tas bija viegli saprast lielu skaitu dokumentu, izstrādāja īpašus noteikumus par to sagatavošanu un noformēšanu, dažādu klasifikācijām, kā arī atbilstošas formas un metodes darbā ar tiem.
Jāatzīmē, ka klasifikācija dokumentu ir ārkārtīgi svarīga, jo tā palīdz izcelt savas īpašās iezīmes un ļauj tos izmantot visefektīvāk.Tā ir viena no vecākajām un līdz gada beigām vēl neatrisinātajiem jautājumiem, kuru izstrāde sākās tikai beigās 1960.Lielākā daļa tuvojas dokumentācijas sadalījumu konkrētām grupām iepriekš attiecīgajām tikai attiecībā uz konkrētām pazīmēm vai jomu atsevišķu zinātni.Tas bija tikai nesen izveidoja daudzpusīgu dokumentu klasifikācija, kas balstīta uz informācijas un materiālu sastāvdaļām.
Visus dokumentus var iedalīt pēc šādiem kritērijiem:
1. apstākļiem to darbības laikā un telpā.Ņemot vērā regularitāti publikācijas (periodiska un non), laiku izskatu (oriģinālā, oriģināla, kopēt, dublēt), ražošanas vietu (reģionālā, valsts vai ārvalstu);
2. Informācija sastāvdaļa.
-
pievērst uzmanību satura un līmeņa vispārināšana informācijas (primārā un sekundārā dokumentācijas);
-
dokumentu klasifikācija ietver dimensijas ierakstu informāciju par lielumu (formātā), un lappušu skaits (apjoma);
-
nodaļa par to, kā uztvert informāciju (dokumentus var izlasīt, ko cilvēks vai pieprasīt speciālu tehnisko aprīkojumu);
-
klasifikācija dokumentu ietver arī ikonu raksturu līdzekļiem, ar kuriem informācija tiek ierakstīti (teksta un bez teksta formā);
-
ar metodi rakstīšanas datu atšķirt roku, iespiests, mehānisko, magnētisko, foto un optisko, lāzeru un elektroniskos dokumentus.
3. Iekraušanas komponents, kas ietver īpašus kritērijus (piemēram, pamatnes materiāls informācija, kā arī tā forma un struktūra).
Ir vērts atzīmēt, ka dokumentācijas sadalījums atsevišķajām grupām formas un satura padara labāk organizēt darbu ar viņu.
Jāatzīmē, ka šodien ir arī atbilstošu klasifikāciju grāmatvedības dokumentu, kurā ņemta vērā saturu, vietu un kārtību, lai padarītu iecelšanu, kā arī veidu, kā izmantot.
Šī klasifikācija uzskaites dokumentus iekļauj šādu sadalīšanu veidiem:
-
atkarībā no galamērķa - administratīvās un izpildvaras, grāmatvedības apstrādi vai kombinēt;
-
pasūtījums sagatavošana - primārā un kopsavilkums;
-
iekšējie un ārējie dokumenti;
-
pēc lietošanas - un vienu reizi ietaupījums;
-
atkarībā no satura - naudas, materiālu un dizainu.
Man jāsaka, ka šī klasifikācija ietver daudzus kritērijus, un ir ļoti plašs, tāpēc katrs dokuments attiecas uz dažādām grupām, tajā pašā laikā, bet var būt raksturīgas īpašas pazīmes un izmantot tikai attiecīgajā jomā.
