atto normativo ufficiale per determinare e determinare le politiche e l'elaborazione di documenti (così come lavorare con loro) in qualsiasi organizzazione è il proprietario di archiviazione dei documenti.Dovrebbe essere disponibile in ogni impresa, ogni azienda e istituzione.Lo sviluppo di linee guida sulla gestione dei record, a colpo sicuro, sulla base di norme e metodi nazionali.Allo stesso tempo, dovrebbe riflettere le caratteristiche individuali di un ufficio particolare organizzazione, la composizione delle posizioni e documenta la struttura del servizio, la disponibilità di archivi e il grado di informatizzazione di tutte le operazioni di ufficio.Ne consegue che le istruzioni per la conservazione di alcune organizzazioni sono sempre originali e terranno conto di tutte le sfumature e le peculiarità di composizione ed elaborazione di documenti, unico a questa struttura.
Nel redigere questo documento normativo per la vostra azienda, è possibile utilizzare i tipi standard di documenti nell'ambito di un procedimento, a prendere dalle sue luci, obbligatorie per tutti, e di aggiungere elementi che dovrebbero essere prescritte solo per l'organizzazione.
In genere, le istruzioni per la gestione dei record include disposizioni generali, le varie sezioni tematiche, e tutti i tipi di applicazioni.Disposizioni generali concretizzano la portata delle istruzioni, il quadro normativo e la responsabilità del suo mancato rispetto.Sezioni tematiche contengono informazioni sulle tipologie di documenti e l'ordine della loro registrazione, la vista, la riproduzione, la certificazione e lo stoccaggio.In conformità con le specifiche dell'impresa, questa sezione può essere notevolmente ampliata.In base al mutevole ambiente di lavoro e l'introduzione di nuove tecnologie sezioni tematiche possono essere modificati e integrati.Allegati alle istruzioni contengono un materiale illustrato sfondo: moduli di esempio, le impressioni di sigilli e bolli, il flusso di informazioni del circuito, così come campioni di compilazione di moduli.Istruzioni
in alcuni casi possono essere temporanei (istruzione nel procedimento dinanzi al tribunale di prima istanza o le forze armate).Istruzione temporanea sulle gestione dei record è approvato per un certo periodo di tempo, per esempio, prima di entrare in vigore costante.E 'risolto individualmente!
istruzioni ben scritto sul ufficio riflette l'intero processo di lavoro con i documenti e una sequenza logica di tutte le fasi del processo.Esso regola non solo l'ufficio del servizio, ma anche l'intero apparato amministrativo.L'istruzione è approvato e messo in atto solo per ordine del capo dell'organizzazione e serve come l'atto normativo sulla base del quale viene redatto e tutti i documenti dell'impresa successivamente.
corretta formulazione di ufficio - una condizione importante per il corretto funzionamento dell'organizzazione.Ufficio assistenza esecutori sono tenuti a compilare tutta la qualità della documentazione, di prendere nuovi dipendenti con le politiche e le procedure di forme di riempimento, presentare relazioni in tempo e senza errori, con competenza e tempestivo eseguire compiti assegnati, inizia a lavorare immediatamente (subito dopo il documento in entrata o in ordine).Se la testa stessa priorità l'urgenza di eseguire ordini o documenti, il lavoro svolto su questa base.In altri casi, quando si riceve un gran numero di documenti saranno trattati in base alla data di accadimento.
