Semua dokumen setelah eksekusi mereka harus dikelompokkan dalam kasus ini.Istilah "bisnis" sesuai dengan GOST 51141-98 harus dipahami satu dokumen atau kumpulan dokumen yang berhubungan dengan arah tertentu dari organisasi dan ditempatkan dalam sampul terpisah folder.Untuk urusan pembentukan, penyimpanan dan akuntansi yang benar dalam setiap organisasi setiap tahunnya harus (mempertimbangkan perubahan dalam lingkungan internal dan eksternal) Nomenklatur ditarik Negeri, melalui yang menjamin dokumen pencarian cepat.
Dalam membentuk urusan divisi apapun harus dipandu oleh persyaratan sistem negara kesatuan pencatatan.Ketentuan utama ditetapkan dalam GOST 51141-98, dokumen utama dari Departemen Arsip bawah Pemerintah Federasi Rusia, badan pedoman arsip, daftar dokumenter.Anda harus selalu mematuhi persyaratan penyimpanan dokumen dan file.Jika sebuah organisasi dengan struktur yang kompleks dan banyak fungsi di masing-masing departemen dan seluruh organisasi menerapkan prinsip-prinsip seragam mengatur dokumen, pembentukan dan kasus pengindeksan.Oleh karena itu Nomenklatur Urusan staf departemen, kualitas layanan, setiap unit struktural lain atau organisasi harus dibentuk untuk memenuhi persyaratan dokumen peraturan.
Langkah pertama adalah mengidentifikasi isu-isu dan kategori dokumen yang harus menyertakan Nomenklatur Urusan departemen atau organisasi.Kita harus melanjutkan dari kebutuhan untuk menutupi seluruh jumlah dokumentasi cara membuat dan menerima.Ketika isu-isu baru yang tidak tercakup oleh nomenklatur, perlu untuk melakukan penambahan.Bentuk nomenklatur urusan harus memungkinkan pembaruan tepat waktu itu.Karena itu, ketika Urusan mengindeks harus memberikan kemungkinan indeks baru dan belum termasuk mengganti indeks ditetapkan sebelumnya sudah terbentuk kasus.Rollover urusan yang belum selesai ditransfer ke kisaran tahun depan, mempertahankan nomor asli.
subjek setiap kasus harus jelas dan sepenuhnya diungkapkan komposisi materi dan isi dari dokumen yang ditempatkan dalam folder ini.Dalam folder, Anda harus menentukan indeks, dan kehidupan rak kasus ini.Konsolidasi kasus dilakukan secara nominal, misalnya, perintah, protokol, perintah dan sebagainya.Kasus dapat dikonfigurasi secara rinci, misalnya, korespondensi dengan wartawan tertentu, korespondensi untuk penyediaan bahan baku, korespondensi dengan wartawan, dikombinasikan secara teritorial, dan sebagainya.
Ketika dokumen pengelompokan harus memperhatikan hal penyimpanan mereka.Anda tidak dapat menggabungkan ke dalam satu dokumen kasus penyimpanan sementara dan permanen atau periode penyimpanan yang berbeda.Hal ini tidak diperbolehkan untuk memasukkan dalam draft kasus, dokumen tidak relevan atau salinan dari pilihan dikalikan.Dalam pembentukan kasus ini diperlukan untuk memeriksa dokumen untuk semua tanda tangan dan izin yang tepat.Urusan Indexing
dan urutan prioritas harus dilakukan dalam rangka kepentingan.Pertama menguraikan dokumen yang paling penting (perintah, peraturan atau dokumen administrasi lainnya).Kisaran kasus harus berisi kode dan judul urusan, tanggal dan kondisi penyimpanan, perintah evakuasi.Kisaran kasus disetujui oleh tatanan yang mapan dan organisasi setuju dengan petugas dari Arsip Negara wilayah tersebut.Pada akhir tahun di nomenklatur mengeluarkan catatan akhir menunjukkan jumlah kasus yang dibuka selama tahun dalam setiap kategori.Mengajukan kasus pengarsipan permanen atau pembuangan kasus penyimpanan sementara (di kedaluwarsa) dilakukan dalam Instruksi pada kantor-kerja organisasi yang tepat.
