Afin de définir clairement les fonctions de secrétaire, vous devez savoir à propos de quelqu'un parle.Après tout, la position peut être vue de plusieurs manières.On sait, par exemple, adjointe administrative que l'employé de bureau, le Secrétaire général que la tête (la tête de) une certaine organisation, secrétaire d'État en tant que fonctionnaire, en tant que gestionnaire diplomatique secrétaire personne secrétaire comme un employé, et d'autres options.Dans la plupart des cas, de mentionner le poste, ils signifient un employé qui effectue des tâches (commandes) en tant que directeur de l'entreprise et les têtes de chacun de ses divisions.Il se trouve que les fonctions de secrétaire dans ce cas réduits à l'exécution des commandes simples pour les questions organisationnelles et techniques.
doit savoir quoi faire et secrétaire
Secrétaire Daily exerce les fonctions suivantes:
- recevoir des informations de ses subordonnés de transférer son siège.
- organiser gestionnaire de téléphone.En son absence, de recevoir des informations, puis porter à l'attention du directeur.
- recevoir et tenir des registres de messages téléphoniques.
- créer les conditions d'un fonctionnement normal de la tête: à suivre la demande de matériel de papeterie et de bureau.
- aider à l'organisation des conférences et réunions de production.Apporter aux participants la date, le lieu et l'heure de l'événement.Rassembler les matériaux nécessaires pour assurer la présence des participants et maintenir minutes de la réunion.
- tenir des registres de l'entreprise.À cette fin, le Secrétaire procède à la réception, la classification du courrier entrant et l'envoyer à la gestion.Puis, sur la base de visas imposé transmettre des documents interprètes sous la peinture.Les fonctions du secrétaire comprennent le contrôle de l'état d'avancement, le calendrier et les résultats de leur exécution.
- faire le travail d'impression et de reproduction de documents.
- organiser l'accueil des visiteurs à la tête de l'entreprise et la capacité de créer les conditions pour un rapides des questions de solution.
Afin d'accomplir ces tâches apparemment simples de la secrétaire, le travailleur a besoin de savoir:
- tous les dirigeants de la société et de ses divisions structurelles;
- charte, la dotation en personnel et la structure de l'entreprise, son profil, les perspectives de développement et de spécialisation;Règlements
- pour bonne tenue des registres;
- règles pour l'utilisation des équipements et des moyens de communication de bureau;Règles
- BTP, OT, la sécurité incendie et de l'hygiène industrielle;Règles
- de l'organisation dans le lieu de travail;
- Les actes réglementaires et juridiques, décrets, ordonnances pour la planification, la comptabilité et le contrôle de la qualité du travail effectué.Greffier
Spécificité
Quand il vient à la spécialisation plus spécifique, la situation est quelque peu différente.Prenez, par exemple, les fonctions de secrétaire-réceptionniste.Le titre même du poste est clairement aspect du travail défini.Typiquement, chaque entreprise dispose déjà d'une description de poste, qui décrit les activités spécialiste sur le travail de bureau.Si cette instruction est pas, il est préférable de le créer.Pour ce faire, vous devez utiliser le répertoire de qualification dans lequel les échantillons sont approximatives.Après cela, la version standard est nécessaire pour finaliser le respect de votre propre à l'organisme et les caractéristiques internes.En général, les responsabilités du Secrétaire-greffier doivent être clairement tracées trois domaines principaux:
- traitement de la correspondance.Réception, le traitement avec des techniques modernes et la livraison à temps.
- du bon entretien de la documentation interne.
- enregistrer, la comptabilité et le transfert de documents aux archives pour le stockage stricte.Caractéristiques
du référent
À certaines entreprises mis en place pour le personnel de ce bureau, qui comprend un large éventail de responsabilités: de la "help desk" à "assistant réalisateur".Une telle personne doit avoir une connaissance et une bonne maîtrise de l'atmosphère.Devoirs sekretaryareferenta légèrement élargi en raison de la montée en puissance.En général, il est - le travail habituel du Secrétaire, mais le mot "assistant" fait quelques ajouts à la liste standard.En particulier, l'adjointe administrative peut indépendamment effectuer l'accueil des visiteurs sur certaines questions.Posséder certaines informations, il est en mesure de prendre leurs propres décisions.En outre, le chef adjoint de la commission chargée effectue des activités relatives de l'organisation (entreprise).Parfois, les secrétaires sont obligés de l'administration des RH.Cela se fait uniquement lorsque le montant total des travaux vous permet d'effectuer des tâches supplémentaires.
