Minden dokumentumot, miután azok végrehajtását kell csoportosítani az ügyben.Az "üzlet" szerint GOST 51141-98 kell érteni egyetlen dokumentum vagy dokumentumok, amelyek kapcsolódnak egy bizonyos irányba, a szervezet és helyezzenek el egy mappát külön borítékban.A helyes kialakulását, tárolási és számviteli ügyek minden szervezet köteles évente (figyelembe véve változások belső és külső környezet) Nómenklatúra húzott ügyek, amelyek révén biztosítható egy gyors keresés dokumentumokat.
Az alkotó ügyek esetleges megosztásáról kell, hogy vezérelje a követelményeknek az egységes állami nyilvántartási rendszert.A főbb rendelkezések kerülnek meghatározásra GOST 51141-98, a fő dokumentumokat a levéltár minisztérium szerint a kormány az Orosz Föderáció, iránymutatások levéltári szervek, a listák dokumentumfilmek.Érdemes mindig betartja a tárolás szempontjából a dokumentumok és fájlok.Ha egy szervezet egy komplex szerkezete és számos olyan funkcióval rendelkezik az egyes megyék és az egész szervezet pályázik egységes elvek dokumentumok szervezése, kialakulása és indexelés esetekben.Ezért Nómenklatúra ügyek osztályának munkatársai, a szolgáltatás minősége, más szerkezeti egység vagy a szervezet kell kialakítani, hogy megfeleljen a követelményeknek szabályozó dokumentumok.
Az első lépés az, hogy azonosítsa a problémákat és dokumentumok kategóriáit kell tartalmaznia Nómenklatúra ügyek osztálya vagy szervezet.Tovább kell lépni a szükségességét, hogy fedezze a teljes dokumentáció mennyisége hogyan lehet létrehozni és kapott.Amikor az új által nem szabályozott kérdésekben a nómenklatúra, szükséges, hogy kiegészítsék.A forma nómenklatúra ügyek lehetővé kell tennie időben történő frissítése is.Ezért, amikor indexelés Ügyek lehetővé kell tennie az új indexek, és zárja ki helyettesíti a korábban rendelt indexek már kialakult esetekben.Rollovers befejezetlen ügy átkerült a tartomány jövőre, megtartva az eredeti számot.
az adott ügy tárgyát legyen egyértelmű és teljes egészében nyilvánosságra a anyagszerkezet és dokumentumok tartalmát, hogy vannak elhelyezve ebben a mappában.A mappa, meg kell adnia az index, és a szavatossági ideje a helyzet.Konszolidáció esetek végzik névleges alapon, például megrendelések, jegyzőkönyvek, végzések és így tovább.Esetekben lehet beállítani, részletesen, például levelezés bizonyos újságíró, levelezés a nyersanyag-ellátás, levelezés riporterek, kombinált területi alapon, és így tovább.
csoportosítása során dokumentumokat kell figyelni, hogy a feltételeket a tárolás.Nem lehet egyesíteni egy esetben dokumentumok ideiglenes és állandó tárolás vagy különböző tárolási időszakok.Nem megengedett, hogy tartalmazza az esetben tervezetek, irreleváns dokumentumok vagy másolatait lehetőségek megsokszorozódott.A formáció az esetek ellenőrzéséhez szükséges dokumentumot valamennyi aláírást és megfelelő kiürülését.
indexelés ügyek és a fontossági sorrendet kell fontossági sorrendben.Az első felvázolja a legfontosabb dokumentumok (megrendelések, rendeleti vagy más adminisztratív okmányok).A tartomány az esetek tartalmaznia kell kódok és fejezetek ügyek, dátumok és a tárolás körülményeit, annak érdekében kiürítését.A tartomány az esetek jóvá a fönnálló rend és a szervezet egyetértett a tiszt az állam Archívum a régióban.A végén az év nómenklatúra kiadott végleges rekord jelzi az esetek száma, amelyek nyitottak az év során az egyes kategóriákban.Bejelentési esetben állandó archiválás vagy ártalmatlanítását esetben az átmeneti tárolás (lejáratkori) végzik az Instruction irodai munka szervezésének jogát.
