Visi dokumentai po jų vykdymo turi būti sugrupuoti į bylą.Sąvoka "verslas" pagal GOST 51141-98 reikia suprasti vieną dokumentą ar jų rinkinys, dokumentai, susiję su tam tikra kryptimi organizacijos ir patalpintų aplanko atskiru dangteliu.Teisingų formavimas, saugojimo ir apskaitos reikalai kiekvienos organizacijos kasmet turi (atsižvelgiant į pokyčius vidaus ir išorės aplinkos) nomenklatūros sudarytas reikalų, per kurį užtikrinamas Greita paieška dokumentus.
formuojant bet kokio padalijimo reikalus, turėtų būti vadovaujamasi vieningos valstybinės sistemos registravimą reikalavimus.Pagrindinės nuostatos yra išdėstytos GOST 51141-98, pagrindiniai dokumentai archyvų departamento prie Rusijos Federacijos Vyriausybės, gairės archyviniai įstaigomis, dokumentinių sąrašai.Jūs visada turėtų laikytis saugojimo dokumentų ir failų sąlygomis.Jei su sudėtingos struktūros ir daugelio funkcijų kiekvieno padalinio ir visoje organizacijoje organizavimas taikomas vienodus principus organizuojant dokumentus, formavimo ir indeksavimo atvejais.Todėl nomenklatūros reikalų departamento darbuotojai, paslaugų kokybė, bet koks kitas struktūrinis padalinys arba organizacija turi būti suformuota siekiant patenkinti norminių dokumentų reikalavimus.
Pirmasis žingsnis yra nustatyti problemas ir kategorijas dokumentų, kurie turi būti sukaupta nomenklatūros reikalų departamentas ar organizacija.Turėtume pradėti nuo poreikio padengti visą sumą dokumentacijos Kaip sukurti ir gavo.Kai nauji klausimai, neįtraukti į nomenklatūrą, būtina padaryti papildymus.Iš nomenklatūros reikalų forma turėtų leisti laiku jį atnaujinti.Todėl, kai indeksavimo reikalų turėtų suteikti naujų indeksų galimybę ir neįtraukti pakeistų anksčiau pavestas indeksai jau susiformavo atvejus.Smūgio nebaigti klausimai perkeliami į diapazone kitais metais, išlaikant originalų numerį.
objektas kiekvienu atveju turi būti aiškus ir visiškai atskleisti materijos ir turinio dokumentus, kurie yra pateikiami šiame aplanke sudėtį.Aplanke, turite nurodyti indeksą, ir jų galiojimo laiką bylos.Įtvirtinimas atvejais yra vykdoma su nominalaus pagrindu, pavyzdžiui, užsakymų, protokolų, užsakymus ir pan.Atvejai gali būti konfigūruojamas, išsamiai, pavyzdžiui, susirašinėjimas su tam tikru reporteriu, susirašinėjimas dėl žaliavų tiekimo, susirašinėjimo su žurnalistais, kartu su teritoriniu pagrindu, ir taip toliau.
grupuojant dokumentai turėtų atkreipti dėmesį į jų laikymo sąlygas.Jūs negalite sujungti į vieną bylą dokumentų laikino ir nuolatinio saugojimo ar skirtingų saugojimo laikotarpius.Tai neleidžiama įtraukti tuo atveju, projektų, nesusiję dokumentai arba jų kopijos variantų padauginta.Bylų formavimas yra būtina, siekiant patikrinti dokumentą visiems parašo ir tinkamam klirenso.
Indeksavimo reikalų ir eiliškumas turėtų būti svarbos tvarka.Pirmasis apibrėžia svarbiausius dokumentus (įsakymus, nuostatus ar kitus administracinius dokumentus).Bylų asortimentas turėtų būti kodus ir rubrikas ir reikalų, datas ir laikymo sąlygomis, tvarka evakuaciją.Iš kurią nustatyta tvarka ir organizacijos patvirtintų atvejų asortimentas sutiko su valstybės archyvo regiono pareigūnas.Pasibaigus šioje nomenklatūros metų pabaigoje išleido galutinę įrašą, nurodantį atvejais, kurie buvo atidarytas per kiekvienos kategorijos metų skaičių.Archyvavimas atvejus nuolatinės archyvavimo ar šalinimo atvejais laikinai saugoti (bent pabaigos) yra atliekami pamokos biuro darbas organizacija dešinę.
