Tutti i documenti dopo la loro esecuzione deve essere raggruppato nel caso.Il termine "business" secondo GOST 51.141-98 è da intendersi un unico documento o un insieme di documenti che si riferiscono ad una particolare direzione dell'organizzazione e collocati in una sacca separata cartella.Per la corretta formazione, archiviazione e contabili degli affari in ogni organizzazione deve ogni anno (tenendo conto dei cambiamenti nell'ambiente interno ed esterno) Nomenclatura disegnato gli affari, attraverso i quali hanno assicurato un rapido i documenti di ricerca.
Nel formare affari di qualsiasi divisione dovrebbe essere guidata dalle esigenze del sistema Stato unitario di archiviazione dei documenti.Le disposizioni principali sono contenute nel GOST 51141-98, i principali documenti del Dipartimento dell'Archivio sotto il governo della Federazione russa, corpi linee guida d'archivio, gli elenchi dei documentari.Si deve sempre rispettare i termini di conservazione dei documenti e file.Se un'organizzazione con una struttura complessa e molte funzioni in ogni reparto e in tutta l'organizzazione applica i principi uniformi di documenti organizzazione, formazione e casi di indicizzazione.Pertanto gli affari nomenclatura personale di reparto, la qualità del servizio, qualsiasi altra unità strutturale o l'organizzazione dovrebbe essere formato per soddisfare i requisiti dei documenti normativi.
Il primo passo è quello di individuare i problemi e le categorie di documenti che devono includere dipartimento o organizzazione degli affari della nomenclatura.Dovremmo procedere dalla necessità di coprire l'intera quantità di documentazione come creare e ricevuti.Quando i nuovi problemi non coperti dalla nomenclatura, è necessario fare aggiunte.La forma di nomenclatura degli affari dovrebbe permettere tempestivo aggiornamento di esso.Pertanto, quando gli affari indicizzazione dovrebbero prevedere la possibilità di nuovi indici e escludere sostituire indici precedentemente assegnati già formati casi.Rollover sospeso trasferito al campo il prossimo anno, mantenendo il numero originale.
soggetto di ogni singolo caso deve essere chiaro e pienamente rivelata la composizione della materia e il contenuto dei documenti che vengono inseriti in questa cartella.Nella cartella, è necessario specificare l'indice, e la durata di conservazione del caso.Consolidamento dei casi viene effettuato su base nominale, ad esempio, ordini, protocolli, ordini e così via.I casi possono essere configurati in dettaglio, per esempio, la corrispondenza con un certo giornalista, la corrispondenza per la fornitura di materie prime, la corrispondenza con i reporter, combinato su base territoriale, e così via.
Quando i documenti di raggruppamento dovrebbe prestare attenzione ai termini del loro stoccaggio.Non è possibile combinare in uno dei documenti di casi di stoccaggio temporaneo e permanente o periodi di memorizzazione diversi.Non è consentito includere nei casi di bozze, documenti irrilevanti o copie di opzioni moltiplicate.Nella formazione dei casi è necessario verificare il documento per tutte le firme e la corretta distanza.Affari indicizzazione
e l'ordine di priorità dovrebbero essere in ordine di importanza.La prima delinea i documenti più importanti (ordini, regolamenti o altri documenti amministrativi).La gamma di casi deve contenere codici e alla ripartizione di affari, date e le condizioni di conservazione, ordine di evacuazione.La gamma di casi approvati dal l'ordine stabilito e l'organizzazione d'accordo con l'ufficiale dell'Archivio di Stato della regione.Alla fine dell'anno, nella nomenclatura emesso ultimo record che indica il numero di casi che sono stati aperti durante l'anno in ciascuna categoria.Archiviazione casi di archiviazione o lo smaltimento di casi di stoccaggio temporaneo permanente (a scadenza) è effettuata nella prescrizione ufficio-lavoro la giusta organizzazione.
