itu mudah untuk memahami sejumlah besar dokumen, mengembangkan aturan khusus untuk persiapan mereka dan presentasi, klasifikasi yang berbeda, serta bentuk dan metode kerja dengan mereka yang sesuai.
Perlu dicatat bahwa klasifikasi dokumen sangat penting karena membantu untuk menyorot fitur khusus mereka dan memungkinkan Anda untuk menggunakan mereka yang paling efisien.Ini adalah salah satu yang tertua dan sampai akhir isu yang beredar, pengembangan yang dimulai hanya pada akhir tahun 1960-an.Kebanyakan pendekatan distribusi dokumentasi untuk kelompok tertentu yang sebelumnya hanya peduli terhadap tanda-tanda atau ruang lingkup ilmu terpisah tertentu.Itu hanya baru-baru dibuat klasifikasi dokumen multifaset, yang didasarkan pada informasi dan materi komponen.
Semua dokumen dapat dibagi sesuai dengan kriteria sebagai berikut:
1. keadaan operasi mereka dalam ruang dan waktu.Memperhatikan keteraturan publikasi (berkala dan non), saat penampilan (asli, asli, copy, duplikat), tempat pembuatan (daerah, nasional maupun asing);
2. komponen Informasi.
-
memperhatikan isi dan tingkat generalisasi informasi (dokumentasi primer dan sekunder);
-
klasifikasi dokumen meliputi dimensi informasi yang direkam tentang ukuran (format), dan jumlah halaman (volume);Divisi
-
tentang cara melihat informasi (dokumen dapat dibaca oleh manusia atau memerlukan peralatan teknis khusus);
-
klasifikasi dokumen juga termasuk sifat ikonik dari sarana yang informasi dicatat (bentuk teks dan non-teks);
-
dengan metode penulisan data membedakan tulisan tangan, dicetak, mekanik, magnetik, fotografi, optik, laser dan dokumen elektronik.
3. komponen Bahan yang mencakup kriteria khusus (misalnya, dukungan informasi material, serta bentuk dan struktur).
Perlu dicatat bahwa distribusi dokumentasi untuk kelompok yang terpisah dari bentuk dan isi membuat lebih mengatur pekerjaan dengan dia.
Perlu dicatat bahwa saat ini ada juga klasifikasi yang sesuai dokumen akuntansi, yang memperhitungkan isi, tempat dan prosedur untuk membuat janji, serta cara untuk menggunakan.
Klasifikasi ini dokumen akuntansi meliputi pembagian berikut ke jenis:
-
tergantung pada tujuan - administrasi dan eksekutif, pengolahan akuntansi atau gabungan;
-
persiapan agar - primer dan ringkasan;
-
dokumen internal dan eksternal;
-
dengan menggunakan - dan satu kali tabungan;
-
tergantung pada konten - moneter, materi dan desain.
saya harus mengatakan bahwa klasifikasi ini mencakup banyak kriteria dan sangat luas, sehingga setiap dokumen berkaitan dengan kelompok-kelompok yang berbeda pada saat yang sama, tetapi bisa ditandai dengan fitur khusus dan hanya digunakan dalam bidang yang relevan.
