Sous le document pour comprendre les règles qui ont signé des solutions de progresser au sein de l'entreprise ou de l'institution à partir du moment où ils arrivent à l'archivage.La base de ce concept est de produire un document, l'examen, le transfert des organes exécutifs des mesures organisationnelles pour la mise en œuvre, la certification, l'enregistrement, l'envoi de l'acompte.
Il est un processus qui permet le mouvement de l'instance de document avec la vitesse de déplacement dans ces cas.Document Management - un processus qui doit être équilibrée avec les activités d'information de l'appareil administratif, en documentant chacune des solutions individuelles, le stockage des documents nouvellement arrivé.
grand nombre de lacunes dans la gestion de plusieurs périphériques connectés juste une mauvaise organisation de la circulation des documents.Par exemple, le processus de circulation de la solution de gestion de document devrait inclure trois éléments essentiels:
- soutien informationnel aux décideurs (ce qui inclut des informations fiables confirmant la justesse de la décision);Documentation
- de la décision elle-même (document administratif);Contrôle
- sur la mise en œuvre (qui comprend l'organisation des travaux proposés, les méthodes d'affectation, le respect des termes et conditions).
Comme peut être vu de cet exemple, le document - un recueil d'informations sur laquelle la décision sera donnée un statut;Préparation des solutions, y compris l'édition, la coordination, l'élaboration de l'approbation.Toutes ces étapes nécessitent le mouvement du document, non seulement entre les subdivisions structurelles de l'entreprise, mais aussi entre les artistes, allant de techniciens, experts, chefs de finition.La conclusion de cet exemple est que plus la vitesse de déplacement du document est élevé, plus la qualité de son rendement à chaque étape, meilleure est la direction de l'entreprise dans son ensemble.
Le terme lui-même est apparu dans la littérature dès 1920.Ensuite, on a pensé que le document - est l'organisation du travail, visant à la construction rationnelle de l'appareil d'Etat dans son ensemble, la répartition des responsabilités entre les différents artistes et services.En 1931, les techniques de gestion de l'institut a fait la première tentative de réglementer les principes uniformes d'organisation des entreprises.Ont établi des règles qui doivent être effectuées la réception et la livraison des documents, les règles d'exécution, le règlement de la signature.La prochaine étape de la réglementation législative de l'économie n'a pas reçu une telle chose comme l'externalisation, où l'accent a été mis sur les opérations techniques individuelles.Le document de programme, ces actes législatifs n'a pas été mentionné, même si en fait il est descendu juste à temps pour l'organisation de la circulation des documents.Depuis 1974, il a été signé par le document principal réglementant l'ensemble du workflow de processus, qui exploite à ce jour.
Cet acte est appelé «système étatique unifiée d'archivage" (EGSD), les points qui sont dédiés à l'organisation de la circulation des documents, des méthodes technologiques de traitement et d'application des règles.Cette collection est formulé la règle de base: "Document - un mouvement rapide de l'instrument par la façon très brève, comprend un investissement minimum de temps et de travail."Seulement en pratiquant approuvé une règle, vous pouvez vous attendre à améliorer la vie de la population, la croissance de l'économie de l'État.
Pour atteindre ces objectifs doivent intelligents, disciplinés, les dirigeants responsables, pour lesquels l'introduction de workflow basé sur EGSD sera une question d'honneur et de conscience.
