Banyak perusahaan dan organisasi dalam pekerjaan mereka sampai pada suatu kesimpulan tentang perlunya untuk membuat unit struktural khusus, yang disebut departemen pembelian.Tugas utamanya adalah untuk mencari dan kerjasama dengan pemasok bahan berkualitas tinggi dan bahan baku, serta satu set spesialis kualifikasi mampu mengatur pekerjaan efisien di departemen.Dengan pendekatan yang tepat, sebuah divisi baru, tentu saja, memerlukan waktu tambahan dan biaya, dan sumber daya keuangan, tapi di masa depan akan membawa banyak manfaat, karena akan memberikan kontribusi pada maksimalisasi keuntungan.
Hal yang paling penting adalah dianggap sebagai proses pembentukan divisi baru, karena itu perlu untuk menetapkan tujuan yang jelas dan tujuan yang harus melakukan, serta untuk menguraikan tanggung jawab dan persyaratan pekerjaan tertentu.Tidak kurang masalah sulit adalah pemilihan personil.Divisi Pengadaan harus di bawah bimbingan seorang, orang yang keluar cerdas yang mampu tidak hanya dalam waktu sesingkat mungkin untuk membuat keputusan, tetapi juga untuk menemukan pendekatan individual untuk setiap counterparty.Kepala juga mencakup penciptaan deskripsi pekerjaan, mengikat semua karyawan perusahaan.Dokumen ini memuat hak dan kewajiban staf, ukuran tanggung jawab untuk pelanggaran atau penyimpangan dari jadwal kerja.Setiap item harus berisi informasi yang jelas mudah dipahami oleh semua karyawan.
divisi Spesialis mengembangkan daftar produk yang diperlukan untuk pengisian rutin perusahaan, dan kemudian mulai mencari kontraktor.Dengan pilihan mereka harus didasarkan pada tujuan dikejar oleh departemen.Misalnya, jika tujuan dari perusahaan adalah untuk mengurangi biaya produk jadi dengan mengurangi harga bahan baku yang dibeli, sementara para ahli sedang mencari bahan baku dari kualitas yang dapat diterima, namun dengan harga yang lebih rendah.Bekerja dengan pemasok adalah salah satu momen paling penting, karena dengan ahli negosiasi yang tepat dapat mencapai diskon yang signifikan pada barang tidak harus mengorbankan karakteristik kualitas.Dari uraian di atas, jelaslah bahwa departemen benar-benar membantu untuk mengurangi biaya tanpa mengorbankan perusahaan.
Ketika departemen pembelian, kepala proses harus dibagi menjadi beberapa fase atau tahapan, masing-masing memiliki tugas tertentu dan motivasi untuk tindakan.Secara umum dapat Anda bayangkan empat tahap: deskripsi pekerjaan
- disusun, disetujui oleh daftar karyawan yang cocok dengan kriteria yang disajikan.Instruksi harus dirancang sehingga cerdas untuk spesialis, tidak satu pertanyaan tentang apa perusahaan tidak dan pembagian spesifik, dan apa yang tanggung jawabnya.Sederhananya, pada tahap pertama, penataan departemen, yaitu, distribusi persyaratan fungsional dari masing-masing karyawan.Struktur departemen harus didasarkan pada tugas-tugas mengalokasikan rasional.Paling-paling, semua pemasok harus didistribusikan sehingga satu karyawan tidak lebih dari lima perusahaan-kontraktor.
- sistem yang direncanakan pengembangan personil, misalnya, diperkirakan untuk mengadakan seminar lanjut atau mengirimkan rekan berprestasi khusus kursus penyegaran.
- Sebuah sistem kompensasi karyawan, termasuk jadwal rate dan skema bonus, yang memungkinkan untuk menghargai individu untuk sukses dalam pekerjaan.Berbagai bonus dan premi sangat termotivasi untuk meningkatkan kemampuan mereka sendiri, dan bagi perusahaan itu berfungsi sebagai alat untuk meningkatkan efisiensi.
- Sebagai langkah terakhir yang diperlukan untuk mengalokasikan sistem organisasi kontrol.Divisi Pengadaan berlaku untuk unit yang mengubah banyak sumber daya keuangan.Tujuan penggunaannya tentu harus dikendalikan dan diatur.
