כל המסמכים לאחר הביצוע שלהם חייבים להיות מקובצים במקרה."העסק" לטווח בהתאם GOST 51,141-98 הוא להיות מובן מסמך יחיד או קבוצה של מסמכים הנוגעים לכיוון מסוים של הארגון והניחו בכיסוי נפרד תיקייה.לענייני היווצרות, אחסון וחשבונאיים הנכונים בכל ארגון חייבים בשנה (לוקחים בחשבון את השינויים בסביבה פנימית וחיצונית) מינוח נמשכים עניינים, שדרכו הבטיחו מסמכי חיפוש מהירים.
בגיבוש העניינים של כל חלוקה צריך להיות מונחה על ידי הדרישות של מערכת המדינה המאוחדת של תיעוד.עיקרי ההוראות מפורטים בGOST 51,141-98, המסמכים העיקריים של ארכיון המחלקה תחת ממשלת הפדרציה הרוסית, גופי הנחיות ארכיונים, הרשימות של סרטים תיעודיים.אתה תמיד צריך לציית לתנאי האחסון של מסמכים וקבצים.אם ארגון עם מבנה מורכב ופונקציות רבות בכל מחלקה ועל פני הארגון חל עקרונות אחידים של מסמכים בארגון, היווצרות ומקרי אינדקס.לכן צוות המחלקה לענייני מינוח, איכות שירות, כל יחידה מבנית אחרת או הארגון צריכה להיווצר כדי לעמוד בדרישות של מסמכים רגולטוריים.
הצעד הראשון הוא לזהות את הנושאים וקטגוריות של מסמכים שיש לכלול מחלקה לענייני מינוח או ארגון.אנחנו צריכים להמשיך מהצורך לכסות את כל הסכום של תיעוד כיצד ליצור וקיבל.כאשר הנושאים החדשים אינו מכוסים על ידי המינוח, זה הכרחי כדי להפוך את התוספות.הצורה של מינוח של עניינים צריכה לאפשר זמן לעדכן אותו.לכן, כאשר ענייני אינדקס אמורים לספק את האפשרות של מדדים חדשים ולא לכלול להחליף מדדים שהוקצו בעבר כבר יצרו מקרים.העסק לא גמור rollovers הועבר לטווח השנה הבאה, שמירה על המספר המקורי.נושא
של כל מקרה צריך להיות ברור וגלוי בהרכב של חומר ותוכנם של המסמכים אשר ממוקמים בתיקייה זו באופן מלא.בתיקייה, עליך לציין את המדד, ואת חיי המדף של המקרה.איחוד של מקרים מתבצע על בסיס נומינלי, למשל, הזמנות, פרוטוקולים, הזמנות וכן הלאה.יכולים להיות מוגדרים בפירוט מקרים, למשל, התכתבות עם כתב מסוים, התכתבות לאספקת חומרי גלם, ההתכתבות עם כתבים, בשילוב על בסיס טריטוריאלי, וכן הלאה.
מתי על מסמכי קיבוץ לשים לב לתנאי האחסון שלהם.אתה לא יכול לשלב לתוך מסמכי מקרה אחד של אחסון זמני וקבוע או תקופות אחסון שונות.הוא אינו רשאי לכלול במקרה הטיוטות, מסמכים או עותקים של אפשרויות רלוונטיים מוכפלים.במבנה של מקרים יש צורך לבדוק את המסמך לכל החתימות והאישור מתאים.ענייני אינדקס
וסדר העדיפות צריכים להתבצע לפי סדר החשיבות.הראשון מתאר את המסמכים החשובים ביותר (הזמנות, תקנות או מסמכים מנהליים אחרים).מגוון של מקרים צריך להכיל קודים וכותרות של עניינים, תאריכים ותנאי האחסון, פינוי סדר.מגוון של מקרים שאושרו על ידי הסדר הקיים והארגון הסכים עם הקצין של הארכיון של אזור המדינה.בסוף השנה במינוח שהונפק על השיא אחרון מצביע על מספר מקרים שבם נפתחו במהלך השנה בכל אחת מקטגוריות.הגשת מקרים של ארכיון או סילוק של מקרים של אחסון זמני קבועים (בפקיעה) מתבצע בהוראה בעבודה-משרד הארגון תקין.
