Apa pendaftaran dokumen dan apa itu bagi organisasi?Mari kita menjawab pertanyaan ini dalam rangka: pertama - "apa", dan kemudian - "mengapa."
Jadi, mengatakan proses adalah fiksasi fakta penerimaan atau penciptaan dokumen.Dalam perjalanan terjadi yang dicap langsung pada indeks khusus yang diciptakan atau diterima oleh organisasi dari kertas.Tapi ini hanya setengah proses.Bagian kedua - membuat informasi yang relevan tentang "pendatang baru" di formulir pendaftaran khusus.Indeks ini biasanya terdiri dari beberapa bagian.Pertama, nomor urut.Ini mungkin dilengkapi indeks pemain nomenklatur penerima kasus classifier, dan sebagainya.Komponen dapat ditemukan di urutan yang berbeda.Pertama, misalnya, bisa menjadi nomor, dan kemudian - indeks dari nomenklatur dan classifier yang digunakan dapat diberikan di akhir.Tapi kemungkinan urutan terbalik.Kebetulan, penugasan nomor khusus, yang juga mengandung kombinasi huruf dan ditandai oleh dokumen konstituen dan pendaftaran.
harus mengatakan bahwa perusahaan atau perusahaan harus menjadi dokumen pendaftaran global.Artinya, harus tetap tanpa kecuali, makalah bisnis, baik masuk dan keluar.
harus lebih diperhatikan bahwa dokumen pendaftaran organisasi harus memenuhi persyaratan sebagai berikut:
• sekali - baik diterima atau untuk membuat dokumentasi dicatat hanya sekali.Jika kita berbicara tentang perintah internal, maka dari departemen ke departemen, mereka melakukan perjalanan dengan ditetapkan di awal jumlah (index).Aturan ini sama berlaku untuk korespondensi resmi dan pesanan untuk kepemimpinan yang keras.
• Ketepatan waktu - di sini berarti bahwa pendaftaran surat berharga yang diterima dari luar, dilakukan pada hari kedatangan.Jika kita berbicara tentang perintah domestik, instruksi atau perintah, mereka mungkin tetap untuk penandatanganan pejabat yang bertanggung jawab (maksimum - hari berikutnya).
• Pemisahan - untuk setiap berbagai makalah bisnis memiliki fiksasi pribadi (masuk, keluar, perintah, memo, risalah rapat, perintah dan sebagainya).
• Keseragaman - pendaftaran selalu dilakukan sesuai dengan aturan yang sama.Formulir pendaftaran ini tidak masalah.
• kelengkapan fakta - di memasukkan data di formulir pendaftaran Anda ingin menampilkan sebanyak mungkin informasi di dalamnya.Terutama dalam hal isi dokumen.
Selain memperbaiki semua efek di perusahaan harus dilakukan dalam waktu satu tahun (kalender).
Dan sekarang saatnya untuk menjawab pertanyaan: "Mengapa?"Digunakan dalam dokumen pendaftaran Organisasi dapat memecahkan berbagai tugas.Perhatikan contoh yang paling mencolok.Jika pada akhir tahun kalender untuk mengambil dan menganalisis nomor seri, Anda dapat melacak pertumbuhan arus informasi.Informasi ini dapat menyebabkan tuntutan yang sah dari Sekretaris untuk meningkatkan gajinya (sebagai pilihan - untuk meningkatkan jumlah staf sekretariat).
