Dokumen di setiap perusahaan (organisasi) menyediakan untuk pembentukan, pendaftaran dan rekening yang tepat dari dokumen yang diperlukan.Fungsi ini biasanya menjadi tanggung jawab Sekretaris Jenderal dibebankan dengan salah satu departemen karyawan atau orang.Di antara surat-surat lainnya laporan dianggap salah satu dokumen organisasi dan administrasi yang paling penting.Bagaimana dan mengapa itu diciptakan?Menjawab pertanyaan-pertanyaan ini harus bertahap.
organisasi pertemuan dan persiapan protokol
Hampir protokol (pertemuan, rapat, pertemuan, konferensi, seminar) - sebuah dokumen yang mencerminkan urutan pembahasan masalah, keputusan didokumentasikan dan diidentifikasi waktu eksekusi mereka.Risalah rapat staf biasanya disimpan oleh sekretaris rapat.Dia kemudian mempersiapkan itu sesuai dan mengirimkan Ketua tanda tangan.Mekanisme prosedur dan organisasi dari pertemuan ini adalah cukup sederhana.Pertama kita perlu melaksanakan pekerjaan persiapan.Hal ini berkaitan dengan sekretaris.Ini harus:
- setuju dengan agenda manajemen.Dalam diskusi biasanya diambil beberapa pertanyaan.Sekretaris menentukan urutan diskusi mereka dalam terang peraturan disetujui.Kemudian, dengan agenda harus untuk membiasakan semua peserta dalam pertemuan dan orang diundang.
- Siapkan selembar pendaftaran.Dokumen ini adalah Sekretaris membuat kemudian di catatan jumlah peserta.
- didistribusikan kepada peserta abstrak presentasi dan bahan referensi (grafik, tabel, perhitungan ekonomi).Sekretaris harus meniru dokumen yang ada dan membagikannya kepada semua yang hadir.
- menyimpan catatan rinci dari kemajuan pertemuan.
- Tepat mengeluarkan setelah menit pertemuan pertemuan kolektif tenaga kerja dan memberikan untuk memeriksa dan menyetujui Ketua (pusatnya).
dokumen tersebut disusun sesuai dengan standar negara tertentu.Risalah rapat staf, serta lain terdiri dari beberapa bagian:
1. Header.Ini berisi: nama
- organisasi (JSC "Khimplast");
- bentuk (nama) dari dokumen ("Protokol"); tanggal dan nomor
- ;
- tempat pertemuan (menit);Judul
- ("Majelis staf").
2. Pendahuluan.Di sini Anda tentukan: F. IO ketua pertemuan, sekretaris, serta orang yang hadir dan diundang.Sebagai contoh:
Ketua- Mikhailov SM
Sekretaris - Ivan I.
Hadir: Sidorov, R., Cat ST
Undangan: Direktur "Rus" Petrov NK,direktur komersial "Warna" Semenov TD
Jika jumlah pekerja hadir di aula, lebih dari 15 orang, tercatat hanya jumlah atas dasar plat registrasi.
3. Ringkasan.Ini tentu mengandung 3 komponen:
- seseorang untuk "mendengarkan";
- pada pertemuan "Presentasi dibuat";
- dengan hasil bahwa "Terselesaikan" ("memutuskan").
4. Pendaftaran.Berakhir menit dari pertemuan tanda tangan kolektif tenaga kerja dari ketua dan sekretaris menentukan nama lengkap dan posisi.
untuk memproses semua catatan biasanya membutuhkan beberapa waktu, tetapi tidak lebih dari 5 hari.Setelah menandatangani berita acara rapat staf berlaku hukum penuh.Kemudian, harus dikomunikasikan kepada semua anggota tim.Untuk melakukan ini, membuat salinan dan mengirim pekerja bersama-sama dengan referensi lembar.
Versi berbeda
menyusun risalah rapat staf, Sekretaris memilih sampel dari mereka sendiri.Jika agenda termasuk pembentukan berbagai komisi dan persetujuan komposisi mereka, adalah bijaksana untuk sedikit memodifikasi bagian dasar.Sebuah pilihan yang lebih logis dan intuitif akan terdiri dari bagian berikut:
- «ditawarkan untuk memilih";
- «sebagai: za__, protiv__, vozderzhalis__";
- «keputusan."
Dengan demikian, pemilu diadakan dan urutan pembahasan calon akan lebih jelas.Komponen sisa dokumen yang dapat dibiarkan tidak berubah.
dalam kisaran sempit
Anda dapat melihat contoh risalah rapat kerja kolektif, yang hadir hanya karyawan perusahaan.Dalam hal ini, tidak ada kebutuhan untuk menentukan "mengundang" orang, dan saat ini hanya dihapuskan.Dan jika pertemuan tersebut dianggap hanya satu pertanyaan, dokumen dieksekusi dalam versi yang disederhanakan.Untuk melihat tidak ada kebutuhan untuk mendistribusikan salinan ke semua yang hadir.Dalam hal ini, masalah dapat disederhanakan.Sekretaris dapat membuat ekstrak dari menit dan posting di papan pengumuman.Ada hasil pertemuan dapat dibuat tersedia untuk semua anggota staf, termasuk mereka yang tidak bisa menghadiri pertemuan secara pribadi.Tulisan ini adalah salinan lengkap dari dokumen asli dengan pengecualian tanda tangan Ketua.Sebaliknya, itu akan menjadi jaminan sekretaris prasasti.
