellement composé de trois parties principales.Raison

1. était la raison d'écrire cette note.Il est nécessaire de décrire clairement la situation et la liste de tous les faits connus.
2. les rédacteurs à propos de ce qui se passe.Il est nécessaire de bien analyser la situation et proposer sa décision de créer des problèmes.
3. Les conclusions générales et des mesures spécifiques.Informations

devrait être possible d'exposer brièvement et clairement que lors de la lecture du destinataire n'a pas perdu l'idée.Sinon, les faits peuvent être mal interprétés, et la décision ne sera pas apporter les résultats souhaités.Dans le texte, il est pas nécessaire pour exprimer leurs fantasmes, ou à déformer la réalité.Cette méthode est contre les règles.Si le besoin se fait sentir, le destinataire se prend un intérêt pour les compilateurs, de comprendre ce qui est arrivé et prendre une décision finale.

Par exemple, considérons un cas spécifique de non-accomplissement de leurs devoirs.Une note de service aux employés est pour le superviseur de la gestion de l'entreprise.Pour démarrer l'employé est donné le temps de corriger leurs erreurs.Sinon, le chef du service concerné, en présence de trois témoins de l'acte que l'employé n'a pas rempli la tâche les dates proposées.Le délinquant doit ensuite écrire une explication en bonne et due forme précisant les raisons.Employé

ne peut pas faire cela.Dans ce cas, il perd la dernière possibilité de se protéger.Note explicative passé superviseur pour examen.Sa décision finale, il exprime sous la forme d'une résolution.Information fournie au service du personnel pour la préparation d'une commande pour la récupération.Le degré de la peine est déterminée en conformité avec la loi.Si l'infraction était plutôt grave et répétée outre, le résultat peut être un rejet de l'article correspondant.