Al fine di definire con chiarezza i compiti del segretario, è necessario sapere di qualcuno sta parlando.Dopo tutto, la posizione può essere visualizzato in diversi modi.E 'noto, ad esempio, assistente amministrativo come impiegato, il segretario generale, come la testa (la testa di) una certa organizzazione, il Segretario di Stato come funzionario pubblico, come una diplomatica segretaria persona responsabile segretaria come un dipendente, e altre opzioni.Nella maggior parte dei casi, menzionando il post, significano un dipendente che svolge compiti (ordini) come direttore della società e dei singoli responsabili delle sue divisioni.Si scopre che le funzioni di Segretario, in questo caso ridotto al compimento di singoli ordini per le questioni organizzative e tecniche.
deve sapere che cosa fare e Segretario
segretario quotidiana svolge le seguenti funzioni:
- ricevere informazioni dai suoi subordinati a trasferire la sua testa.
- organizzare gestore telefonico.In sua assenza, di ricevere informazioni, e quindi portare all'attenzione del direttore.
- ricevere e tenere un registro di messaggi telefonici.
- creare le condizioni per il normale funzionamento della testa: per seguire la domanda di articoli di cancelleria e attrezzature per ufficio.
- assistenza nell'organizzazione delle conferenze di produzione e riunioni.Portare ai partecipanti la data, il luogo e l'ora dell'evento.Raccogliere i materiali necessari per garantire la presenza dei partecipanti e mantenere verbale della riunione.
- tenere un registro dell'impresa.A tal fine, il segretario deve effettuare la ricezione, la classificazione di posta in arrivo e inviarlo alla gestione.Quindi, sulla base di visti imposto trasmettere documenti esecutori sotto la pittura.Le funzioni di segretario sono il controllo del progresso, i tempi ed i risultati della loro esecuzione.
- fare il lavoro di stampa e riproduzione di documenti.
- organizzare l'accoglienza dei visitatori alla testa della società e la capacità di creare le condizioni per una soluzione rapide domande.
Per realizzare questi apparentemente semplici funzioni di Segretario, il lavoratore ha bisogno di sapere:
- tutta la leadership della società e le sue divisioni strutturali;
- Carta, il personale e la struttura della società, il suo profilo, le prospettive di sviluppo e di specializzazione;Regolamenti
- per una corretta tenuta dei registri;Regole
- per l'uso di apparecchiature per ufficio e mezzi di comunicazione;
- governa BTP, OT, la sicurezza antincendio e igiene industriale;Regole
- dell'organizzazione nei luoghi di lavoro;
- atti normativi e legali, ordini, decreti, ordinanze per la pianificazione, contabilità e controllo della qualità del lavoro svolto.
Specificità Clerk
Quando si tratta di specializzazione più specifica, la situazione è leggermente diversa.Prendete, ad esempio, le funzioni di segretario reception.Il titolo del post è chiaramente definito aspetto del lavoro.In genere, ogni impresa ha già una descrizione del lavoro, che delinea le attività specialista di lavoro d'ufficio.Se tale istruzione non è, è meglio creare esso.Per fare questo, è necessario utilizzare la directory di qualificazione in cui i campioni sono approssimativi.Dopo di che, la versione standard è necessario per finalizzare il rispetto per la vostra specifica organizzazione e le caratteristiche interne.In generale, le responsabilità del Segretario Clerk devono essere chiaramente tracciate tre aree principali:
- Trattare con la corrispondenza.Ricezione, elaborazione con tecniche moderne e di trasporto tempestivo.
- corretta manutenzione di documentazione interna.
- Register, contabilità rigorosa e il trasferimento dei documenti per l'archivio per la conservazione.Caratteristiche
del referente
In alcune imprese introdotte per il personale per questo ufficio, che comprende una vasta gamma di competenze: dalla "help desk" a "aiuto regista".Una tale persona deve avere una conoscenza completa e una buona padronanza di atmosfera.Doveri sekretaryareferenta leggermente ampliato a causa della maggiore potenza.In generale, è - il solito lavoro del segretario, ma la parola "assistente" fa alcune aggiunte alla lista standard.In particolare, l'assistente amministrativo può condurre autonomamente l'accoglienza dei visitatori su determinate questioni.Possedere determinate informazioni, egli è in grado di prendere le proprie decisioni.Inoltre, l'assistente capo della commissione competente svolge attività relative dell'organizzazione (impresa).A volte i segretari hanno l'obbligo di gestione delle risorse umane.Ciò avviene solo quando la quantità totale di lavoro consente di eseguire dazi addizionali.
