כדי לשמור כראוי קבצים, אתה חייב לדעת מה המינוח.על פי הגדרה, המינוח נקרא הרשימה מלוקט של מערכת מסוימת של העברת פרטים אלה, חומרים, מבנים ששמשו לייצור.בעריכת רשימה כזו, כל חומר האמור הוקצה לקוד המותנה של מספרים, אותיות או שילובים אלפאנומריים - מספר המניות.מינוח
עניינים בניירת - רשימה שיטתית של התוכן של מסמכים רשמיים (או מקרים) כי הם עשו במהלך המבצע של כל ארגון.מינוח נקבע, כמה זמן צריך להיות מאוחסן הנייר, ובאיזה סדר להתגבש.לדוגמא, באמצע ברמת בתי ספר מגזיני בית ספר (אולם ספורט) נשמרים על ידי מנהל לימודים לעוד 5 שנים לאחר שחרורו של הסטודנטים.פונקציות עיקריות
מטרה העיקרית כאשר ניסוח מקרי מינוח - לעשות את העבודה של המנגנון המנהלי יותר מושלם, יצרני, להיפטר מהסוכריות טופי בירוקרטיות.פתרון אופרטיבי ואיכותי של בעיות רבות, הפעילויות של הארגון כולו לעתים קרובות בהתאם להסדר שבו נשמרים מסמכים, באיזו קלות הם יכולים למצוא, כמה טובים הם מסווגים ושיטתי על פי דרישה.סיווג נכון רק בהקדם לא לעבוד עם מסמכים ומקל על העבודה של ארכיונים ורשומות.
קחו למשל את הדוגמא של מה המינוח של עניינים, והכיוונים שבהם הוא יעילים ביותר.
- ארגון מסמכים - כאשר המסמכים היו בשימוש בכל מקרה (ניסוח חוזים, עסקות, השלמת התיק הפלילי, התעודה המתוכננת, וכו '), ולאחר מכן יצא מכלל שימוש פעיל, על פי המינוח, שהם מאוחסנים בארגוניםבסדר מסוים.זה חל על שני נייר ואלקטרוני, מאוחסן במסד נתוני המחשב.תוכן
- של מידע על מה תנאי המסמך נשמר, כמה זמן ניתן אשרר אותה.בכל מקרה הכלול בטווח, יש הזמן המוגדר שלו כדי להציל את המסמכים כלולים בה.מסמכים בעלי ערך רבים יותר וחשובים, את זה עוד יימשכו.כלומר, כאשר עובדים עם מסמכים בהערכתם מתרחש מייד - סוג של בדיקה של ערכים.זה עוזר עם העסק עצמו.
- הבטחת אינדקס עניינים.מגוון של עסקים משמש לעתים קרובות בתהליך של מסמכי רישום והמדד של המינוח של המקרה הופך לחלק בלתי נפרד ממספר הרישום של המסמך.זה יכול להיות שנצפה בהכנת המלאי, כאשר בעבודה או בהקמת המלאי הולכת.מעשי
- כהתייחסות במחקר של המבנה הארגוני של המוסד, וכו '
- הניירת נחשבת הבסיס למצב המלאי של תקופה זמנית או קבועה של מסמכי אחסון וחשבונאיים.
- משמש כסכימת מדגם ליצור ולעזור להגשת מסמכים.
כך, ידע טוב של מה הוא הטווח ומיומנויות בעבודה עם זה הם הכרחיים בכל ארגון או מוסד בארגון.הטווח צריך לכסות את כל הפעילויות של המוסד תיעודי.יש סיווג מינוח
אנו מינוח סטנדרטים משלו ודרישות בעיצוב, הם לא יכולים להיות שבורים.הם מוצגים בספרים והוראות לשמירה על שיא מיוחדים.
מקובל להקצות שלושה סוגים של מינוח עסקי: סוגי
- ;
- מופת;
- מעוצב באופן אישי לארגון ספציפי.
מהו המגוון הרחב של סוגים, ברור משם - הוא מסמכים נורמטיביים, הם הקימו את ההרכב של מקרים המשמשים בארגונים מאותו הסוג.הטווח משוער
נועד לקבוע את ההרכב המשוער של מקרים שמקבלים פנו בארגון רישומים, שבו מגוון מופץ.דגימות אלה אינן הליכים והמלצות רגולטורים.תכונה ייחודית - המסמכים מסוג זה שצוינו מדד.מינוח
אופייני ומופת פקידות שפותח על ידי ההורה לארגונים הכפופים.מגוון
אישי - שתוכנן במיוחד עבור ארגון מסוים, ותוך לקיחה בחשבון את הפרטים של פעילותה.לדוגמה אופיינית בדרך כלל נלקח או עליהם ולבצע את השינויים הדרושים.
