Bekerja dengan dokumen personil memiliki dampak tertentu pada kualitas fungsi aparat administrasi, serta pembentukan dan kerja budaya karyawan.Pekerjaan lebih profesional sedang berjalan, keberhasilan perusahaan secara keseluruhan.
alur kerja internal perusahaan apapun melibatkan berbagai kegiatan untuk persiapan, pemeliharaan, mengisi, menyalin, transmisi informasi bisnis.Praktek menunjukkan bahwa sekitar tujuh puluh persen dari karyawan menghabiskan waktu pada kegiatan ini.Perlu dicatat bahwa organisasi kerja dengan dokumen menjadi semakin penting.Hari ini, kegiatan ini dianggap sebagai salah satu faktor utama daya saing perusahaan modern.Organisasi
bekerja dengan dokumen memerlukan pendekatan khusus untuk mendapatkan data dan proses bisnis, mengkoordinasikan proses pembentukan dan perubahan informasi.Kompeten organisasi dokumen mengurangi waktu untuk mencari dan meningkatkan akurasi, ketepatan waktu data, menghilangkan redundansi.
Mengingat praktek lama yang bekerja tiga jenis utama dari dokumentasi: campuran, desentralisasi dan sentralisasi.
bentuk kedua menyediakan berbagai operasi yang ada berfokus pada penataan yurisdiksi satu unit di perusahaan.Unit yang mungkin departemen sumber daya manusia umum atau, kantor dan sebagainya.Memelihara dokumentasi dan dapat membawa satu orang, adalah sekretaris.Dalam kasus apapun, tanggung jawab satu departemen atau karyawan akan mencakup pelaksanaan siklus penuh kegiatan dokumentasi penerimaan sebelum transfer ke departemen arsip.Kegiatan ini melibatkan penerimaan, pengolahan informasi bisnis, pendaftaran, penyimpanan, kontrol atas eksekusi, mengirim, referensi dan informasi operasi, sistematisasi sebelum pindah ke arsip.
terpusat organisasi kerja dengan dokumen dianggap paling rasional, dan dalam hal ini, dan lebih disukai.Hal ini terutama berlaku di perusahaan-perusahaan kecil.Bila menggunakan metode ini, sistematisasi dokumentasi secara signifikan mengurangi biaya langkah-langkah untuk pengolahan informasi.Selain itu, secara substansial meningkatkan karyawan organisasi buruh.Dalam bentuk ini alur kerja yang paling efisien bekerja kantor, mencapai kesatuan dalam kegiatan metodologis dan manajemen sehubungan dengan pengurusan dokumentasi.Sistem terpusat Opposite
adalah skema desentralisasi.Dalam hal ini, untuk setiap divisi dibentuk kantor sendiri untuk bekerja dengan dokumentasi.Dalam unit ini, semua operasi dilakukan secara independen.Sebuah sistem desentralisasi lebih khas lembaga-lembaga dan organisasi yang terkotak dalam alat arti teritorial yang berbeda.Selain itu, sistem bekerja dan cocok untuk orang-orang bisnis yang didokumentasikan dalam kekhususan yang berbeda (misalnya, ada kebutuhan untuk memastikan perlindungan informasi).
paling umum, sementara itu, adalah bentuk sistem campuran.Dalam hal ini, bagian tertentu dari semua operasi (biasanya pada penerimaan dan pengolahan dokumen yang dikirim dan diterima, menyimpan, replikasi) dilakukan di unit pusat.Bagian struktural dari perusahaan sementara kegiatan pencetakan (menciptakan), pemesanan, penyimpanan dan persiapan untuk pengiriman ke arsip.
Memilih satu atau karyawan lain dan dokumentasi dilakukan sesuai dengan struktur perusahaan.
