Memo - membuat sesuai dengan persyaratan

Dokumen perusahaan apapun adalah kumpulan makalah karakter yang berbeda, sistematis dengan cara tertentu.Salah satu dokumen adalah memo.Karakteristik

Umum dan tujuan dokumen

Untuk memulai perlu dicatat bahwa memorandum - kertas bisnis, yang keduanya bersifat informatif dan penasehat.Hal ini dirancang untuk memberikan kepala perusahaan atau atasan.Dokumen ini dapat dibuat oleh setiap karyawan perusahaan, karena dua alasan:

1. Atas inisiatif karyawan.
2. Pada petunjuk manual.

Dalam kasus apapun, kertas berisi informasi rinci pada, pertanyaan individu tertentu.Bahkan, itu adalah - opini karyawan dinyatakan secara tertulis.Ada kasus di mana keputusan untuk kepala pertimbangan yang perlu Anda ketahui bawahan mereka tentang keadaan kasus.Maka karyawan harus membuat tanggapan beralasan, dan akhirnya menambahkan pendapat pribadi Anda dalam bentuk proposal beton dan rekomendasi.Dengan demikian, catatan tersebut menjadi pendapat pribadi dari individu.

Jangan bingung

Menjadi diterima untuk persiapan dokumen, Anda harus tahu persis apa yang dibutuhkan untuk menyediakan.Beberapa jenis korespondensi bisnis yang sangat mirip satu sama lain dan dapat dengan mudah bingung.Sebagai contoh, catatan bisnis dari tiga jenis: kantor, memorandum dan jelas.Pada saat yang sama, di antara mereka ada tiga perbedaan yang signifikan yang tidak memungkinkan orang berpengetahuan untuk melakukan kesalahan ini.Dokumen-dokumen ini berbeda:

1. Menurut penerima, yaitu orang untuk siapa mereka dimaksudkan.Berbeda dengan resmi, sebuah memorandum penjelasan tertulis kepada atasan langsung dan laporan staf, di samping itu, dapat dilakukan langsung ke direktur perusahaan.

2. Tema dan beban semantik informasi menyatakan.Jelas subjek yang jelas dari nama itu sendiri.Layanan ini bagian dari korespondensi bisnis antara departemen perusahaan.Memo subjek dapat berbeda: pelaporan berkala

• ;
• penyediaan satu kali informasi tentang isu-isu yang relevan.

3. Jika penjelasan resmi dan untuk digunakan dalam perusahaan, memo dapat baik internal dan eksternal.Dalam kasus pertama itu adalah untuk direktur perusahaan, dan yang kedua - ke pengadilan yang lebih tinggi.

Ketika dokumen tersebut disusun

Memorandum - adalah ukuran yang diperlukan.Hal ini dibuat ketika situasi menjadi tidak terkendali dan mengancam perusahaan dalam masalah serius.Dengan kata lain, situasi harus kritis.Pada titik ini, karyawan membawa ke perhatian manajemen dan rincian fakta diketahui kepadanya.Ini bisa menjadi ancaman bagi pelaksanaan rencana atau menghasilkan keuntungan yang diharapkan.Dokumen ini bertujuan untuk menarik perhatian para pemimpin masalah ini dan mencoba untuk memperbaiki situasi.Setiap spesialis dengan caranya sendiri merupakan resolusi situasi.Dalam memo tersebut ia menjelaskan secara rinci versi dan menyajikan pandangan sendiri mengenai hal ini.Untuk kenyamanan, informasi dalam dokumen ini dibuat bentuk benar-benar gratis.Gaya ini memungkinkan Anda untuk benar-benar setiap karyawan untuk mengekspresikan pandangan mereka pada, isu tunggal tertentu tanpa takut disalahpahami oleh orang lain.

Penyebab dari dokumen

Ada beberapa alasan karena memo yang dapat terdiri.Sebuah sampel atau pola yang unik untuk semua kasus yang mungkin untuk membuat, tentu saja, mungkin.Tapi diambil alasan konkret untuk meminta secara individu presentasi.Alasan mungkin sangat berbeda:

• terlambat kerja;
• absensi;
• kegagalan untuk memenuhi kewajiban;
• konflik antara karyawan;
• presentasi hasil audit;
• komunikasi untuk informasi tentang kesalahannya;
• ancaman untuk melakukan tugas-tugas rutin;
• informasi tentang perilaku yang tidak dapat diterima karyawan.

Alasan banyak dan masing-masing membutuhkan pendekatan individu dan proses tertentu.Setelah menerima informasi tangan pertama, kepala harus menyelidiki secara menyeluruh dan mengambil keputusan.Hal ini sering diperlukan untuk memperoleh informasi tambahan dari peserta lain dalam masalah.Mereka akan harus menyerahkan kepada pimpinan klarifikasi nya pada masalah yang diangkat.

Jika seseorang sesuatu pecah

dalam hal produksi - tidak jarang.Tanpa mereka, alur kerja dan komunikasi antara orang-orang adalah mustahil.Memo yang paling umum tentang pelanggaran disiplin kerja.Perilaku personil di tempat kerja selalu ambigu.Setiap penyimpangan dari norma yang diterima biasanya dianggap sebagai pelanggaran dan akan memerlukan hukuman yang sesuai.Untuk menjatuhkan sanksi hanya berjudul Manager, sehingga seluruh staf, termasuk atasan langsung hanya dapat memberitahukan kepadanya tentang apa yang terjadi dan untuk menawarkan versi sendiri dari dampak pada rekan lalai.Algoritma menyusun memo tersebut adalah sebagai berikut.

1. layanan nama atau unit.Tentukan kiri atas lembaran.
2. tujuan (CEO).Menentukan bagian kanan atas.
3. Nama dokumen.Ditulis di bawah huruf besar dengan garis merah.Nomor dokumen
4. .
5. kompilasi tempat.Subjek
6. .
7. teks dokumen: Namadan posisi pelaku, tanggal pelanggaran, jenis pelanggaran, penyebab insiden itu, usulan untuk pemulihan.
8. judul, namadan tanda tangan dari karyawan yang disiapkan dokumen.

Jika rekan bersalah

memo kepada karyawan dapat dibuat atasan langsung atau rekan.Alasan paling umum yang dibuat adalah negatif: pelanggaran, pelanggaran pelanggaran.Dalam hal ini, catatan bertujuan untuk menetapkan fakta tentang apa yang terjadi dan mencegah terulangnya di masa depan.Memiliki dokumen tersebut, manajer harus memahami situasi dan membuat keputusan.Dalam hal ini, itu tergantung pada apakah dikenakan pada karyawan hukuman atau tidak.Jika insiden negatif terjadi pertama kalinya, kita dapat membatasi pencegahan dan percakapan mendidik.Jika melewati melanggar sistem, akan dihukum sesuai dengan hukum perburuhan.Manajer harus memberlakukan visa, yang akan dicatat oleh keputusan.Laporan staf disusun pada pekerja dan pada kesempatan lain.Misalnya, kepala departemen memiliki hak untuk membuat catatan yang ditujukan kepada Direktur Jenderal pada promosi bawahan untuk bekerja rajin atau pekerjaan yang dilakukan dengan baik.Prinsip gambar - sama, hanya teks positif.

sulit untuk menulis memo?

Buat memo tidak sulit.Sampel menulis, jika perlu, Anda dapat selalu mengambil sekretaris.Melalui tangannya melewati banyak dokumen yang sama.Hal utama adalah untuk jelas menjelaskan esensi dari apa yang terjadi.Setelah membaca dokumen, manajer harus memiliki gagasan yang jelas tentang apa yang ia ingin memberitahu compiler bahwa "pesan".Fakta harus dijelaskan secara kronologis, langkah demi langkah, untuk keseluruhan menjulang gambar terang dan jelas.Hal ini juga harus diingat bahwa laporan staf untuk penggunaan internal biasanya dibuat di atas selembar standar A4 (atau A5).Jika informasi yang disediakan dalam organisasi induk, teks harus dicetak pada kop surat perusahaan.Dokumen tersebut mutlak diperlukan untuk menyediakan tanda tangan ke kepala.Akibatnya, hal itu akan ditandatangani oleh dua perwakilan dari perusahaan: pertama - komposer, kedua - sutradara.Informasi dapat dikonfirmasi informasi lebih lanjut.Mereka biasanya disediakan dengan dokumen utama dalam bentuk lampiran nomor.

untuk membuat hal yang benar

informasi untuk didengar, Anda perlu tahu bagaimana menulis memo.Dokumen tersebut biasanya terdiri dari tiga bagian utama.

1. alasan adalah alasan untuk menulis catatan ini.Hal ini diperlukan untuk jelas menggambarkan situasi dan daftar semua fakta diketahui.
2. perancang tentang apa yang terjadi.Hal ini diperlukan untuk benar-benar menganalisis situasi dan mengusulkan keputusan untuk membuat masalah.
3. kesimpulan umum dan langkah-langkah spesifik.Informasi

harus mungkin untuk menyatakan secara singkat dan jelas bahwa ketika membaca email ini tidak kehilangan ide.Jika tidak, fakta-fakta dapat disalahartikan, dan keputusan tidak akan membawa hasil yang diinginkan.Dalam teks tidak perlu untuk mengekspresikan fantasi mereka, atau mendistorsi realitas.Metode ini bertentangan dengan aturan.Jika diperlukan, penerima dirinya mengambil minat untuk para penyusun, untuk memahami apa yang terjadi dan membuat keputusan akhir.

Prosedur

Misalnya, pertimbangkan kasus spesifik non-pemenuhan tugas mereka.Sebuah memo kepada karyawan adalah untuk pengawas manajemen perusahaan.Untuk memulai karyawan diberikan waktu untuk memperbaiki kesalahan mereka.Jika tidak, kepala layanan yang relevan di hadapan tiga orang saksi dari tindakan bahwa karyawan tidak memenuhi tugas tanggal yang diusulkan.Pelaku kemudian harus menulis penjelasan dalam bentuk karena menyatakan alasan.

karyawan tidak bisa melakukan ini.Dalam hal ini, ia kehilangan kesempatan terakhir untuk melindungi diri.Penjelasan berlalu pengawas untuk ulasan.Keputusan akhir, ia mengungkapkan dalam bentuk resolusi.Informasi yang diberikan kepada departemen personalia untuk persiapan pesanan untuk pemulihan.Tingkat hukuman ditentukan sesuai dengan hukum.Jika pelanggaran itu agak serius dan berulang Selain itu, hasilnya bisa menjadi pemberhentian artikel yang sesuai.