לעתים קרובות, במיוחד בארגונים קטנים, מנהלת המשרד נקראת בדרך כלל המזכיר.זה נשמע כל כך הרבה יותר מוצק עמדה, אבל העובדה שחובות מנהלת משרד שונה ממזכירות (אם כי בהחלט יש להם הרבה במשותף), שאכפת להם רק לעתים רחוקות במקרה זה.
מה היא אחריותו של העובד?בראש ובראשונה את אחריותו של מנהל המשרד היא לעבוד עם מסמכים.העובד מקבל התקבל התכתבות, מתעד אותו, שולח את הנמען, במידת צורך, לשלוח לארכיון.כמו כן, מקבל בקשות מעובדים אחרים, מדווחת להם את החתימה של המנכ"ל הבטיחו להם את החותמת, ולאחר מכן נותן בחזרה.תפקידיו של מנהל המשרד הוא לעבוד עם מסמכים פנימיים: הזמנות הדפסה וסליקה, אחסון, משלוח וארכיונים חשבונאות, עבודה עם תכתובת יוצאת.אם יש צורך, הוא צריך להיות מסוגל לעבוד עם כל ציוד למשרד: פקס, סורק, מכונת צילום, ומסמכים מהסוג והדפסה.הכשרת מתקנים למצגות, לוקחים פרוטוקולים של ישיבות, פגישות ואורחי קבלה ולקוחות של החברה כלולים גם בתפקידים של מנהל משרד.עובד
לעתים קרובות צריך להתמודד עם חובות מזכירות מסורתיים: התפלגות השותפים הוזמנו או המנהלים בבתי מלון, הזמנת חדרים, כרטיסי טיסה וכרטיסי רכבת.תלוי את הפרטים של החברה, והוא מנהל המשרד יכול להיות נציג של החברה שלך במשא ומתן עסקי, ולבצע את תפקידיו של מנהל כוח האדם: החיפוש לעובדים חדשים, יצירת תוכניות לקידום והכשרה, ציור על העבודה.לפעמים הוא עוסק בנושאים של טכנולוגית מידע, פיתוח התוכניות חדשות.אחריות
מנהל תפעול להניח ידע: חוקי
- ותקנות המסדירות את המידע המשפטי, חברות, עסקים.יסודות
- של ניהול, שיווק, יזמות ועסקים. יסודות
- של סוציולוגיה, פסיכולוגיה, אתיקה של תקשורת עסקית, לא עבדו עם צוות והציבורי.הליך
- לעריכת עסק הצעות, דיווחים, תוכניות, חוזים והסכמים. יסודות
- ניהול, יסודות של ארגונומיה ובטיחות.
בנוסף למשימות אלה, חובות מנהלת משרד כוללים מלאי ותוכנות משרדיות הנדרש לאספקת פעולה (ציוד משרדי, נייר ואבזרים אחרים), אשר נדרשים לעבודה של עובדים.כמו כן מחויב לשמור תיעוד של חומרים אלה כדי להבטיח הנפקתם, לקבוע את סדר הקבלה, לארגן ולעקוב אחר תשלומים לספקים.תפקידיו של מנהל המשרד הוא לעקוב אחר המצב של הציוד המשרדי, הכולל: אתגר מבצעי לאב לתיקונים, החלפה בזמן של חומרים מתכלים (כגון מחסניות), אם אתה לא יכול לתקן - ההחלפה של ציוד משרדי.
בהתאם לכללים שאומצו בחברה, ומנהלת המשרד בגודל או שהוא שלה מקבל שיחות ופקסים, להעביר אותם לאדם הנכון, שולח פקסים ולצלצל ללקוחות ושותפים, או מפקח על עבודת מזכירות, כולל תרבות צגיםהדיבור שלהם.גם חובות של מנהל משרד הוא לשלוט המצב סניטרי של המשרד, תיקוני הארגון מתוכנן, קורא צוות טכני לפתרון בעיות (לדוגמא, החלפת מנורות או מתגי כיור).
באופן כללי, רשימה זו יכולה להיות מוגברת או מופחתת, בהתאם לעבודה.לכן יש צורך בשלב של הראיון לשאול מה מנהלת המשרד (חובות של העובד בחברה).
