Papīru jebkurā uzņēmumā (organizācijā) paredz izveidot, reģistrāciju un pareizu pārskatu par nepieciešamajiem dokumentiem.Šī funkcija parasti ir atbildīgs par ģenerālsekretāra tiek apsūdzēts ar vienu no darbinieku vai personāla departaments.Starp citiem dokumentiem ziņojums tiek uzskatīts par vienu no svarīgākajiem organizatoriskiem un administratīviem dokumentiem.Kā un kāpēc tas ir radīts?Atbildētu uz šiem jautājumiem jābūt pakāpeniskai.
sanāksmju organizēšana un sagatavošana protokola
Gandrīz protokolu (sanāksmes, tikšanās, sanāksmes, konferences, semināri) - dokuments, kas atspoguļo secību diskusijas par jautājumiem, lēmumi dokumentēta un identificē laiku to izpildi.Sanāksmes protokola personāla parasti glabā sekretāru sanāksmē.Tad viņš sagatavo to atbilstoši un nosūta paraksta priekšsēdētājs.Par kārtību un organizāciju sanāksmes mehānisms ir diezgan vienkārši.Vispirms mums ir nepieciešams, lai veiktu sagatavošanas darbus.Tas nodarbojas ar sekretāri.Tas ir:
- vienojās ar vadības darba kārtībā.Šajā diskusijā parasti ir izņemts dažus jautājumus.Sekretārs nosaka secību to apspriešanā, ņemot vērā apstiprināto noteikumu.Tad, ar darba kārtību ir jābūt, lai iepazīstinātu visus sanāksmes dalībniekiem un pieaicināto personu.
- sagatavot reģistrācijas lapu.Šis dokuments ir sekretārs veikt vēlāk rekordliels dalībnieku skaits.
- izplata dalībniekiem kopsavilkumus prezentācijām un references materiālu (grafiki, tabulas, ekonomiskais aprēķins).Sekretārs atkārtot esošos dokumentus un izplatīt tos visus klātesošos.
- uzturēt detalizētu atskaiti par gūtajiem sanāksmes.
- Attiecīgi izdot pēc tikšanās protokolā sanāksmes darba kolektīvā un dot to pārbaudīt un apstiprināt priekšsēdētāju (vadītājs uzņēmumā).
šāds dokuments, kas sastādīts saskaņā ar konkrētu valsts standartu.Sanāksmes protokola personāla, kā arī jebkura cita sastāv no vairākām daļām:
1. galvenes.Tā satur:
- organizācijas nosaukums (AS "Khimplast");
- forma (nosaukums) dokumenta (turpmāk "protokols");
- datums un numurs;
- vieta sanāksmes (protokols);
- virsraksts ("asambleja darbiniekiem").
2. Ievads.Šeit jānorāda: F. IO priekšsēdētāju sanāksmē, sekretāru, kā arī pašreizējās un pieaicinātās personas.Piemēram:
valdes priekšsēdētājs - Mihailovs SM
sekretārs - Ivan I.
uzrāda: Sidorovs, R., kaķis ST
ielūgto: direktors "Rus" Petrov NK,Tirdzniecības direktors "Color" Semjonovs TD
Ja darbinieku, kas atrodas zālē, vairāk nekā 15 cilvēku skaits, reģistrē tikai kopējo skaitu, pamatojoties uz numura zīmes.
3. kopsavilkums.Tas, protams, ir 3 daļas:
- kāds "klausīties";
- sanāksmē "Prezentācijas tika veikti";
- kā rezultātā "atrisinātas" ("nolēma").
4. Reģistrācijas.Beidzas sanāksmes protokolu par darba kolektīvo parakstiem priekšsēdētājs un sekretārs, norādot pilnu nosaukumu un amatu.
apstrādāt visus ierakstus parasti prasa zināmu laiku, bet ne vairāk kā 5 dienas.Pēc protokola parakstīšanas par darbinieku sanāksmē uzņemas pilnu juridisku spēku.Tad, tas ir jāpaziņo visiem komandas dalībniekiem.Lai to izdarītu, izgatavot kopiju un nosūta darbiniekus kopā ar lokšņu atsauci.
Dažādas versijas
sastāda protokolu darbinieku sanāksmē, sekretārs izvēlas paraugu paši.Ja darba kārtībā ir iekļauts arī dažādu komisiju izveidošanu un apstiprināšanu to sastāvu, tas ir gudrs, lai nedaudz mainīt pamata daļu.Vairāk loģisks un intuitīvs risinājums sastāv no šādām daļām:
- «piedāvāts izvēlēties";
- «balsoja: za__, protiv__, vozderzhalis__";
- «lēmums."
Tā, piemēram, lai vēlēšanas un diskusijas par kandidātu pasūtījums būs skaidrs.Pārējās sastāvdaļas dokumentu var atstāt nemainīgas.
šaurā diapazonā
Jūs varat redzēt piemēru minūtes sanāksmes darba kolektīviem, kas rada tikai sabiedrības darbiniekiem.Šajā gadījumā nav nepieciešams norādīt "aicināja" personas, un šis punkts vienkārši atcelta.Un, ja šāda sapulce tiek uzskatīts tikai viens jautājums, dokuments tiek izpildīts vienkāršotā versijā.Lai redzētu, nav nepieciešams izplatīt kopijas visiem klātesošajiem.Šajā gadījumā problēma var vienkāršot.Sekretārs var izrakstu no protokola un pēc tam uz dēļa.Tur rezultāti sapulce var darīt pieejamus visiem darbiniekiem, tai skaitā tiem, kuri nevarēja piedalīties sapulcē personiski.Šis dokuments ir pilnīgs kopija dokumenta oriģinālu, izņemot priekšsēdētāja parakstu.Tā vietā, tas būs nodrošināšanas uzrakstu sekretārs.
