וארגונים בעבודתם להגיע למסקנה על הצורך ליצור יחידה מבנית מיוחדת, הנקרא מחלקת הרכש.המשימה העיקרית שלה היא לחפש ושיתוף פעולה עם ספקים של חומרים באיכות גבוהה וחומרי גלם, כמו גם קבוצה של מומחים מוסמכים יוכלו לארגן את העבודה יעילה במחלקה.עם הגישה הנכונה, חלוקה חדשה, כמובן, דורש זמן ועלויות נוספים, ומשאבים כספיים, אבל בעתיד יביא יתרונות רבים יותר, שכן הוא יתרום למקסום רווח.
הנקודה החשובה ביותר נחשבת לתהליך של ההיווצרות של חטיבה חדשה, שכן יש צורך להגדיר מטרות ברורות ויעדים שהוא חייב לבצע, כמו גם להתוות ספציפי אחריות ודרישות תפקיד.לא פחות בעיה קשה היא הבחירה של אנשים.אגף הרכש צריך להיות תחת הדרכתו של אדם אינטליגנטי, יוצא שהוא מסוגל לא רק בזמן הקצר ביותר האפשרי כדי לקבל החלטות, אלא גם למצוא גישה אישית לכל צד נגדי.הראש כולל גם את יצירתו של תיאור עבודה, מחייב את כל העובדים של החברה.מסמך זה יכלול את הזכויות וחובות של עובדים, מידת אחריות על הפרות או סטיות מתכנית העבודה.כל פריט חייב לכלול מידע ברור הבין בקלות על ידי כל העובדים.חלוקת מומחי
לפתח רשימה של מוצרים הכרחיים לחידוש הקבוע של החברה, ולאחר מכן להתחיל לחפש את קבלנים.עם הבחירה שלהם צריך להיות מבוסס על היעדים נרדפו על ידי המחלקה.לדוגמא, אם המטרה של החברה היא להפחית את העלות של המוצר המוגמר על ידי הפחתת המחירים של חומרים שנרכשו, בעוד מומחים מחפשים חומר גלם באיכות מקובלת, אבל במחיר נמוך יותר.עבודה עם ספקים היא אחד הרגעים החשובים ביותר, כי עם מומחה משא ומתן נכון יכול להשיג הנחות משמעותיות על המוצרים לא צריך להקריב את מאפייני איכות.מהאמור לעיל, ברור כי המחלקה באמת עוזרת להפחית עלויות מבלי להתפשר על החברה.
כאשר מחלקת רכש, ראשו של התהליך צריכה להיות מחולק לכמה שלבים או בשלבים, כל אחד מהם יש לו משימה ספציפית ומוטיבציה לפעולה.באופן כללי אתה יכול לדמיין ארבעה שלבים: תיאורי עבודת
- מופקים, שאושרו על ידי רשימה של עובדים בקריטריונים שהוצגו התאמה.הוראה צריכה להיות מתוכננת כך בתבונה למומחה, לא שאלה אחת על מה שעושה החברה והחלוקה הספציפית שלו, ומהם תחומי האחריות שלו.במילים פשוטות, בשלב הראשון, המבנה של המחלקה, כלומר, חלוקת הדרישות הפונקציונליות של כל עובד.המבנה של המחלקה צריך להיות מבוסס על משימות להקצות רציונלים.במקרה טוב, צריכים להיות מופצים כל הספקים, כך שהיו לי עובד אחד לא יותר מחמישה חברות קבלני.
- מערכת מתוכננת של פיתוח כוח אדם, למשל, ניתן להעריך לקיים סמינרים נוספים או שליחת עמיתי הישגים מיוחדים קורסי רענון.
- מערכת של תשלומים לעובדים, כולל לוח הזמנים שיעור ותכנית בונוס, המאפשרת לתגמל אנשים להצלחה בעבודה.בונוסים ופרמיות שונים בעלי מוטיבציה גבוהה לשיפור היכולות שלהם, ועבור החברה שהיא משמשת ככלי להגברת יעילות.
- כצעד סופי צורך להקצות מערכת הארגון של שליטה.אגף רכש חל על יחידות שבי להפוך הרבה משאבים כספיים.השימוש המיועד שלהם חייב בהכרח להיות מבוקר ומוסדר.
