Quel est l'enregistrement des documents et de ce qu'il était pour l'organisation?Répondons à cette question dans l'ordre: d'abord - le «quoi», puis - «pourquoi».
Donc, dit que le processus est la fixation du fait de la réception ou de la création d'un document.Dans le cadre de son événement estampillé directement sur l'indice spécial créé ou reçu par l'organisation du papier.Mais cela est seulement la moitié du processus.La deuxième partie - rendre l'information pertinente sur les «nouveaux venus» dans le formulaire d'inscription spéciale.L'indice est généralement composé de plusieurs parties.En premier lieu, le numéro de séquence.Elle peut être complétée indices artistes nomenclature des destinataires cas de classificateur, et ainsi de suite.Les composants peuvent être situés dans des séquences différentes.Tout d'abord, par exemple, peut être un nombre, puis - l'indice de la nomenclature et de classification utilisé peut être donné à la fin.Mais la possibilité d'une séquence inverse.Incidemment, l'attribution des numéros spéciaux, qui contiennent également une combinaison de lettres et se caractérise par des documents constitutifs et de l'enregistrement.
dois dire que la société ou la société devraient être un des documents mondiaux d'enregistrement.Autrement dit, devrait être fixé sans exception, papiers d'affaires, à la fois entrants et sortants.
convient en outre de noter que les documents d'enregistrement de l'organisation doivent répondre aux exigences suivantes: •
fois - soit reçue ou pour créer la documentation est enregistré qu'une seule fois.Si nous parlons des ordres internes, puis d'un département à, ils voyagent avec le attribué au début du numéro (index).Cette règle est également valable pour la correspondance officielle et les ordres pour le leadership rigoureux.
• Rapidité - ici ce qui signifie que l'enregistrement des titres reçus de l'extérieur, est effectuée le jour de l'arrivée.Si nous parlons de commandes domestiques, des instructions ou des ordres, ils peuvent être fixés pour la signature de responsables (maximum - le lendemain).
• Séparation - pour chaque variété de papiers d'affaires a fixation personnelle (entrants, sortants, des commandes, des mémos, des minutes de réunions, des commandes et ainsi de suite).
• Uniformité - l'enregistrement est toujours effectué selon les mêmes règles.Ce formulaire d'inscription n'a pas d'importance.
• exhaustivité de fait - à la saisie de données dans le formulaire d'inscription que vous voulez afficher autant d'informations en elle.Surtout en termes de contenu d'un document.
Outre la fixation de tous les titres de la société doit être réalisée dans l'année (civile).
Et maintenant il est temps de répondre à la question: "Pourquoi?"Utilisé dans les documents d'enregistrement de l'Organisation peut résoudre une variété de tâches.Prenons l'exemple le plus frappant.Si à la fin de l'année civile à prendre et analyser les numéros de série, vous pouvez garder la trace de la croissance des flux d'information.Cette information peut conduire à des exigences légitimes de la secrétaire d'augmenter son salaire (en option - pour augmenter le nombre du personnel du secrétariat).
