Per mantenere correttamente i file, è necessario conoscere ciò che la nomenclatura.Per definizione, la nomenclatura è chiamato elenco compilato di un certo sistema di trasferire tali dettagli, materiali, strutture che sono stati utilizzati la produzione.Nel redigere tale elenco, ogni detto materiale viene assegnato al codice condizionale di numeri, lettere o combinazioni alfanumeriche - Codice magazzino.
nomenclatura degli affari nel lavoro di ufficio - un elenco sistematico del contenuto dei documenti ufficiali (o casi) che vengono effettuate durante l'operazione di qualsiasi organizzazione.Nomenclatura è determinata, per quanto tempo dovrebbe la carta essere conservato, e in quale ordine a prendere forma.Per esempio, nel medio livello scuole riviste (palestra) Scuola sono tenuti dal direttore di studi per altri 5 anni dopo l'uscita degli studenti.Principali funzioni
obiettivo principale al momento della redazione casi nomenclatura - per fare il lavoro dell'apparato amministrativo più perfetta, produttivo, sbarazzarsi delle caramelle burocratiche.Soluzione operativa e qualitativa di molti problemi, le attività di tutta l'organizzazione sono spesso a seconda dell'ordine in cui sono custoditi i documenti, la facilità con cui possono trovare on-demand, come ben si sono classificati e sistematizzata.Classificazione corretta non solo rapidamente il lavoro con i documenti e facilita il lavoro degli archivi e registri.
Si consideri l'esempio di ciò che la nomenclatura delle cose, e le direzioni in cui è più efficace.
- organizzazione di documenti - quando i documenti sono stati utilizzati, in ogni caso (redazione di contratti, transazioni, il completamento del procedimento penale, la pagella previsto, etc.), e poi è andato fuori uso attivo, secondo la nomenclatura, sono memorizzati nelle organizzazioniin un certo ordine.Questo vale sia per la carta ed elettronica, sono memorizzati nella banca dati informatizzata.
- Contenuto delle informazioni su ciò che termini il documento viene salvato, quanto tempo può essere ratificata.In ogni caso compreso nel campo, ha il tempo specificato per salvare i documenti in esso contenuti.I documenti più preziose e importanti, più a lungo persisteranno.Cioè, quando si lavora con i documenti in loro valutazione si svolge immediatamente - una sorta di esame dei valori.Aiuta con l'azienda stessa.
- Il fissaggio indicizzazione affari.La gamma di attività è spesso utilizzato nel processo di documenti di registrazione e l'indice della nomenclatura del caso diventa parte integrante del numero di registrazione del documento.Si può osservare nella preparazione dell'inventario, quando al lavoro o nello stabilimento del repertorio va.
- Atti come riferimento per lo studio della struttura organizzativa dell'ente, etc.
- Il lavoro di ufficio è considerato la base per lo stato di inventario di periodo permanente o temporanea dei documenti di stoccaggio e contabili.
- utilizzato come schema di esempio per creare e aiuto per archiviazione di documenti.
Così, una buona conoscenza di ciò che è la gamma e la capacità di lavorare con esso sono necessarie in qualsiasi organizzazione o istituzione in azienda.La gamma dovrebbe coprire tutte le attività del documentario istituzione.
classificazione della nomenclatura
Abbiamo nomenclatura ha i propri standard e requisiti per la progettazione, non possono essere rotti.Essi sono espressi in manuali e le istruzioni per la tenuta dei registri speciali.
accettato di assegnare tre tipi di nomenclatura affari: tipi
- ;
- esemplare;
- progettate individualmente per una specifica organizzazione.
Qual è la gamma di tipi, è chiaro dal nome - è documenti normativi, hanno stabilito la composizione dei casi utilizzati nelle organizzazioni dello stesso tipo.
gamma stimato è stato progettato per determinare la composizione approssimativa di casi che vengono trasformati in organizzazione di conservazione della documentazione, in cui la gamma è distribuita.Questi campioni non sono atti normativi e raccomandazioni.Una caratteristica distintiva - i documenti di questo tipo sono specificati indice.
tipico ed esemplare nomenclatura clericale sviluppato dalla Capogruppo per le sue organizzazioni subordinate.Gamma
individuale - progettato specificamente per una particolare organizzazione, e tenendo conto delle specificità delle sue attività.Per un esempio tipico è di solito presa o su di loro e apportare le modifiche necessarie.
