Tous les documents après leur exécution doit être regroupé dans le cas.Le terme "entreprise" en conformité avec GOST 51141-98 doit être compris un document unique ou un ensemble de documents qui se rapportent à une direction particulière de l'organisation et placés dans une housse de dossier distinct.Pour la formation, de stockage et de comptabilité des affaires correctes dans chaque organisation doivent chaque année (en tenant compte des changements dans l'environnement interne et externe) Nomenclature tirées affaires, à travers lequel a assuré une rapide documents de recherche.
En formant les affaires de toute la division devrait être guidée par les exigences du système d'État unifié d'archivage.Les principales dispositions sont énoncées dans GOST 51141-98, les principaux documents du Département des archives sous le gouvernement de la Fédération de Russie, les organismes des lignes directrices d'archives, les listes de documentaires.Vous devez toujours respecter les termes de stockage de documents et de fichiers.Si une organisation avec une structure complexe et de nombreuses fonctions dans chaque département et à travers l'organisation applique les principes uniformes d'organisation des documents, de la formation et des cas d'indexation.Par conséquent Affaires nomenclature personnel du département, la qualité de service, en toute autre unité de structure ou l'organisation devraient être formés pour répondre aux exigences des documents réglementaires.
La première étape consiste à identifier les questions et les catégories de documents qui doivent inclure ministère ou l'organisme Affaires nomenclature.Nous devrions procéder de la nécessité de couvrir la totalité du montant de la documentation comment créer et reçu.Lorsque les nouvelles questions non couvertes par la nomenclature, il est nécessaire de faire des ajouts.La forme de la nomenclature des affaires devrait permettre la mise à jour en temps opportun il.Par conséquent, lorsque Affaires indexation doivent offrir la possibilité de nouveaux indices et d'exclure remplacer indices affectés précédemment déjà formés cas.Roulements inachevé transféré à la gamme l'année prochaine, en conservant le numéro d'origine.
objet de chaque cas doit être claire et rendue pleinement la composition de la matière et le contenu des documents qui sont placés dans ce dossier.Dans le dossier, vous devez spécifier l'index, et la durée de vie de l'affaire.Consolidation des cas est effectuée sur une base nominale, par exemple, des commandes, des protocoles, des commandes et ainsi de suite.Les causes peuvent être configurées en détail, par exemple, la correspondance avec un certain journaliste, la correspondance pour la fourniture de matières premières, de la correspondance avec des journalistes, combinée sur une base territoriale, et ainsi de suite.
Lorsque des documents de regroupement devrait prêter attention aux conditions de leur stockage.Vous ne pouvez pas combiner dans un documents de stockage temporaire et permanente ou des périodes de stockage différents cas.Il est interdit d'inclure dans les projets de cas, des documents ou des copies d'options pertinentes multipliés.Dans la formation de cas est nécessaire de vérifier le document pour toutes les signatures et le dégagement approprié.
Affaires d'indexation et l'ordre de priorité devraient être faits par ordre d'importance.La première décrit les documents les plus importants (commandes, règlements ou autres documents administratifs).Le nombre de cas devrait contenir des codes et rubriques des Affaires, les dates et les conditions de stockage, de l'ordre d'évacuation.La gamme des cas approuvés par l'ordre établi et l'organisation accord avec l'agent de l'Archive État de la région.À la fin de l'année dans la nomenclature émis enregistrement final indiquant le nombre de cas qui ont été ouverts au cours de l'année dans chaque catégorie.Dépôt cas de l'archivage ou de l'élimination des cas de stockage temporaire permanente (à l'échéance) est réalisée dans l'Instruction sur le travail de bureau de l'organisation à droite.
