Daudzi uzņēmumi un organizācijas, kas savu darbu nonākt pie secinājuma par nepieciešamību izveidot īpašu struktūrvienību, ko sauc par iepirkumu departamentu.Tās galvenais uzdevums ir meklēt un sadarbību ar piegādātājiem augstas kvalitātes materiāliem un izejvielām, kā arī virkni kvalificētu speciālistu, kuri spēj organizēt efektīvu darbu departamentā.Ar pareizo pieeju, jaunu sadalījumu, protams, prasa papildu laiku un izmaksas, un finanšu resursus, bet nākotnē nesīs daudz vairāk ieguvumu, jo tas veicinās maksimāli palielināt peļņu.
Vissvarīgākais punkts tiek uzskatīts process veidojot jaunu sadalījumu, jo tas ir nepieciešams noteikt skaidrus mērķus un uzdevumus, kas tai jāpilda, kā arī norāda konkrētos pienākumus un darba prasības.Ne mazāk sarežģīts jautājums ir personāla atlase.Iepirkumu nodaļa jābūt vadībā inteliģentas, izejošo persona, kura spēj ne tikai pēc iespējas īsākā laikā, lai pieņemtu lēmumus, bet arī atrast individuālu pieeju katram darījuma partnerim.Vadītājs arī izveidot darba aprakstu, kas ir saistošas visiem sabiedrības darbiniekiem.Šis dokuments ietver tiesības un pienākumus darbiniekiem, pasākumu atbildības par pārkāpumiem vai novirzes no darba grafiku.Katra vienība jābūt skaidra informācija saprotama, visiem darbiniekiem.
Speciālisti nodaļa izstrādās produktu sarakstu, kas nepieciešamas, lai regulāri papildinātu uzņēmuma, un tad sāk meklēt darbuzņēmējiem.Ar savu izvēli būtu jābalstās uz sasniedzamajiem departaments mērķiem.Piemēram, ja uzņēmuma mērķis ir samazināt izmaksas par gatavā produkta, samazinot cenas iepirkto materiālu, bet eksperti meklē izejvielas pieņemamu kvalitāti, bet par zemāku cenu.Darbs ar piegādātājiem, ir viens no svarīgākajiem momentiem, jo ar pienācīgu sarunu eksperts var panākt ievērojamas atlaides par precēm nebija upurēt kvalitātes īpašības.No iepriekš minētā ir skaidrs, ka departaments tiešām palīdz samazināt izmaksas, neapdraudot firma.
Kad iepirkumu nodaļa, vadītājs procesu būtu sadalīts vairākos posmos vai posmos, no kuriem katrs ir īpašs uzdevums un motivāciju rīcībai.Vispārīgi runājot, jūs varat iedomāties, četri posmi:
- darba apraksti tiek apkopoti, ar sarakstu, darbinieku atbilstošas prezentētos apstiprinātajiem kritērijiem.Instrukcija jābūt veidotām tā gudri pie speciālista, nevis vienu jautājumu par to, ko uzņēmums dara, un tā īpašā nodaļa, un kādi ir viņa pienākumi.Vienkārši sakot, pirmajā posmā, strukturēšanu departamentā, tas ir, to funkcionālajām prasībām katra darbinieka sadali.Departamenta struktūra būtu jābalstās uz racionālu uzdevumu sadali.Labākajā gadījumā visiem piegādātājiem būtu jāsadala tā, lai viens darbinieks bija ne vairāk kā piecas Uzņēmumi, darbuzņēmēji.
- plānotā sistēma personāla attīstību, piemēram, tiek lēsts, ka rīkot turpmākus seminārus vai nosūtot īpašas sekmes kolēģiem celšanas kursus.
- A no darbinieku atalgojuma sistēmu, tostarp likmi grafiku un prēmiju sistēmas, kas ļauj, lai atalgotu personas, par panākumiem darbā.Dažādas prēmijas un piemaksas, ir ļoti motivēti, lai uzlabotu savas spējas, un uzņēmumam tā kalpo kā instruments, lai palielinātu efektivitāti.
- Kā pēdējais solis ir nepieciešams, lai sadalītu organizācijas kontroles sistēmu.Iepirkumu nodaļa attiecas uz vienībām, kurās savukārt ir daudz finanšu resursu.To paredzēts izmantot obligāti jākontrolē un regulēts.
