Spesso, soprattutto nelle piccole aziende, il direttore dell'ufficio viene chiamato di solito il Segretario.Suona molto più solida posizione, ma il fatto che un doveri office manager differire dalla segreteria (anche se certamente hanno molto in comune), che raramente cura in questo caso.
Qual è la responsabilità del dipendente?In primo luogo la responsabilità del direttore dell'ufficio è quello di lavorare con i documenti.Il dipendente riceve Ricevuto corrispondenza, lo registra, invia il destinatario, se necessario, inviare l'archivio.Accetta anche applicazioni da altri dipendenti, li riporta alla firma del direttore generale ha assicurato loro il timbro, e poi restituisce.I compiti del responsabile di ufficio è quello di lavorare con i documenti interni: gli ordini di stampa e di liquidazione, lo stoccaggio, il trasporto e gli archivi contabili, in collaborazione con la corrispondenza in uscita.Se necessario, si dovrebbe essere in grado di lavorare con qualsiasi apparecchiature per ufficio: fax, scanner, fotocopiatrice, e i documenti di tipo e di stampa.Strutture di formazione per le presentazioni, prendendo verbali delle riunioni, meeting e reception gli ospiti e clienti della società sono anche inclusi nei doveri del responsabile di ufficio.
dipendente spesso hanno a che fare con compiti tradizionali di segreteria: Distribuzione dei soci invitati o gestori di alberghi, camere, biglietti aerei e biglietti del treno prenotazione.A seconda delle specifiche della società, e lui office manager può essere rappresentativo della vostra azienda in trattative commerciali, e svolgere le funzioni di direttore del personale: la ricerca di nuovi dipendenti, creazione di programmi promozionali e di formazione, utilizzando i lavori.A volte si tratta di questioni di tecnologia dell'informazione, lo sviluppo di nuovi programmi.
Responsabilità Operations Manager presuppongono conoscenze: leggi e regolamenti che disciplinano le informazioni, società commerciali, legali
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- fondamenti della gestione, marketing, imprenditorialità e di business.
- Fondamenti di sociologia, psicologia, etica della comunicazione d'impresa, non hanno lavorato con il personale e il pubblico.Procedura
- per l'elaborazione di proposte di affari, relazioni, progetti, contratti e convenzioni.
- Fondamenti di gestione, fondamenti di ergonomia e sicurezza.
Oltre a questi compiti, doveri Office Manager includono inventario e software per l'ufficio necessari per le forniture di funzionamento (forniture per ufficio, carta e altri accessori), che sono necessari per il lavoro dei dipendenti.E 'anche l'obbligo di tenere un registro di questi materiali per garantire la loro emissione, determinare l'ordine di ricezione, per organizzare e tenere traccia dei pagamenti per le forniture.I compiti del responsabile di ufficio è quello di monitorare lo stato delle apparecchiature per ufficio, che comprende: una sfida operativa a maestro per la riparazione, sostituzione tempestiva dei materiali di consumo (come ad esempio le cartucce), se non si può riparare - la sostituzione di apparecchiature per ufficio.
A seconda delle regole adottate in azienda, e il suo capo ufficio dimensioni o che riceve telefonate e fax, li trasmettere alla persona giusta, invia i fax e telefonare a clienti e partner, o supervisiona il lavoro dei segretari, tra cui la cultura monitoril loro discorso.Anche compiti del responsabile di ufficio è quello di controllare lo stato sanitario della sede, l'organizzazione pianificata riparazioni, chiamare il personale tecnico per la risoluzione dei problemi (ad esempio, la sostituzione di lampade o interruttori lavandino).
In generale, questa lista può essere aumentato o ridotto, a seconda del lavoro.Pertanto è necessario in una fase del colloquio per chiedere che cosa il responsabile dell'ufficio (compiti del dipendente in azienda).
