Untuk benar menjaga file, Anda harus tahu apa nomenklatur.Menurut definisi, nomenklatur yang disebut daftar yang disusun dari sistem tertentu mentransfer detail-detail, bahan, struktur yang digunakan produksi.Dalam menyusun daftar seperti itu, masing-masing bahan kata ditugaskan untuk kode bersyarat angka, huruf atau kombinasi alfanumerik - jumlah saham.
nomenklatur urusan dalam dokumen - daftar yang sistematis dari isi surat-surat resmi (atau kasus) yang dibuat selama operasi dari setiap organisasi.Nomenklatur ditentukan, berapa lama harus kertas disimpan, dan dalam rangka apa untuk mengambil bentuk.Misalnya, di tingkat menengah sekolah majalah (gymnasium) sekolah disimpan oleh direktur studi selama 5 tahun setelah rilis siswa.
fungsi utama
Tujuan utama ketika menyusun kasus nomenklatur - untuk melakukan pekerjaan dari aparat administrasi lebih sempurna, produktif, menyingkirkan permen birokrasi.Solusi Operative dan kualitatif banyak masalah, kegiatan seluruh organisasi sering tergantung pada urutan di mana dokumen disimpan, seberapa mudah mereka dapat menemukan on-demand, seberapa baik mereka diklasifikasikan dan sistematis.Klasifikasi yang benar tidak hanya secepatnya bekerja dengan dokumen dan memfasilitasi pekerjaan arsip dan catatan.
Perhatikan contoh apa nomenklatur urusan, dan arah di mana hal ini sangat efektif.
- mengatur dokumen - ketika dokumen telah digunakan dalam setiap kasus (penyusunan kontrak, transaksi, penyelesaian kasus pidana, rapor direncanakan, dll), dan kemudian pergi keluar dari penggunaan aktif, menurut nomenklatur, mereka disimpan dalam organisasidalam urutan tertentu.Hal ini berlaku untuk kedua kertas dan elektronik, yang disimpan dalam database komputer.
- Isi informasi tentang apa istilah dokumen disimpan, berapa lama dapat disahkan.Dalam setiap kasus termasuk dalam jangkauan, memiliki waktu tertentu untuk menyimpan dokumen yang terkandung di dalamnya.Dokumen lebih berharga dan penting, semakin lama akan bertahan.Artinya, ketika bekerja dengan dokumen dalam penilaian mereka berlangsung segera - semacam pemeriksaan nilai.Ini membantu dengan bisnis itu sendiri.
- Mengamankan mengindeks Affairs.Kisaran bisnis sering digunakan dalam proses dokumen pendaftaran dan indeks nomenklatur kasus menjadi bagian integral dari jumlah pendaftaran dokumen.Hal ini dapat diamati dalam penyusunan persediaan, saat di tempat kerja atau dalam pembentukan persediaan berjalan.
- Bertindak sebagai acuan dalam studi tentang struktur organisasi lembaga, dll
- dokumen ini dianggap dasar untuk status persediaan periode permanen atau sementara penyimpanan dan akuntansi dokumen.
- digunakan sebagai skema sampel untuk membuat dan membantu untuk dokumen pengajuan.
demikian, pengetahuan yang baik tentang apa yang rentang dan keterampilan dalam bekerja dengan itu diperlukan dalam setiap organisasi atau lembaga dalam perusahaan.Kisaran harus mencakup semua kegiatan dokumenter lembaga.
klasifikasi Nomenklatur
Kami Nomenklatur memiliki standar dan persyaratan dalam desain sendiri, mereka tidak dapat rusak.Mereka dinyatakan dalam manual khusus dan instruksi untuk pencatatan.
diterima untuk mengalokasikan tiga jenis usaha nomenklatur: jenis
- ;
- teladan;
- individual dirancang untuk organisasi tertentu.
Berapa kisaran jenis, jelas dari nama - adalah dokumen normatif, mereka mendirikan komposisi kasus yang digunakan dalam organisasi dari jenis yang sama.
berbagai Perkiraan dirancang untuk menentukan komposisi perkiraan kasus yang bisa berubah dalam pencatatan organisasi, di mana kisaran didistribusikan.Sampel ini tidak proses peraturan dan rekomendasi.Sebuah fitur khas - dokumen jenis ini indeks tertentu.
Khas dan teladan nomenklatur ulama yang dikembangkan oleh orang tua untuk organisasi di bawahnya.Kisaran
Individu - dirancang khusus untuk organisasi tertentu, dan dengan mempertimbangkan spesifik dari kegiatannya.Untuk sampel khas biasanya diambil atau sekitar mereka dan membuat perubahan yang diperlukan.
