Seringkali, terutama di organisasi kecil, manajer kantor biasanya disebut Sekretaris.Kedengarannya posisi jauh lebih solid, tetapi kenyataan bahwa tugas manajer kantor berbeda dari sekretaris (walaupun mereka pasti memiliki banyak kesamaan), yang jarang peduli dalam kasus ini.
Apa tanggung jawab dari karyawan?Pertama dan terpenting tanggung jawab manajer kantor adalah untuk bekerja dengan dokumen.Karyawan ini menerima Diterima korespondensi, catatan itu, mengirimkan penerima, jika perlu, kirim ke arsip.Hal ini juga menerima aplikasi dari karyawan lain, laporan mereka untuk tanda tangan dari Direktur Jenderal meyakinkan mereka cap, dan kemudian memberikan kembali.Tugas manajer kantor adalah untuk bekerja dengan dokumen internal: perintah pencetakan dan clearance, penyimpanan, pengiriman dan arsip akuntansi, bekerja dengan korespondensi keluar.Jika perlu, ia harus dapat bekerja dengan peralatan kantor: fax, scanner, mesin fotokopi, dan jenis dan mencetak dokumen.Fasilitas pelatihan untuk presentasi, mengambil risalah rapat, pertemuan dan tamu penerimaan dan klien perusahaan juga termasuk dalam tugas manajer kantor.
karyawan sering harus berurusan dengan tugas kesekretariatan tradisional: Distribusi mitra diundang atau manajer di hotel, pemesanan kamar, tiket pesawat dan tiket kereta api.Tergantung pada spesifikasi perusahaan, dan dia manajer kantor mungkin mewakili perusahaan Anda dalam negosiasi bisnis, dan melakukan tugas-tugas manajer personalia: mencari karyawan baru, penciptaan program promosi dan pelatihan, menggambar pada pekerjaan.Kadang-kadang ia berurusan dengan isu-isu teknologi informasi, pengembangan program baru.
Tanggung Jawab Manajer Operasional menganggap pengetahuan: hukum dan peraturan yang mengatur hukum, informasi, perusahaan bisnis
- .
- dasar-dasar manajemen, pemasaran, kewirausahaan dan bisnis.
- Dasar-dasar sosiologi, psikologi, etika komunikasi bisnis, tidak bekerja dengan staf dan masyarakat.Prosedur
- untuk menyusun bisnis proposal, laporan, rencana, kontrak dan perjanjian.
- Dasar-dasar manajemen, dasar-dasar ergonomi dan keselamatan.
Selain tugas-tugas ini, tugas kantor manajer meliputi inventarisasi dan perangkat lunak perkantoran yang diperlukan untuk perlengkapan operasi (perlengkapan kantor, kertas dan aksesoris lainnya), yang diperlukan untuk pekerjaan karyawan.Hal ini juga wajib menyimpan catatan dari bahan-bahan tersebut untuk memastikan penerbitan mereka, menentukan urutan penerimaan, untuk mengatur dan melacak pembayaran untuk persediaan.Tugas manajer kantor adalah untuk memantau keadaan peralatan kantor, yang meliputi: tantangan operasional untuk menguasai untuk perbaikan, penggantian tepat waktu habis (seperti kartrid), jika Anda tidak dapat memperbaiki - penggantian peralatan kantor.
Tergantung pada aturan yang diadopsi di perusahaan, dan yang manajer ukuran kantor atau ia menerima panggilan dan faks, meneruskannya kepada orang yang tepat, mengirim faks dan menelepon pelanggan dan mitra, atau mengawasi pekerjaan sekretaris, termasuk budaya monitorbicara mereka.Juga tugas manajer kantor adalah untuk mengontrol kondisi sanitasi kantor, organisasi direncanakan perbaikan, hubungi staf teknis untuk mengatasi masalah (misalnya, penggantian lampu atau switch sink).
Secara umum, daftar ini dapat ditingkatkan atau dikurangi, tergantung pada pekerjaan.Oleh karena itu perlu pada tahap wawancara untuk bertanya apa yang manajer kantor (tugas karyawan di perusahaan).
