על מנת להגדיר את תפקידיו של המזכיר בצורה ברורה, שאתה צריך לדעת על אודות מישהו מדבר.אחרי הכל, את העמדה ניתן לצפות בכמה דרכים.זה ידוע, למשל, עוזר מנהלי כעובד המשרד, המזכיר כללי כראש (ראש) ארגון מסוים, מזכירת המדינה כעובד ציבור, כמנהל דיפלומטי אדם מזכירת מזכיר כעובד, ואפשרויות אחרות.ברוב המקרים, להזכיר את ההודעה, הם מתכוונים לעובד שמבצע משימות (הזמנות) כדירקטור בחברה וראשי הפרט של חטיבותיה.מתברר כי חובותיו של המזכיר במקרה זה מצטמצמים למילוי הזמנות בודדות לנושאים ארגוניים וטכניים.
חייב לדעת מה לעשות ומזכיר
יומי מזכיר יבצע את הפונקציות הבאות:
- לקבל מידע מפקודיו להעביר את ראשה.
- לארגן מנהל טלפון.בהיעדרו, לקבל מידע, ולאחר מכן להביא אותו לטיפולו של המנהל.
- לקבל ולשמור תיעוד של הודעות טלפוניות.
- ליצור תנאים לפעולה רגילה של הראש: לעקוב הביקוש לציוד משרדי ומשרד.
- לסייע בארגון של הכנסים ומפגשי ייצור.מביא למשתתפים את התאריך, המקום וזמן של האירוע.לאסוף את החומרים הדרושים על מנת להבטיח את התייצבותו של משתתפים ולשמור על פרוטוקול של הישיבה.
- לשמור תיעוד של המפעל.לשם כך, המזכיר יבצע הקבלה, מיון הדואר הנכנס ולשלוח אותו לניהול.לאחר מכן, על בסיס ויזה שהוטלה לשדר מבצעי מסמכים תחת הציור.תפקידיו של המזכיר כוללים שליטה על ההתקדמות, התזמון והתוצאות של ביצועם.
- לעשות את העבודה של הדפסה והעתקה של מסמכים.
- לארגן קבלת מבקרים בראש החברה ואת היכולת ליצור את התנאים לשאלות פתרון מהיר.
כדי להשיג תפקידים פשוטים לכאורה אלה של המזכיר, עובד צריך לדעת:
- כל ההנהגה של החברה והחטיבות המבניות שלה;
- שכר, כוח אדם ומבנה של החברה, הפרופיל שלו, סיכויים של פיתוח והתמחות;תקנות
- לרישומים נאותים;
- כללים לשימוש בציוד משרדי ואמצעי התקשורת;
- שולט BTP, OT, בטיחות אש וגהות תעסוקתית;כללי
- של הארגון במקום העבודה;
- פעולות רגולטוריות ומשפטיות, צווים, צווים, הזמנות לתכנון, חשבונאות ובקרת איכות של עבודה שבוצעה.פקיד
ספציפי
כשמדובר בהתמחות ספציפית יותר, המצב שונה במקצת.קח, למשל, את תפקידיו של מזכיר פקידת הקבלה.הכותרת מאוד של הפוסט מוגדר בבירור היבט של העבודה.בדרך כלל, כל העסק כבר יש תיאור עבודה, אשר מתאר מומחה פעילויות בעבודה במשרד.אם הוראה כזו היא לא, עדיף ליצור אותו.כדי לעשות זאת, אתה צריך להשתמש במדריך במוקדמות שבו הדגימות משוערות.לאחר מכן, נדרש הגרסה סטנדרטית כדי לסיים את הכבוד לארגון הספציפי שלך ותכונות פנימיות.באופן כללי, את האחריות של מזכיר הפקיד חייבת להיות ברור לייחס שלושה תחומים עיקריים:
- התמודדות עם התכתבות.קבלה, עיבודו עם טכניקות מודרניות ועדכני משלוח.
- תחזוקה נכונה של תיעוד פנימי.
- הרשמה, חשבונאי והעברת מסמכים לארכיון לאחסון קפדן.תכונות
של הרפרנט
בכמה מפעלים הציגו לצוות למשרד הזה, שכולל מגוון רחב של תחומי אחריות: מ" שולחן העזרה "ל" עוזר הבמאי."אדם כזה חייב להיות בעלי ידע מקיף ושליטה טובה באווירה.חובות sekretaryareferenta מעט התרחבו בשל הכח המוגבר.באופן כללי, הוא - העבודה הרגילה של המזכיר, אבל המילה "עוזר" עושה כמה תוספות לרשימה סטנדרטית.בפרט, עוזר המנהלי יכול באופן עצמאי לנהל את הקבלה של מבקרים בנושאים מסוימים.בעלות מידע מסוים, הוא מסוגל לקבל החלטות משלהם.בנוסף, עוזר ראש הוועדה אחראית מבצע פעילויות יחסי של הארגון (Enterprise).לפעמים מזכירות מחויבות לממשל משאבי אנוש.זה נעשה רק כאשר הסכום הכולל של עבודה מאפשר לך לבצע את התפקיד נוסף.
